A nivel organizativo, se reducen costes al optimizar el espacio físico de oficinas, se amplían las posibilidades de contratación al diversificar el talento, se implementan nuevas prácticas y se incrementa la productividad
JESÚS CABAÑAS, PFU LIMITED
A RICOH COMPANY
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El trabajo híbrido no hay quien lo pare
Es un hecho, el trabajo híbrido ha llegado para quedarse. Según la Encuesta de Población Activa del INE, el número de personas que teletrabajan sigue aumentando, alcanzando un 14,4% en el último trimestre de 2023. Lo que antes era una ventaja exclusiva de altos cargos, ahora es una realidad para muchos empleados. Esta tendencia se refleja en la predicción de Gartner: para finales de 2024, el 39% de los trabajadores de oficina a nivel mundial adoptará el modelo híbrido.
Beneficios del modelo híbrido
El trabajo híbrido ofrece múltiples ventajas. El informe Eurofound de la UE “Trabajo híbrido en Europa: Concepto y práctica”” destaca beneficios individuales como la mejora en la conciliación laboral y personal, el ahorro de tiempo y dinero al reducir desplazamientos, y el aumento de la eficiencia y productividad.
A nivel organizativo, se reducen costes al optimizar el espacio físico de oficinas, se amplían las posibilidades de contratación al diversificar el talento, se implementan nuevas prácticas y se incrementa la productividad. Desde una perspectiva social, este modelo promueve la sostenibilidad al disminuir los desplazamientos, lo que reduce las emisiones de CO2, la congestión del tráfico y ahorra tiempo a los empleados.
El desafío de las reuniones virtuales
Sin embargo, no todas las empresas ven con buenos ojos este nuevo modelo de trabajo. Según el informe ”Teletrabajo: una realidad tras la pandemia 2024” elaborado por Eada, el 13,8% de los directivos españoles con equipos híbridos considera que la productividad disminuye con el trabajo a distancia. Aunque existen pocas evidencias que respalden esta percepción, la visión negativa de algunos jefes puede ser un obstáculo para aprovechar al máximo el trabajo híbrido. Desde la perspectiva del empleado, la complejidad tecnológica puede generar reticencias a la hora de programar reuniones híbridas con participantes externos, optando por desplazarse a la oficina para una sola reunión.
La diferencia en la participación y el entusiasmo entre asistentes presenciales y remotos en las reuniones híbridas puede llevar a los directivos a percibirlas como menos productivas. Es crucial comprender que la fatiga asociada a las videollamadas suele ser consecuencia de la falta de atención y el aburrimiento que de la sobrecarga mental.
Diversos estudios demuestran que los empleados altamente comprometidos se mantienen activos durante las reuniones virtuales, mientras que aquellos con bajo compromiso las encuentran agotadoras. Este fenómeno se acentúa al apagar las cámaras, ya que la falta de estímulos provoca que los participantes virtuales quieran compensarlo realizando otras tareas simultáneamente. Una vez que se inicia la multitarea, es inevitable que disminuya la atención y aumente el cansancio mental.
Recrear la experiencia presencial
Es fundamental evitar que el hastío y la desvinculación que puedan provocar las reuniones virtuales afecten su productividad y limiten las ventajas del trabajo híbrido. Dado que no siempre es posible coincidir presencialmente, existen estrategias para dotar de energía presencial a las reuniones híbridas:
- Implantar una cultura empresarial en la que los participantes virtuales de las reuniones híbridas se sientan cómodos manteniendo sus cámaras encendidas. Esto evita distracciones y promueve la escucha activa y la participación.
- Las organizaciones necesitan opciones flexibles y escalables para celebrar reuniones más atractivas, inmersivas y colaborativas. Esto implica una tecnología más inteligente para que las presentaciones tengan un mayor impacto visual y las videollamadas sean más productivas.
- Las nuevas líneas de dispositivos inteligentes para reuniones pueden facilitar que todos los asistentes se sientan tan parte del evento como los demás, aunque estén a distancia. Esto significa que capten la voz de todos con claridad, sea cual sea su ubicación, y que los que aparezcan en la pantalla sean igualmente visibles. Saber que te “ven” igual que a un participante presencial ayuda a que los virtuales se sientan integrados y tengan más probabilidades de compartir su opinión.
- Las pantallas portátiles y los equipos de audio plug-and-play son fáciles de usar y permiten tener reuniones en lugares inesperados, lejos de las habituales salas de reuniones poco atractivas. Con los dispositivos inteligentes adecuados, una reunión en un entorno híbrido podría celebrarse, por ejemplo, en una fábrica o en un espacio al aire libre (si el tiempo lo permite). Estar de pie en las reuniones en lugar de sentarse alrededor de la mesa de la sala de juntas o en los escritorios añade interés y ayuda a generar una buena sensación para los participantes.
Las herramientas adecuadas para el trabajo híbrido
La evolución de las herramientas de trabajo se ha venido adaptando siempre en función de la su eficiencia para su propósito. Los cuchillos prehistóricos de hace más 6.000 años, por ejemplo, no se diferencian en forma de los actuales pues siguen cumpliendo su función.
Sin embargo, los dispositivos empresariales dedicados a la gestión de la comunicación y la información siguen evolucionando vertiginosamente en función de la funcionalidad. Ya no buscamos que viaje la voz o la imagen por la red, sino que los interlocutores se sientan cómodos e implicados. Pensemos, por tanto, mientras afrontamos la transformación de las oficinas y centros de trabajo, qué necesidades reales se pretenden cubrir y cuál es la última tecnología que va a dar soporte a los nuevos propósitos. En el entorno híbrido actual, estos serían a hacer que compartir sea rápido y sencillo, ofrecer una experiencia de reunión más personal e inmersiva y conseguir acercar a los usuarios remotos para lograr una nueva experiencia de presencialidad virtual.
