Se equivoca el que piense que la transformación tecnológica de una empresa se reduce a integrar las herramientas más innovadoras en sus procedimientos, a reinventar la forma de hacer las cosas para ser más eficientes, a automatizar las tareas repetitivas para ser más ágiles y poder dedicar más tiempo a aquello que realmente aporta valor al negocio. Sin duda, estas decisiones representan una parte esencial del proceso de transformación, pero este no será realmente eficaz si no se trabaja desde las personas. Con transparencia, con comunicación, generando confianza en los beneficios que el cambio aportará a los propios equipos, a pesar de las dificultades que en un primer momento sea necesario superar.
Si hablamos de Inteligencia Artificial (IA), todavía es más necesario llevar a cabo una gestión del cambio adecuada para vencer la resistencia al cambio y los miedos de los empleados a perder su puesto de trabajo. Según un estudio de la consultora Boston Consulting Group, 8 de cada 10 trabajadores españoles creen que la IA puede condicionar en gran medida su día a día profesional, y 4 de cada 10 temen llegar a quedarse sin su empleo.
Sin duda, se trata de una tecnología totalmente revolucionaria, equiparable a lo que hace dos siglos supuso la máquina de vapor para la revolución industrial. Esto quiere decir que van a cambiar muchas cosas dentro de las organizaciones que decidan adoptarla: en las formas de trabajo, en los modelos de liderazgo, en la estructura organizativa, en la cultura corporativa… Por eso, es fundamental tomarse en serio la necesidad de cultivar el aspecto más humano de la IA, su punto de confluencia con las personas que integran la organización, para rebajar sus dosis de incertidumbre y hacerles entender que esta herramienta, bien utilizada y bien gestionada sobre la base de unos principios éticos, maximizará su talento.
Según Boston Consulting Group, 8 de cada 10 trabajadores españoles creen que la IA puede condicionar en gran medida su día a día profesional, y 4 de cada 10 temen llegar a quedarse sin su empleo
La gestión del cambio permite identificar las preocupaciones de los empleados respecto a la IA y abordarlas de manera efectiva; evaluar y rediseñar los procesos y operaciones de la empresa para aprovechar el máximo potencial de esta tecnología, optimizando la eficiencia y la productividad; detectar las necesidades de capacitación e implementar programas de formación para garantizar la preparación de los equipos a la hora de trabajar con ella; y garantizar que la implantación realizada esté alineada con la visión y estrategia a largo plazo de la compañía.
Pero, ¿cómo debe trabajar este proceso la empresa que decide implantar la IA? A partir del modelo de gestión del cambio en entornos IA que hemos desarrollado, identificamos tres fases, que han de estar sincronizadas con las fases de implantación de la tecnología.
1. Predelivery. Es la fase previa –y la más importante–, en la que ha de trabajarse la concienciación del comité de dirección sobre qué es la IA, sus utilidades y cómo conecta con los equipos y con el negocio. Es el momento en que hay que definir el propósito que se persigue con su incorporación, que ha de estar alineado con la cultura corporativa. A la hora de seleccionar los procesos en los que se implementará esta tecnología es imperativo optar por aquellos que aúnen el impacto de negocio con el impacto en las personas, así como incorporar indicadores o KPI que permitan medir el éxito del proyecto.
Una vez definido el propósito y seleccionados los primeros proyectos, es el turno de identificar los diferentes perfiles de audiencias dentro de la empresa, tanto desde el punto de vista del uso como de la resistencia al cambio (promotores y detractores). Es importante contar con un sponsor o impulsor de la transformación dentro de la compañía, así como con una red de influencers, o agentes del cambio, que nos ayudarán a conseguir mejores resultados. También recomendamos la constitución de un grupo de trabajo de IA, cuya misión será vigilar que el proceso sea transparente y seguro, que se mantenga la privacidad, la diversidad, la equidad y el impacto social.
La comunicación interna es un elemento crucial, y es necesario diseñar un plan estratégico en torno a la IA, definir el storytelling para contar de forma clara, concisa y unívoca el porqué y para qué del cambio. Por último, haremos una medición de predisposición al cambio de la organización, que nos dirá cómo de lista está para iniciar la implementación de la IA, a partir de variables relativas a los diferentes roles o puestos dentro de la compañía, a las diferentes regiones en las que está presente, etc. De este modo podremos identificar qué factores de cambio es necesario abordar en cada segmento o área para lograr una adopción exitosa.
2. Delivery. Es la fase de la implantación, de la ejecución del proyecto técnico y la puesta en marcha de todos los planes diseñados en la fase previa. Esto incluye la estrategia de comunicación, los planes de formación, la activación del sponsor y de los agentes del cambio, la gobernanza y los ajustes culturales que se han decidido llevar a cabo. Durante el proceso se debe realizar un seguimiento respecto a los KPI definidos y el cumplimiento de los principios éticos, y adoptar las acciones correctivas oportunas cuando sea necesario. Además, es importante revisar los potenciales impactos culturales que pueden acelerar el cambio.
3. Post delivery. Es la fase posterior al lanzamiento del nuevo sistema basado en IA. En ella deben medirse los indicadores de adopción, y es interesante realizar talleres de lecciones aprendidas para, en función de datos cuantitativos y cualitativos, identificar posibles mejoras.
Son muchos los factores que pueden impactar en el éxito o el fracaso de un proceso de implantación de la IA en una organización, pero la importancia que sus líderes le den a la gestión del cambio será determinante. Como también lo será la elección del proveedor tecnológico y el respeto por los principios éticos definidos.
