Redexis Gas, ha implementado la solución ‘Documenta’ basada en SharePoint Online de Office 365, para modernizar la gestión de sus procesos jurídicos.
Redexis Gas necesitaba una solución tecnológica que les permitiera realizar de forma ágil todo tipo de acciones como conocer el estado de los expedientes, consultar su histórico, reportar al Consejo de Administración la visión global de los expedientes en trámite o proveer la documentación periódica necesaria para las auditorías externas. La empresa escogió para ello Microsoft SharePoint Online de Office 365. Como afirma Ignacio Pereña, director Jurídico y Regulatorio de Redexis Gas, “la funcionalidad de esta herramienta cubría todos los aspectos requeridos en cuanto a estructuración de contenido, gestión documental, seguridad, implementación de formularios, así como flujos de trabajo y realización de reportes”. “Para la compañía, también fueron determinantes el ajustado precio de las licencias en su modelo por suscripción y el potencial de adaptabilidad de SharePoint Online a las necesidades planteadas por Redexis Gas”.
Una implementación sencilla y ágil
Spenta ha sido el partner encargado del desarrollo de “Documenta”, basada en Microsoft SharePoint Online, en el departamento Jurídico de la empresa. Desde el principio, se planteó basar la solución en la funcionalidad Out of the Box.
Esto ha permitido que la implementación de SharePoint Online de Office 365 se llevara a cabo en pocos meses, de forma ágil y a través de pequeños ciclos de análisis y desarrollo. De este modo, el usuario podía ir redefiniendo las necesidades y descubriendo otras nuevas sin tener que pasar por costosos procesos de gestión de cambios. Ha sido un proyecto de total colaboración, donde la tecnología Microsoft y la labor del partner se han unido al trabajo del personal de Redexis Gas que, con un objetivo muy claro, trasladó a Spenta las coordenadas imprescindibles sobre documentos jurídicos y su tratamiento hasta obtener el resultado deseado.
Mejora destacada de la productividad
La implementación de SharePoint Online ha tenido ya un impacto positivo en el negocio, especialmente en términos de productividad. La disponibilidad, fiabilidad y calidad de la información que el departamento Jurídico entrega interna y externamente está repercutiendo favorablemente en el rendimiento.
Además de este incremento notable de la productividad, los beneficios obtenidos son, a grandes rasgos:
– Agilidad a la hora de encontrar información
– Fomento del trabajo en común
– Control y seguimiento de expedientes
– Posibilidad de sacar informes personalizados sobre cualquier expediente
