Eliminar el papel en la relación con el cliente incorporando nuevos canales digitales, agilizando los procesos, reduciendo los costes y con validez legal es el objetivo de la nueva solución lanzada al mercado por Tecnocom,que elimina el uso del papel en las Contracciones y Notificaciones, manteniendo su validez legal. La solución de Tecnocom es una combinación de productos y servicios que juntos proveen una plataforma completa para la eliminación total del papel.
La plataforma provee los elementos necesarios para dar cobertura a todos los procesos de relación con el cliente, de modo que la eliminación del papel puede abordarse a la medida de las necesidades de cada cliente. Empezando por un proceso completo, con la seguridad de que se va a poder abordar la totalidad con una única solución. La solución recopila los elementos periciales necesarios para garantizar el cumplimiento legal y normativo de los procesos de firma electrónica y comunicación certificada centrándose en los elementos que hacen posible la construcción on line de pruebas periciales. Así, se certifica el contenido, tanto del documento principal como de los adjuntos. Se certifica también el remitente y el receptor y el momento en que se realiza cada paso mediante recopilación de datos de dispositivos, direcciones IP, email, celular y sello de tiempo. Finalmente, el sistema incorpora Firma electrónica fortalecida con Timestamp, usuario password, token o firma biométrica en el móvil. De esta manera, la plataforma es segura, trazable y auditable.
Todos los canales
Para lograr el éxito en el proceso de eliminación del papel, la plataforma opera en todos los canales de contratación y comunicación con el cliente, tanto presenciales como no presenciales y ajusta el proceso a las restricciones impuestas por el medio en el que se está firmando. Asimismo, contempla los requerimientos normativos de costumbre en cada país en lo referente a la identificación y firma. La plataforma puede utilizar, además de la firma y certificado digital y el DNI, todo tipo de sistema de identificación biométrica como reconocimiento de huella digital, grafometría de firma y reconocimiento facial.
La solución cubre todas las necesidades inherentes a la eliminación del papel, de acuerdo con el entorno tecnológico de cada entidad. Todo ello en un esquema de pago por uso. Sus funcionalidades incluyen:
– Múltiples canales de relación bidireccional con el cliente.
– Gestión del flujo de firma con diferentes intervinientes y diferentes instancias.
– Incorporación de documentos adicionales (scanner de puesto, aplicativos externos…).
– Certificación completa de todo el proceso (no solo de la firma del cliente).
– Envío inmediato del documento firmado al cliente.
– Incorporación de toda la información en un expediente único.
– Interfaces con los aplicativos generadores de documentos para
– Comunicar con el cliente con medios electrónicos certificados.
– Incorporar documentación al gestor documental.
– Pre construcción de pruebas: Los afidavits – declaración jurada hecha ante una autoridad- (poner descripción de qué es un afidávit) son creados en modo on line.
– Simetría probatoria: El sistema permite la consulta on line de trazabilidad de cada operación, así como de las pruebas generadas en el proceso. Tanto al cliente como a la entidad.
– Disponibilidad de descarga de los afidávits generados para la presentación de pruebas en sede judicial.
Todo el Ciclo de contratación o notificación
La plataforma multicanal y móvil de contratación y notificación cubre todo el proceso de contratación, desde el envío, la aceptación y firma, hasta el archivo. Además cada paso es certificado y con validez legal. Frente al formato tradicional “en papel”, la nueva plataforma reduce drásticamente los costos y agiliza y asegura la trazabilidad del proceso.
Hasta ahora, la contratación de un servicio financiero o póliza de seguros era un proceso caro, lento y poco trazable. El uso del “papel” encarece el proceso, no sólo la impresión sino todas las fases: firma, traslado, digitalización, traspaso de información a datos, obtención de metadatos etc., así como el archivo, custodia y el acceso a la información.
Las claves
La nueva solución permite:
1. Firmar los documentos del contrato o acuerdo desde un correo electrónico y/o de un teléfono móvil evitando el desplazamiento de los clientes a una oficina comercial. El cliente visualiza el contenido, expresa la voluntad de aceptar o rechazar y procede a firmar eligiendo entre múltiples maneras: firma biométrica, PIN enviado al correo electrónico o móvil una clave, etc.
2. Certificar todo el proceso y generar las pruebas periciales que darán seguridad jurídica y validez legal.
3. Cumplimiento con cualquier normativa que exija que los procesos de contratación y/o comunicación sea certificado, auditable y trazable.
4. Solución totalmente flexible y capaz de adaptase a las necesidades de cada empresa, incluso integrarse dentro de sus sistemas de gestión documental, ERP, CRM y core de negocio.
5. Certificación y custodia de los documentos y de las pruebas del proceso, que adquieren validez jurídica gracias a la figura de un “tercero de confianza”, un intermediario electrónico sin interés en ninguna de las dos partes, actúa de testigo a lo largo del proceso, da fe de todo lo que ocurre, a la vez que custodia y pone los documentos a disposición de ambas partes.
Como resultado se obtiene la minimización de los tradicionales riesgos del papel como pérdidas, sustracciones o los problemas típicos de almacenaje, búsqueda y archivo, y por tanto reducción de costes operacionales y focalización del valor del servicio al cliente.
