Sage es una compañía especializada en el desarrollo de soluciones de gestión empresarial que cuenta con más de 354.000 clientes y 1.200 empleados en España. Su estrategia de crecimiento se basa en la adquisición de empresas, lo que implica que cada vez que una compañía entra a formar parte del Grupo trae consigo sus propios sistemas. Esto se traducía en un sistema de impresión no centralizado que suponía altos costes de impresión al contar con diferentes proveedores y muchos tipos de impresoras. El principal reto al que se enfrentaba Sage era la unificación de estos sistemas para conseguir reducir los costes, controlar las impresiones, la confidencialidad, los costes de papel, la gestión de proveedores, las elevadas facturas, la multiplicación de operaciones IT y la gestión de los consumibles.
El 60% de las incidencias que llegaban a su departamento de IT estaban relacionadas con la petición de resoluciones de sistema de impresión, a lo que se añadía que la utilización de algunos dispositivos era inferior al 3%. “Con estas cifras resultaba difícil llevar un control exhaustivo de todos los dispositivos y del uso que se les estaba dando. Además, dicho proceso ralentizaba el trabajo en todos los aspectos, produciendo incidencias que repercutían en el incremento de los costes y en la eficiencia”, afirma Fernando Galvache, CIO de Sage.
Sage se decidió por Canon para mejorar su infraestructura de impresión física. Era imprescindible reducir los costes de impresión, facturas y dispositivos, pero también implantar mejoras que ayudasen a respetar el medio ambiente, centrándose en reducir el consumo de energía y papel. “Nos ‘vendieron’ un servicio, no impresoras, y eso era lo que buscábamos. Tuvieron la capacidad de escucharnos y comprender la compañía”, afirma Galvache.
La solución
Canon analizó las necesidades de las áreas donde se debían implantar mejoras. Por un lado, la facturación, que debía centralizarse y, por otro, la gestión del parque de reprografía, que pasaría directamente al equipo de Canon, siendo los responsables de la instalación de los equipos, la gestión de los consumibles y los avisos técnicos. Canon identificó las impresoras Multifunción como la solución más adecuada para Sage. Se decidió implementar el software uniFLOW, reduciendo en un 80% el parque de impresoras e instalando 54 dispositivos de la plataforma imageRUNNER Advance. Con estos nuevos dispositivos, el coste por página se reducía hasta el 50% y, al trabajar con el sistema de pago por uso, se evitaban gastos derivados de mantenimiento durante la vida útil de los equipos.
Canon consiguió optimizar en poco tiempo los procesos de negocio de la empresa y una reducción importante de costes. “En poco más de un año las impresiones se redujeron en un 60%, lo que ha supuesto también un ahorro superior al 60% en los costes”.
Pero el nuevo parque de impresoras ha aportado mucho más que una reducción de costes, declara Fernando Rodrigo, responsable de Sistemas de Sage: “ahora la experiencia del usuario interno es mejor ya que tiene el control sobre todos sus trabajos y la garantía de que sus impresiones son siempre seguras y confidenciales. Además, las impresoras reúnen todas las funcionalidades necesarias como impresión, copia, escáner en red, color doble cara… lo que facilita el trabajo del día a día”.
A nivel de usuario, Canon ha conseguido que los empleados de Sage ganen en movilidad, ofreciendo la posibilidad de enviar documentos a imprimir y recogerlos en cualquier delegación de Sage durante las siguientes 24 horas. La gestión del parque de reprografía se ha trasladado en su mayor parte a Canon. Ahora todas las incidencias de impresión son responsabilidad de Canon.
