A cuatro meses para la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés), sólo un 35% de las empresas españolas cumpliría con la nueva regulación a día de hoy, según un informe reciente de IDC. O, lo que es lo mismo, el 65% de las empresas españolas no ha adecuado sus procesos de gestión de datos a las nuevas especificaciones, y podría enfrentarse a elevadas multas que pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio total. A la vista de estos datos, ¿están realmente preparadas las empresas para la llegada del GDPR?
De acuerdo a Gartner, más del 50% de las organizaciones no están totalmente capacitadas para cumplir con los procedimientos y obligaciones de la nueva legislación. Esta situación puede conducir, no sólo a pérdidas económicas, sino también provocar daños reputacionales que podrían amenazar su competitividad en el mercado. IDC apunta que los principales motivos detrás de la falta de cumplimiento son el conflicto de prioridades (56%), los recursos limitados (49%), la ausencia de presupuesto (46%) y el desconocimiento (42%), aspecto en el que se profundizará a continuación.
Ante esta coyuntura y con el fin de garantizar el cumplimiento de la nueva regulación de protección de datos y llevar a cabo una gestión eficiente de la información, OpenText, líder global en Gestión de la Información Empresarial (EIM), propone un viaje dividido en tres fases:
- Descubrir y localizar. De acuerdo al informe de IDC, el número de datos que almacenan las empresas ha crecido alrededor de un 52% este último año. Para localizar y gestionar los datos a proteger, las empresas necesitan analizar y comprender tanto los datos estructurados como la información no estructurada. Además, el uso de soluciones de herramientas de descubrimiento de datos facilita a las organizaciones la localización de la información y el acceso a los datos.
- Normalización. Las organizaciones deben definir el acceso a la información, es decir, quién precisa acceder y cuándo, a qué sistemas hay que facilitar el acceso o evaluar la seguridad para estos accesos. Por otra parte, las organizaciones deben definir qué información deben conservar y cúal no.
- Implementación. La implementación de la nueva regulación en los procesos y el ciclo de vida de la información posibilitará que las empresas puedan automatizar diversas tareas como la gestión de derechos y archivos o la eliminación de los datos tras su procesamiento. Además, el nuevo reglamento permitirá a las organizaciones implementar niveles de seguridad en el acceso a la información.
“La llegada de la nueva regulación abre la puerta a nuevas posibilidades para las organizaciones. El GDPR puede ser una buena oportunidad para mejorar el gobierno de la información empresarial, optimizar la cualificación de potenciales clientes y mercados y fomentar la confianza de los mismos”, señala Jorge Martínez, Director Regional de OpenText para España y Portugal.
El GDPR permitirá a las organizaciones mejorar sus procesos internos e infraestructuras, maximizar los índices de retención de sus clientes y potenciar su imagen de marca. Sin duda, las empresas que mejor se adapten al cumplimiento de la nueva normativa, realizarán una gestión más eficiente de su información, maximizando su valor y siendo más competitivos.
