Sacyr es una de las primera grandes compañías de construcción y obra civil que ha adoptado la factura electrónica. La compañía puso en marcha hace un año y medio un proyecto piloto en colaboración Seres con el objetivo de mejorar el proceso de pagos asociados a la gestión por obra y por proyecto. Tras el éxito de esta iniciativa, Sacyr ha ido extendiendo el uso de la plataforma de e-Factura, que hoy se utiliza en más de 500 obras y tiene 320 usuarios finales.
El objetivo de Sacyr fue utilizar el soporte electrónico en la línea de negocio de Construcción para la recepción de todas las facturas de proveedores de Obra Civil y Edificación. La primera fase del proyecto se centró en la toma de requerimientos, en la que se comprobaron internamente las necesidades de la Plataforma de recepción y se definió el flujo del proceso de facturación. La segunda fase consistió en la puesta en marcha de un piloto con el objetivo de conocer la reacción tanto de los usuarios internos –el personal administrativo que maneja el sistema- como la respuesta de los proveedores. En la realización del piloto se eligieron cuatro obras de diferentes características y en distinto estado de ejecución. El piloto permitió a los equipos aprender cómo funcionaba la plataforma, realizar algunos cambios y mejoras e incorporar nuevas funcionalidades para adaptarla definitivamente a la operativa de la Constructora de Sacyr.
La última fase consistió en la puesta del sistema, que se realizó simultáneamente en cinco empresas de la Constructora, donde la plataforma se utiliza para la recepción de facturas en más de 500 obras y tiene 320 usuarios finales, que comenzaron a tramitar la facturas electrónicas que los proveedores comenzaban a enviar.
Durante el año y medio que lleva en funcionado el sistema, la obras han seguido manteniendo la recepción de las facturas en formato físico, si bien cada vez son más los proveedores que eligen el soporte electrónico por las ventajas que les aporta.
“Elegimos Seres- explica José Guillermo San Esteban Santillana, responsable del proyecto en Sacyr- porque no queríamos destinar recursos internos al desarrollo y mantenimiento de una plataforma de facturación electrónica propia. Buscamos una solución que se adaptase a nuestra forma de funcionar”.
Según San Esteban, la línea de negocio de construcción presenta algunas peculiaridades que dificultan su gestión automatizada. Las obras tienen un ciclo de vida específico, desde que se crean hasta que se dan de baja, y pasan de unas dependencias a otras dentro de la jerarquía de la línea de negocio de construcción.
“Necesitábamos –indica San Esteban- un proveedor que consiguiese adaptarse a estas particularidades y que nos ofreciera una solución lo más automatizada posible. Seres nos ha aportado una solución muy robusta, adaptada al funcionamiento de los usuarios internos y proveedores y que, de alguna manera, funciona de manera automática, sin que nadie se tenga que hacer cargo de ella o realizar un mantenimiento o una administración, y es capaz de funcionar de manera autónoma”.
