La impresión es una de las tareas más comunes en cualquier empresa, y a menudo se subestima la importancia de su seguridad. Sin embargo, si no se toman las precauciones necesarias la impresión puede ser una puerta de entrada para los ciberdelincuentes que buscan infiltrarse en una red empresarial.
Según el último estudio de la firma de investigación de mercados Quocirca, realizado sobre una muestra de 531 responsables de TI en cuatro países, el 68% de las empresas han experimentado algún problema de seguridad relacionado con la impresión en 2022. Además, el estudio muestra que el 64% de las organizaciones no tiene ninguna política de seguridad para responder a este tipo de incidentes y sólo el 26% confían plenamente en la seguridad de su infraestructura de impresión.
La falta de atención a la seguridad de la impresión puede resultar en una serie de riesgos de gran trascendencia para una empresa, pudiendo llegar incluso a la interrupción de su negocio.
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La primera línea de defensa
Uno de los principales riesgos de seguridad asociados con la impresión es el robo de información como, por ejemplo, contratos, informes financieros y datos de los clientes. Los piratas informáticos pueden explotar vulnerabilidades en la red para acceder a las impresoras y robar esta información, al igual que pueden utilizarlas para lanzar ataques cibernéticos. Si estos documentos caen en manos equivocadas, pueden causar daños reputacionales muy significativos.
Además, la pérdida de datos confidenciales puede resultar en costosos pleitos y multas regulatorias. Según el mismo estudio de Quocirca, las pérdidas de datos relacionadas con la impresión supusieron un coste medio de más de 700.000 euros para las empresas.
Para protegerse contra el acceso no autorizado a las impresoras, las compañías deben implementar políticas de seguridad y medidas concretas tanto a nivel de red como de dispositivos y documentos.
Seguridad en tres capas: red, dispositivos y documentos
Una forma común de mejorar la seguridad de la impresión es implementando firewalls y sistemas de autenticación de usuario. Esto significa que los usuarios deben ingresar sus credenciales para imprimir un documento, lo que ayuda a prevenir que información confidencial caiga en las manos equivocadas. Este tipo de herramientas permiten también restringir ciertas funciones a usuarios específicos para evitar el mal uso de los dispositivos.
Además, las empresas pueden utilizar soluciones de gestión de impresión que permiten a los administradores de la red supervisar el uso de las impresoras y detectar cualquier actividad sospechosa. Estas soluciones pueden ayudar a identificar y mitigar cualquier riesgo de seguridad antes de que se convierta en un problema grave.
Como último aspecto importante, destacamos el cifrado. Los documentos confidenciales que se imprimen deben ser cifrados durante la transmisión para garantizar que no sean interceptados por ciberdelincuentes. Los dispositivos de impresión profesionales, más modernos, están equipados con esta capacidad y deben configurarse para que los trabajos de impresión se transmitan de forma segura.
No está de más recordar que mantener los dispositivos y softwares actualizados es prioritario, y no sólo para obtener su mejor rendimiento. Las actualizaciones a menudo incluyen correcciones de seguridad para vulnerabilidades conocidas.
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