Hace ya algunos años que los notarios han empezado a equiparse con dispositivos electrónicos para realizar la firma electrónica de escrituras públicas en su despacho. Si la profesión sigue estando muy regulada desde el punto de vista jurídico y requiere regularmente la presencia física para firmar documentos, cabe señalar que ahora es posible realizar la firma electrónica remota en determinados casos muy concretos, simplificando la práctica diaria de las notarías.
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Firma electrónica: ¿de qué se trata?
La firma electrónica es una tecnología que le permite firmar un documento en formato digital a través de un certificado electrónico.
Según los especialistas de Connective, para que el documento tenga un verdadero valor jurídico, debe cumplir con los requisitos mínimos que permite considerar válida una firma electrónica, establecidos por el Reglamento n° 910/2014, conocido como “eIDAS”. Esto es aplicable en toda la Unión Europea.
La firma electrónica también debe ser realizada por un tercero reconocido como Prestador de Servicios de Confianza Calificados, que haya sido auditado y certificado por el organismo de control del país.
Existen tres niveles de firma electrónica, cada uno con un nivel de seguridad diferente. Se trata:
- De la llamada firma simple: esta es la forma más básica de firma electrónica, como una simple casilla de verificación en un documento digital
- De la llamada firma avanzada: dotada de un mayor grado de seguridad, debe permitir identificar al firmante y garantizar que cualquier modificación posterior de los datos sea detectable
- De la llamada firma cualificada: ofrece el más alto nivel de seguridad. Además de los criterios mencionados anteriormente, también debe realizarse mediante un dispositivo de creación de firma electrónica cualificado y estar basado en un certificado cualificado de firma electrónica
Firma electrónica remota: el caso particular de las notarías
Si la firma de escrituras públicas en la notaría requiere la presencia física, el Consejo Superior del Notariado recuerda que la firma de determinados documentos que se gestionan a diario en las notarías pueden ser objeto de una firma electrónica remota, siempre que utilice una solución de firma electrónica avanzada certificada eIDAS. De hecho, la firma de nivel avanzado es esencial para autenticar de forma segura a los firmantes.
Hay que tener en cuenta que otras jurisdicciones exigen el uso de una firma electrónica cualificada para la firma digital de escrituras, documentos y/o poderes notariales. Será necesario consultar la legislación local para identificar el nivel de seguridad requerido en cada país.
La firma electrónica remota en la notaría se refiere a los siguientes documentos:
- Acuerdos de honorarios
- Poderes
- Compromisos de ventas
- Escrituras con firma privada
- Estados financieros
¿Cuáles son las ventajas de la firma electrónica remota para las notarías?
Una de las primeras ventajas de colocar la firma electrónica remota en la notaría para determinados documentos es la posibilidad de mantener una actividad con los clientes en caso de situaciones complicadas. Esto es, por ejemplo, el caso de una crisis sanitaria que obliga a limitar los desplazamientos y los contactos físicos.
Otra ventaja importante es la aceleración de los procesos de firma cuando los interlocutores están geográficamente distantes. Tomemos un ejemplo muy concreto para esto. La colocación de la firma electrónica avanzada ofrece un considerable ahorro de tiempo a las notarías en el sector inmobiliario, al permitir que dos personas ubicadas en diferentes regiones firmen rápidamente un contrato de compraventa. Y sabemos que, en este caso, poner cara a cara a las dos partes resulta muy complicado muchas veces.
De manera más general, la firma electrónica remota avanzada ofrece una mejor experiencia al cliente, gracias a la simplificación de los procedimientos administrativos restrictivos.
En conclusión, la firma electrónica simplifica enormemente el día a día de las notarías, permitiéndoles centrarse más en su actividad principal.
