La digitalización requiere flexibilidad y posibilidades para el diseño de los procesos empresariales. Las plataformas de flujo de trabajo digital llevan la integración a un nuevo nivel y crean ecosistemas enteros. Para las empresas, las plataformas de flujo de trabajo digital inteligente son las que amplían las posibilidades de las soluciones autónomas mediante servicios de integración profunda.
¿Cuál es la situación inicial? Muchas empresas que están en el camino de la transformación digital ya están utilizando sistemas y plataformas establecidas para áreas de tareas especiales y aisladas como la contabilidad o el CRM. Estos sistemas funcionan maravillosamente por sí mismos, pero sólo abren pequeñas secciones y no miran más allá de los límites departamentales.
Muchas empresas que están en el camino de la transformación digital ya están utilizando sistemas y plataformas establecidas para áreas de tareas especiales y aisladas como la contabilidad o el CRM
El problema es que, a pesar de que las aplicaciones estén diseñadas para su uso en un único departamento, las empresas son entes complejos en el que todas las áreas están interconectadas. Así, la gestión de stock ha de estar conectada con Tesorería y, esta, a su vez, debe estar relacionada, entre otros, con Recursos Humanos y así sucesivamente. En definitiva: la mayoría de los flujos de trabajo afectan directamente a muchas áreas.
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La conexión en red de los sistemas y la plataforma
La principal tarea de las empresas es conectar en red sus propias aplicaciones aisladas con plataformas de flujo de trabajo utilizadas de manera eficiente y sobre todo bidireccional y esto solo se puede conseguir a través de la nube y una arquitectura que relacione todos los sistemas existentes.
Pero, ¿cómo se pueden integrar en una plataforma de flujo de trabajo digital? El procedimiento se explica rápidamente con un ejemplo orientado a la práctica: Una cadena de librerías se ve obligada por circunstancias externas, como la actual crisis de Covid-19, a cerrar sus tiendas inmediatamente y a iniciar un negocio puramente online. Utilizando la plataforma Now, por ejemplo, puede establecer rápidamente la gestión de inventario, crear un portal de pedidos y utilizar la aplicación móvil adecuada. Eso no es un problema, pero lo que importa ahora es que tenga en cuenta mis sistemas existentes, como la contabilidad, la gestión de mercancías y la gestión de recursos humanos. Esto significa que las diversas aplicaciones deben dejar de operar como silos independientes y conectarse en una nube que comunique los datos de todas las aplicaciones.
La interacción basada en datos no es suficiente
Sin embargo, no se trata únicamente de compartir datos ciegamente, sino de hacerlo con sentido. Para ello, hace falta una plataforma cloud que integre con sentido todas las aplicaciones y que no solo base la interacción en datos, sino en servicios.
Siguiendo el ejemplo de la librería, cuando un cliente pide el título a través de la plataforma, recibe inmediatamente las opciones de entrega en línea; es decir, si el título está en stock o agotado, o cuándo tendrá lugar la entrega. En el fondo de este sencillo proceso hay dos partes: por un lado, la plataforma ha extraído la información pertinente en sus propios cuadros de gestión de inventario y la ha estructurado con sentido para dar un servicio de valor añadido al cliente. Por otro, se comunica con el sistema de gestión de mercancías para automatizar la gestión del pedido. El resultado de esta interacción supone una mejora inmediata de la eficiencia de los flujos del proceso.
La nube potencia las tecnologías cognitivas
La nube es el fundamento sobre el que se construyen las tecnologías avanzadas que permiten interpretar los datos, tales como la IA o el Machine Learning. ML en particular habla del uso fundamental de las plataformas. Estos sistemas son tan complejos que muy pocas empresas son capaces de programarlos por sí mismas. Muchas plataformas pueden ofrecer ML sobre una base de llave en mano, pero hay que utilizar el contexto del cliente para realizarlo de manera correcta.
La plataforma Now proporciona este servicio porque está integrada de forma estrecha y segura con la infraestructura de la empresa. El ML se ofrece en forma de análisis predictivo o mantenimiento predictivo integrado en la plataforma.
El uso de plataformas cloud capaces de integrar diversas herramientas da como resultado un ecosistema completo que permita acceder a nuevas soluciones conforme aparezcan nuevas necesidades o se requiera nuevas maneras de interpretar los datos o realizar nuevas operaciones. En definitiva, la nube es un trampolín que puede impulsar a la empresa a mejorar su eficiencia y alcanzar todo su potencial.
