La factura electrónica prepara su desembarco en la empresa privada

La factura electrónica forma parte de la operativa diaria de las administraciones públicas en España desde hace unos años, y en breve podría extenderse a todo el tejido empresarial del país. Una normativa europea de 2014, que se transpuso a la legislación local a través de la Ley 25/2013 y que entró en vigor en 2015, obliga a que aquellas facturas por encima de 5.000 euros que se emiten al sector público tienen que llevar formato electrónico. Además, esta ley extiende esta obligación a las empresas subcontratadas por una principal que trabaja con administración, siempre y cuando el importe vuelva a superar los 5.000 euros.

Según Seres, proveedor de soluciones tecnológicas para el intercambio de documentos, el volumen de facturas electrónicas en España en 2018 rozó los 182 millones, un 15% más que el año anterior. Aunque la Unión Europea promueve la factura electrónica con el objetivo sobre todo de reducir el fraude fiscal, en España las compañías no tienen obligación de usarla a menos que en la operación haya una entidad pública involucrada. De hecho, como explica Francesc Núñez, product manager de ERP de Wolters Kluwer, para que una empresa privada emita una factura a otra necesita “un consentimiento expreso” de la firma receptora de la misma.

Italia cambia el escenario

Sin embargo, la decisión del Gobierno italiano de extender este formato a todas las empresas del país desde el pasado 1 de enero puede acelerar los cambios en el resto de países del continente. Además, otros estados, como el portugués, tienen un calendario para adoptar la e-factura, según recuerda Alberto Redondo, director de marketing en Iberia de Seres.

Una de las razones de peso para generalizar el uso de la e-factura está en el dinero negro. En España el fraude fiscal es muy abultado. Según algunos cálculos, la economía sumergida supone un 20% del PIB y el fraude fiscal roza los 20.000 millones de euros, un 2%. Para reducir esta lacra, el Gobierno español ya ha promovido proyectos como el Suministro Inmediato de Información (SII), que obliga a las grandes y medianas empresas (a partir de 6 millones de euros de ingresos anuales) a comunicar de forma telemática a Hacienda la información fiscal de las facturas emitidas y recibidas.

Ahora se espera que la factura electrónica extendida al sector privado ayude a cerrar este círculo. El País Vasco, que cuenta con una Hacienda propia, ya tiene en fase piloto el proyecto Ticket BAI!, y que durante este año y el que viene obligará a emitir en forma electrónico todo tipo de factura y tickets. Se trata de una iniciativa encaminada a eliminar el delito fiscal sobre todo en el comercio minorista y hacer visible el rastro de las operaciones en las cajas registradoras de los establecimientos.

“Vamos hacia un control de la facturación emitida por parte de las administraciones tributarias entre mediados del 2020 y el 2021 en las diputaciones forales”, adelanta Ronald Lozano, manager de producto legal de Sage Iberia, que también recuercado que esta medida “estaba prevista también en el ámbito estatal en el anteproyecto de Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal”.

Puntos a favor para la implantación de la e-factura

Además de una reducción del fraude, una generalización de la factura electrónica traería muchos beneficios a la economía. El primero es que aceleraría la transformación digital de los negocios, que de esta forma irían eliminando el papel, los procesos manuales y por lo tanto los errores. Además, la adopción de la e-factura reduciría los costes de gestión cerca de un 70%. Asimismo, como apunta Alberto Redondo, de Seres, “se eliminan totalmente los costes de almacenamiento”, puesto que las empresas pueden prescindir del archivado en papel.

“Además, es un método respetuoso con el medio ambiente”, aseguran desde Seres. La e-factura también ayudaría a disminuir la posibilidad de falsificar documentos, puesto que incluye huella digital que registra pagos y otras operaciones y dispone también de sellos o certificados digitales, “irrepetibles y únicos”, que eliminan la posibilidad de falsificar o duplicar documentos. “El control va en dos sentidos, el primero, evitar el fraude de facturación aprovechando el software haciendo que éste cumpla una serie de requisitos y, el segundo, en el propio proceso de facturación, registrando un identificador único de la factura que deberá ir impreso en la misma y que permitirá su seguimiento por parte de la administración y, posiblemente hasta la posibilidad de autentificar la factura en el caso del receptor”, explica Ronald Lozano, de Sage.

Por su parte, Francesc Núñez, de Wolters Kluwer, recalca que la futura obligatoriedad de la factura electrónica en el mundo empresarial ayudaría a luchar contra el fraude y reducir así la competencia desleal. Y, en último término, ayudaría a aumentar la productividad del país. Eso sí, según Núñez, el fraude y el dinero “negro” caerán si la obligatoriedad se acompaña de “medidas fiscalizadoras y sancionadoras”. Desde Seres también apuntan a que, a pesar de todos los beneficios que promete la factura electrónica, las compañías son un tanto reacias a su adopción “por los cambios logísticos que hay que llevar a cabo para incorporarla en sus procesos”. Queda, pues, mucho trabajo de concienciación por hacer.