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Automatización de procesos, qué aporta
Aunque el sector público está atado en muchas ocasiones a una base de software envejecida y a reducciones presupuestarias y de personal, sigue obligado a operar con eficiencia. Esto significa acelerar los proyectos de transformación digital para mejorar la productividad de los empleados, satisfacer las demandas de los ciudadanos y cumplir con unas restricciones normativas cada vez más estrictas. En el centro de esta transformación, la automatización de procesos complejos es esencial, ya que ofrece una forma de hacer frente a los retos actuales de la administración, además de allanar el camino hacia el desarrollo de procesos más ágiles y eficientes.
En un sector público que busca la productividad, el primer obstáculo a superar lo presenta el elemento humano. Los sucesivos recortes presupuestarios han provocado una reducción significativa de la plantilla, lo que supone un reto importante en términos de eficiencia operativa. El segundo es el propio envejecimiento del software. Los organismos públicos pueden depender de soluciones de hace 10 o 15 años que a menudo ya no se pueden mantener. Con una plantilla reducida, la modernización del software de los sistemas de información puede quedar aún más relegada a un segundo plano: “nos apañamos con lo que tenemos“.
Aunque el sector público está atado en muchas ocasiones a una base de software envejecida y a reducciones presupuestarias y de personal, sigue obligado a operar con eficiencia. Esto significa acelerar los proyectos de transformación digital para mejorar la productividad de los empleados y satisfacer las demandas de los ciudadanos
NICOLÁS CHIGNARDET
La automatización de procesos contribuye a mejorar las operaciones
En este contexto, la adopción de una herramienta de automatización de procesos (como una plataforma BPM) permite acelerar, adaptándose al mismo tiempo al ritmo de los cambios informáticos.
Estas herramientas, en particular las basadas en la norma BPMN, facilitan la automatización y una gestión más eficaz de los flujos de trabajo, incluso los más complejos, como en los ministerios, las EPIC o las agencias gubernamentales. Son especialmente eficaces para la gestión de procesos financieros o de recursos humanos, en los que son necesarios varios niveles de validación en algunos procedimientos. Estas soluciones también ofrecen una excelente conectividad con los protocolos de conexión Single Sign On (SSO) para recopilar, gestionar y proteger los datos necesarios para estos servicios.
Las herramientas BPM dotadas de capacidades avanzadas de interfaz facilitan la integración de los procesos automatizados con los sistemas de información existentes en la organización. Una plantilla más reducida puede gestionar eficazmente un mayor número de aplicaciones.
Colaboración entre desarrolladores
Los equipos de TI que implantaron una solución de automatización de procesos utilizando una plataforma BPM han conseguido un ahorro medio del 25% en el tiempo de desarrollo en comparación con el desarrollo tradicional. El equipo puede aprender fácilmente a utilizar la plataforma con el marco de desarrollo. Las herramientas de automatización de procesos también fomentan la colaboración entre desarrolladores y usuarios empresariales. La interfaz gráfica permite a ambos equipos visualizar la secuencia de tareas, ver cómo se introducen y tratan los datos, etc. Además, los procesos automatizados con tecnología BPM son trazables y auditables en caso de inspección.
También hay un impacto positivo en los costes, sobre todo, teniendo en cuenta que, en 2023, las administraciones en España destinaron 12.873 millones de euros a la mejora de la informática y las telecomunicaciones en 2023. Un presupuesto que representa cerca un 19% más de la inversión realizada en 2022 (10.411M€) y hasta un 29% más que en 2021 (9.117M€).
Más allá del ahorro de tiempo y dinero, el uso de una herramienta BPM responde al reto de la mejora continua para los agentes del sector público. La automatización de procesos que antes se realizaban manualmente permite limitar los errores humanos y garantizar la calidad de las operaciones. Por ejemplo, en un servicio de soporte interno, la automatización de los procesos de seguimiento de las solicitudes y de los tickets garantiza tanto un mejor control de la información en tiempo real como la satisfacción de los empleados.
Interconexión, seguridad de los datos y soberanía nacional
Las ventajas de las herramientas de automatización de procesos no se limitan a la facilidad de uso. También ofrecen una integración perfecta con los sistemas existentes y adaptabilidad a las necesidades específicas del sector público. Una plataforma BPM flexible debe ofrecer interfaces personalizables y opciones de configuración que permitan a usuarios con cualquier nivel de conocimiento técnico adoptarla fácilmente. Esto garantiza una mayor eficiencia en todos los niveles de la administración.
Algunas de estas soluciones gestionan los datos de forma segura con un módulo GDPR, y otras según las normas ISO 27001. Certificaciones como la ISO 27001 son indicadores que demuestran que una herramienta permite una gestión de datos segura y fiable, crucial en un contexto de transformación digital que implica información personal o sensible. Una buena solución BPM integra capacidades avanzadas de cifrado, supervisión en tiempo real y respuesta inmediata a incidentes, garantizando la máxima protección para actividades especialmente sensibles.
Los sistemas soberanos nacionales pueden tener una importancia estratégica para determinados datos. Las herramientas de automatización también deben estar respaldadas por soluciones de almacenamiento y procesamiento que respeten las fronteras; por ejemplo, que los datos sensibles nunca salgan del país y se gestionen de acuerdo con la normativa nacional y europea. También, en este caso, es importante cuestionarse la estrategia de almacenamiento a adoptar: on-premise, nube privada, etc…
