La gestión documental son los procesos de gestión de los documentos de la empresa. Un buen sistema de gestión documental mejora la eficiencia operativa, ayuda a cumplir con requisitos legales y regulatorios, y minimiza riesgos relacionados con la pérdida de información o el mal uso de los documentos.
Índice de temas
¿En qué consiste la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de procesos y prácticas destinadas a organizar, controlar, almacenar y gestionar los documentos de una organización o entidad, ya sean en formato físico o digital. Su objetivo principal es garantizar que la información esté accesible, segura y bien gestionada durante todo su ciclo de vida, desde su creación o recepción hasta su archivado o eliminación.
Importancia de los sistemas de gestión documental en la empresa
La gestión documental es fundamental para las empresas por varias razones que impactan directamente en su eficiencia, cumplimiento legal y competitividad.
La gestión documental bien implementada facilita el acceso rápido y ordenado a la información. Esto ahorra tiempo a los empleados, reduce errores y optimiza los procesos.
Muchas leyes y normativas exigen que las empresas mantengan registros y documentos durante ciertos períodos, como en el caso de facturas, contratos o datos de clientes. Un sistema adecuado de gestión documental asegura que la empresa cumpla con estos requisitos, evitando sanciones y problemas legales.
Muchas leyes y normativas exigen que las empresas mantengan registros y documentos durante ciertos períodos
Asimismo, los documentos empresariales suelen contener información sensible, como datos financieros, información de clientes o secretos comerciales. La gestión de documentos permite establecer controles de acceso, garantizando que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos, lo que protege la confidencialidad y previene posibles fugas de información.
Un acceso eficiente a la documentación relevante permite a los directivos y empleados tomar decisiones informadas basadas en datos y registros precisos.
La gestión documental preserva la información histórica y el conocimiento acumulado de la empresa. Esto es clave en situaciones de cambio de personal o cuando se necesita hacer referencia a decisiones pasadas, proyectos antiguos o contratos a largo plazo.
Además, con la gestión documental adecuada, los empleados pueden acceder rápidamente a la información relevante de los clientes, lo que mejora la capacidad de respuesta y la calidad del servicio al cliente, aumentando la satisfacción y la confianza de los mismos.
Ventajas de la gestión documental en las empresas
La gestión documental ofrece múltiples ventajas, sobre todo la gestión digital de documentos ya que, además de la optimización de la forma en que se manejan los documentos y la información; la gestión digital ahorra espacio físico.
Automatizaciones en el flujo de trabajo
La automatización de procesos, como la captura, almacenamiento y recuperación de documentos; reduce tareas repetitivas y manuales, lo que permite concentrarse en actividades de mayor valor.
Indexación para búsquedas eficientes
La indexación u organización de la información según un índice permite un acceso más rápido a los datos requeridos haciendo más eficiente la búsqueda de información por parte de los usuarios.
Es importante que la indexación y gestión de archivos se haga bajo unos criterios comunes y fáciles de entender por toda la organización o por aquellos usuarios que tenga acceso a los archivos, ya sea un acceso remoto o local.
Integraciones
La gestión documental también permite que se produzcan integraciones entre distintos tipos de información, para crear un archivo más rico. Y también permite identificar la información duplicada o redundante, para eliminarla y conservar solo los datos relevantes.
Costes menores y mayor eficiencia
Gracias a los sistemas de gestión documental digitales, se eliminan o se reducen significativamente los costes asociados al almacenamiento físico de documentos (espacio, archivos, armarios). También disminuye el uso de papel, impresiones y otros elementos de oficina, lo que contribuye a ahorros sustanciales en recursos. Y al minimizar los errores y la duplicación de documentos, se ahorran costes relacionados con correcciones y reprocesamientos.
Seguridad en los documentos
Los sistemas de gestión documental permiten establecer controles de acceso y permisos, garantizando que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos. Esto reduce riesgos de fugas de información, pérdida de documentos sensibles o accesos no autorizados.
Los documentos pueden ser encriptados, protegidos por contraseñas y respaldados de manera segura, disminuyendo el riesgo de daños o pérdidas.
Mejor organización, colaboración y comunicación
La gestión documental facilita la colaboración entre empleados, departamentos y oficinas ubicadas en diferentes lugares, ya que los documentos pueden compartirse y editarse online en tiempo real. También mejora la comunicación interna, ya que todos los participantes tienen acceso a la misma información y pueden trabajar en ella de forma coordinada.
Backups
Un buen sistema de gestión documental tiene que albergar un sistema de backup que ayude a las empresas a cumplir con las leyes y normativas que requieren la retención de documentos durante períodos específicos. Estos sistemas facilitan la auditoría, ya que todos los documentos están organizados, registrados y disponibles de forma segura.
Flexibilidad y accesibilidad
Los sistemas de gestión documental permiten acceder a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que es ideal para empresas con empleados en remoto o con múltiples ubicaciones. La información está disponible en diferentes dispositivos (PC, tablets, smartphones), lo que agiliza el trabajo y la toma de decisiones en tiempo real.
Sostenibilidad
Al reducir el uso de papel y recursos físicos, la gestión documental digitalizada contribuye a la adopción de prácticas más sostenibles y respetuosas con el medio ambiente, alineando a la empresa con estándares ecológicos.
Cómo funciona un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental (SGD) es una solución tecnológica diseñada para administrar, almacenar, organizar y facilitar el acceso a los documentos de una empresa o entidad, tanto en formato físico como digital. Su funcionamiento implica una serie de etapas y procesos clave que permiten gestionar el ciclo de vida completo de los documentos, desde su creación hasta su archivo o eliminación.
Captura de documentos
El proceso inicia con la captura de los documentos, que pueden ingresar al sistema en formato digital o físico. Los documentos físicos generalmente se digitalizan mediante escáneres para convertirlos en archivos electrónicos (como PDF o imagen).
Algunos sistemas pueden extraer automáticamente la información relevante de los documentos, como fechas, nombres o números de referencia, mediante tecnologías como el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para documentos digitalizados.
Clasificación y organización
Una vez que el documento está en el sistema, se le asignan metadatos que describen y categorizan el archivo, como el tipo de documento, fecha de creación, autor, departamento, etc. Estos metadatos facilitan la búsqueda y recuperación del documento posteriormente.
El SGD asigna un índice a cada documento, lo que permite organizarlo de acuerdo con las reglas de la empresa (por cliente, proyecto, fecha, etc.). Esta fase garantiza que los documentos sean fácilmente localizables.
Almacenamiento
Los documentos se almacenan en un repositorio digital centralizado que puede estar en servidores locales o en la nube. Este almacenamiento permite el acceso remoto y desde diferentes dispositivos, siempre que se cuente con los permisos necesarios.
Los sistemas de gestión documental generalmente mantienen un historial de versiones para que, si un documento es modificado, se conserven todas las versiones previas
Los sistemas de gestión documental generalmente mantienen un historial de versiones para que, si un documento es modificado, se conserven todas las versiones previas y se pueda restaurar a una versión anterior si es necesario.
Control de acceso y seguridad
El sistema permite configurar permisos de acceso según el rol de cada usuario, asegurando que solo personas autorizadas puedan visualizar, editar o eliminar ciertos documentos.
La mayoría de los SGD también incluyen un registro de auditoría que rastrea quién ha accedido, modificado o compartido cada documento, lo que mejora la seguridad y transparencia, y muchos sistemas utilizan cifrado de datos para proteger los documentos almacenados y transmitidos.
Flujo de trabajo y automatización
Los SGD suelen incluir herramientas para automatizar los flujos de trabajo relacionados con documentos, como la aprobación de contratos, facturas o la revisión de informes. El sistema envía notificaciones automáticas para que los usuarios sepan cuándo deben revisar o aprobar documentos, mejorando la coordinación y el cumplimiento de plazos.
Conservación y archivo
El sistema puede aplicar reglas de retención a los documentos según la política de la empresa o normativas legales. Los documentos que ya no son de uso frecuente, pero deben conservarse por razones legales o históricas, se mueven a un archivo, donde se almacenan a largo plazo con medidas de seguridad adicionales.
Integración con otros sistemas
Un SGD puede integrarse con otros sistemas empresariales, como ERP (Planificación de Recursos Empresariales), CRM (Gestión de Relaciones con Clientes), correos electrónicos, plataformas de colaboración (como Microsoft Teams o Google Workspace), etc. Esto fomenta la interoperabilidad entre las diferentes áreas de la empresa.
Seguridad y respaldo
Los sistemas de gestión documental, generalmente, incluyen opciones para realizar copias de seguridad automáticas y en tiempo real, lo que asegura que los documentos no se pierdan ante fallas del sistema. El sistema puede programar la eliminación segura de documentos que ya no son necesarios, cumpliendo con normativas legales y liberando espacio.
Ejemplo del proceso que sigue un SGD
- Un empleado recibe un contrato por correo electrónico, acto seguido lo sube al sistema, donde es digitalizado e indexado.
- El contrato es clasificado automáticamente y asignado al área de “Contratos”, con etiquetas como “Cliente X” y “Fecha”.
- El sistema notifica al gerente de la necesidad de revisión y aprobación, quien accede al documento desde su dispositivo y aprueba el contrato.
- Se almacena en el repositorio centralizado con acceso restringido a los departamentos autorizados.
- Si el contrato tiene un vencimiento, el sistema envía alertas antes de la fecha límite para la renovación o terminación.
Tipos de sistemas de gestión documental
Existen varios tipos de sistemas de gestión documental (SGD), que se diferencian principalmente por su funcionalidad, la forma en que se implementan y su alcance.
Sistemas de gestión documental local (on premise)
Estos sistemas están instalados en los servidores locales de la empresa y se gestionan internamente. Todo el hardware y software necesario para la gestión documental está dentro de la infraestructura de la organización.
- Ventajas:
- Control total sobre la seguridad y el acceso a los documentos.
- Personalización según las necesidades específicas de la empresa.
- Ideal para empresas que manejan información muy sensible.
- Inconvenientes:
- Costos elevados de instalación y mantenimiento de la infraestructura.
- Requiere personal técnico especializado para su gestión.
- Limitaciones de acceso remoto si no está bien implementada la conectividad externa.
Sistemas de gestión documental en la nube
Este tipo de SGD está alojado en servidores en la nube, lo que permite el acceso remoto a los documentos a través de internet. Los proveedores de servicios en la nube gestionan la infraestructura.
- Ventajas:
- Acceso desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet.
- No requiere inversión en infraestructura local.
- Actualizaciones automáticas y mantenimiento gestionado por el proveedor.
- Escalabilidad y pago por uso.
- Desventajas:
- Dependencia de la conectividad a internet.
- Preocupaciones sobre la seguridad y privacidad de los datos, aunque los proveedores suelen ofrecer cifrado y medidas avanzadas.
Sistemas híbridos (local y en la nube)
Estos sistemas combinan elementos de los sistemas locales y en la nube. Parte de los documentos se almacenan y gestionan en servidores locales, mientras que otros pueden estar en la nube.
- Ventajas:
- Combina las ventajas del control local con la flexibilidad del acceso en la nube.
- Permite gestionar la información sensible localmente y al mismo tiempo facilitar la colaboración remota a través de la nube.
- Desventajas:
- Mayor complejidad en la implementación y gestión.
- Puede ser costoso, ya que implica mantener infraestructuras locales y pagar servicios en la nube.
Sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM)
Son plataformas más amplias que no solo gestionan documentos, sino todo tipo de contenido digital en la organización, como imágenes, videos, correos electrónicos, entre otros.
- Ventajas:
- Gestión integral del contenido de la empresa, no limitada solo a documentos.
- Integración con otros sistemas empresariales como ERP, CRM y herramientas de colaboración.
- Mejora la colaboración y la eficiencia al centralizar todo tipo de contenido en una única plataforma.
- Desventajas:
- Complejidad en su implementación y uso.
- Costos elevados, ideal para grandes empresas con necesidades amplias de gestión de contenido.
Sistemas de gestión documental electrónica (EDMS)
Son sistemas diseñados específicamente para manejar documentos en formato digital. Facilitan el almacenamiento, la recuperación y la gestión de versiones de documentos electrónicos.
- Ventajas:
- Centrado en la gestión eficiente de documentos digitales.
- Herramientas avanzadas para la búsqueda y recuperación de documentos.
- Control de versiones y auditoría.
- Desventajas:
- No gestiona documentos físicos.
- Limitado a empresas que ya operan principalmente en formato digital.
Sistemas de gestión de registros (RMS)
Estos sistemas se enfocan en gestionar registros (documentos que deben ser conservados por razones legales o administrativas) a lo largo de todo su ciclo de vida.
- Ventajas:
- Cumplimiento normativo en cuanto a la retención, archivado y destrucción de registros.
- Adecuado para empresas con requisitos regulatorios estrictos, como el sector financiero, legal o gubernamental.
- Desventajas:
- Enfoque limitado en los registros, no cubre todos los tipos de documentos o contenido de la empresa.
- Puede no ser suficiente para empresas que necesitan gestionar otro tipo de contenido además de registros formales.
Sistemas de gestión documental colaborativa
Están diseñados específicamente para facilitar la colaboración entre los empleados y equipos en la creación, edición y revisión de documentos en tiempo real.
- Ventajas:
- Herramientas de trabajo en equipo, permitiendo edición colaborativa en documentos en tiempo real.
- Ideal para empresas que necesitan coordinar trabajo entre diferentes departamentos o ubicaciones.
- Integración con plataformas de colaboración como Google Workspace, Microsoft 365 o Slack.
- Desventajas:
- Menor enfoque en el control de versiones o el cumplimiento normativo en comparación con otros sistemas de gestión documental.
- Puede no ofrecer funcionalidades avanzadas de archivado y conservación a largo plazo.
Sistemas de gestión documental verticales (especializados)
Son sistemas diseñados específicamente para sectores o industrias concretas, como la salud, la ingeniería, el sector legal o la construcción.
- Ventajas:
- Adaptación a los requisitos específicos de cada industria, como las regulaciones del sector o los tipos de documentos particulares que deben gestionarse.
- Funcionalidades especializadas, como gestión de planos en ingeniería o expedientes clínicos en salud.
- Desventajas:
- Pueden ser más costosos debido a su especialización.
- Menor flexibilidad para empresas fuera del sector específico.
Sistemas de gestión de información personal (PIM)
Estos sistemas están diseñados para gestionar los documentos personales y la información de los empleados o usuarios dentro de la empresa, como expedientes, contratos o historiales de empleados.
- Ventajas:
- Enfocado en la gestión segura de documentos e información personal.
- Cumple con normativas de privacidad, como el GDPR o CCPA.
- Desventajas:
- Limitado a la gestión de información personal y no abarca otros documentos empresariales.
Sistemas de gestión de flujos de trabajo documental
Estos sistemas están diseñados para gestionar el flujo de trabajo asociado a los documentos, como aprobaciones, revisiones y firmas electrónicas.
- Ventajas:
- Automatización de procesos documentales repetitivos, como la aprobación de contratos o facturas.
- Seguimiento y control de los documentos en cada etapa de su ciclo de vida.
- Desventajas:
- Su funcionalidad está centrada en los flujos de trabajo, por lo que no siempre cubre todos los aspectos de la gestión documental.
- Puede requerir integración con otros sistemas si se necesitan funciones más amplias.
Consejos para mejorar la gestión documental
Mejorar la gestión documental requiere una combinación de tecnología, políticas claras, formación del personal y una revisión constante para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa.
Digitalizar los documentos físicos
Convertir todos los documentos físicos importantes en formato digital es importante para facilitar su almacenamiento, búsqueda y recuperación. El uso de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para convertir documentos escaneados en archivos editables facilita el acceso a la información contenida en ellos.
Implementar un sistema de gestión documental adecuado
Invertir en un SGD que se ajuste a las necesidades y tamaño de la empresa es vital. Para ello hay que evaluar aspectos como la capacidad de almacenamiento, las funciones de búsqueda, los controles de acceso y las integraciones con otros sistemas.
También es importante aprovechar las capacidades de automatización del sistema para flujos de trabajo como aprobaciones, recordatorios y control de versiones.
Establecer políticas y procedimientos claros
Hay que establecer políticas claras sobre el ciclo de vida de los documentos, desde su creación, almacenamiento, actualización y archivado hasta su eliminación. Es vital que todos los documentos se clasifiquen conforme a un estándares para que todos los empleados sigan los mismos formatos y protocolos.
Organizar y clasificar correctamente los documentos
Añadir etiquetas y metadatos a los documentos para facilitar su clasificación y búsqueda es clave, además de establecer una jerarquía de carpetas en base a una estructura clara y lógica.
Controlar el acceso y la seguridad
Limitar el acceso a los documentos según el rol de cada empleado o departamento, implementar el cifrado de documentos y llevar un registro de quién accede a cada documento y realiza cambios, puede ser útil en caso de auditorías o si se detectan problemas de seguridad.
Automatizar flujos de trabajo
Implementar procesos automatizados para la revisión y aprobación de documentos y configurar recordatorios y notificaciones automáticas para mantener a los usuarios informados sobre fechas importantes (renovaciones de contratos, vencimiento de documentos, etc.).
Realizar copias de seguridad regulares
Asegurarse de que los documentos estén respaldados automáticamente en servidores seguros o en la nube y establecer un plan claro de recuperación para situaciones de emergencia.
Mantener una política de retención y eliminación
Definir plazos para la retención y eliminación de documentos de acuerdo con la normativa legal y las necesidades internas y utilizar métodos seguros de eliminación, como la eliminación digital permanente o el triturado físico, para evitar que la información caiga en manos equivocadas.
Formar y concienciar al personal
Capacitar a los empleados en el uso del sistema de gestión de documentos y en las mejores prácticas en el manejo de documentos, así como fomentar la cultura de la seguridad documental.
Monitorear y mejorar continuamente
Realizar auditorías periódicas del sistema para asegurarse de que se siguen las políticas de gestión documental y para identificar áreas de mejora y recoger comentarios de los usuarios sobre la facilidad de uso del sistema y sobre cómo mejorar los procesos documentales.
Optimizar el almacenamiento en la nube
Aprovechar las soluciones de almacenamiento en la nube para mejorar el acceso remoto y reducir los costes de almacenamiento físico. Asimismo, la nube permite escalar el almacenamiento según las necesidades de la empresa, lo que permite pagar solo por el espacio que realmente utilizas.
Controlar la versión de los documentos
Implementar un sistema de control de versiones para garantizar que siempre se esté trabajando con el documento más actualizado.
Mejores softwares de gestión documental
Existen varios softwares de gestión documental que destacan en el mercado por su funcionalidad, flexibilidad y capacidad de adaptación a diferentes tipos de empresas. La elección del mejor software de gestión documental depende de varios factores como el tamaño de la empresa, la complejidad de los flujos de trabajo, la necesidad de automatización, el presupuesto y la industria en la que opera la compañía.
Existen varios softwares de gestión documental que destacan en el mercado por su funcionalidad, flexibilidad y capacidad de adaptación a diferentes tipos de empresas
Microsoft SharePoint
SharePoint es una plataforma integral que ofrece gestión de documentos, colaboración y almacenamiento en la nube. Ofrece una integración completa con el ecosistema de Microsoft, por lo que es ideal para empresas que ya usan herramientas como Word, Excel y Teams.
M-Files
M-Files es un sistema de gestión de documentos que utiliza un enfoque basado en metadatos para organizar y recuperar documentos. Su enfoque en la organización basada en metadatos lo hace altamente eficiente para la búsqueda y clasificación. De este modo, es idóneo para organizaciones que gestionan grandes volúmenes de documentos y necesitan un sistema robusto de clasificación y búsqueda.
DocuWare
DocuWare es una solución de gestión documental que se ofrece tanto en la nube como en entornos locales, con un enfoque en la automatización de procesos y flujos de trabajo. Es excelente para automatizar tareas repetitivas y procesos documentales, por lo que lo utilizan empresas que desean, sobre todo, simplificar y automatizar sus procesos de documentación, especialmente en sectores como finanzas, recursos humanos y atención médica.
Alfresco
Alfresco es una plataforma de gestión de contenidos empresariales (ECM) open source, que ofrece soluciones flexibles para la gestión documental y la automatización de procesos. Su flexibilidad y escalabilidad la hacen adecuada para empresas que necesitan personalización.
eFileCabinet
eFileCabinet es un software de gestión documental diseñado principalmente para pequeñas y medianas empresas (pymes). Ofrece una interfaz sencilla y herramientas potentes para organizar, almacenar y recuperar documentos.
Laserfiche
Laserfiche es una solución de gestión documental y automatización de flujos de trabajo que se enfoca en mejorar la productividad empresarial y cumplir con normativas de compliance. Es un sistema muy robusto para empresas que necesitan cumplir con normativas estrictas, como el sector de finanzas, gobierno y salud.
OpenText
OpenText es una de las soluciones más completas y avanzadas en la gestión de contenidos empresariales. Ofrece una gama de productos y servicios que cubren todo el ciclo de vida de la información. Es altamente escalable y adecuado para gestionar enormes cantidades de datos y documentos, por lo que es ideal para grandes corporaciones.
Zoho Docs
Zoho Docs es una solución de gestión documental basada en la nube, parte de la suite de productividad de Zoho. Ofrece una interfaz intuitiva y está dirigida principalmente a pequeñas y medianas empresas.
Box
Box es una solución de almacenamiento y gestión documental en la nube que facilita la colaboración y el intercambio de archivos entre equipos distribuidos. Es especialmente útil para empresas que necesitan colaborar en documentos en tiempo real con equipos remotos.
Google Workspace (Google Drive)
Google Workspace incluye Google Drive, que es una opción popular para la gestión documental basada en la nube. Ofrece almacenamiento, colaboración y herramientas de productividad integradas. Es fácil de usar, económico y tiene capacidad de integración directa con otras herramientas, por lo que es idóneo para pymes y empresas que ya utilizan el ecosistema de Google.
