Scotts, fabricante de productos de cuidado de plantas, ha optimizado la gestión de sus notas de gastos de desplazamientos de la mano de la solución Notilus de Dimo Gestion en modo ASP.
Hasta la implementación de Notilus en Scotts, las notas de gastos de desplazamientos se procesaban manualmente con Excel lo que provocaba que a veces, las fórmulas de cálculo no fueran exactas y la validación se convirtiera en un proceso demasiado lento. Es más, podía darse el caso de que se extraviaran los justificantes enviados por correo postal. Desde un punto de vista contable, resultaba complicado corregir los importes. La laboriosa tarea de tener que volver a introducir los datos, además de poco práctica, daba lugar a errores. El departamento de contabilidad inició el proyecto Notilus por ser la solución que mejor se adaptaba a sus necesidades.
Según fuentes de Scotts, “la política de viajes vigente en la empresa está integrada en la herramienta, y esta gestiona los diferentes límites en función de la jerarquía y del perfil del trabajador. El programa es tan fácil de usar que solo hemos tenido que enviar por correo electrónico un comunicado dirigido a todos los miembros de la empresa para informarles de la actual organización y de la implementación de una nueva herramienta de gestión de las notas de gastos. Si al principio los usuarios mostraron un cierto escepticismo, ahora ya no podrían volver a usar el anterior sistema, que consideran desfasado”.
Las ventajas de Notilus
Scotts ha podido alcanzar diferentes beneficios, gracias a la nueva solución, en todos los niveles de la empresa:
Para el departamento contable ha supuesto ahorro de tiempo, eficacia y sencillez.
Para el personal de la empresa, la introducción de las notas de gastos resulta mucho más.
Para los encargados de validar las notas de gastos, la solución permite realizar las validaciones desde cualquier lugar.
Para la empresa, los beneficios financieros obtenidos son significativos: se han evitado los errores, la política de viajes está en todo momento controlada y los justificantes no se extravían.
