Es cierto que la sustitución del sistema ERP en una compañía tiene casi siempre un origen técnico o tecnológico. El cambio es inevitable cuando se utilizan sistemas desfasados y obsoletos. Soluciones hechas a medida cuya actualización es más cara que la compra de un sistema ERP nuevo. Programas de información patchwork, formados por soluciones parciales de diferentes proveedores no integrados. En definitiva, software cerrado y caduco que no admite nuevas funcionalidades y con menos consistencia que un castillo de naipes.
Está claro que estas variables de origen tecnológico condicionan el crecimiento empresarial de cualquier empresa. Y que con sus carencias hipotecan el día a día en la empresa de otros departamentos que sí son críticos, como el financiero, la gestión de recursos humanos y materiales, la capacidad de producción, o de almacenaje. Además, estas carencias limitan la respuesta rápida de las compañías a aspectos coyunturales generados en una situación de crisis o incertidumbre. Todo ello no hace más que lastrar la evolución empresarial de cualquier compañía.
Por lo tanto, los motivos técnicos son muy importantes a la hora de tomar la decisión de cambiar de ERP. Pero no son los únicos y tal vez no sean los más importantes. Muchas veces el cambio del ERP atiende a lo que podemos definir como segundas razones de negocio y que son realmente las más importantes para el cambio de ERP. Estas pueden pasar por dar respuesta a una nueva expansión empresarial nacional o internacional; la necesidad de nuevas funcionalidades para cubrir expectativas comerciales; la compra o venta de una empresa; las demandas que pueden tener en un departamento concreto; las exigencias de un cliente; cambios normativos; movilidad, teletrabajo… O simplemente acabar con la dependencia excesiva del actual proveedor.
A menudo son una lista de acciones, ideas y oportunidades a las que se debe renunciar porque no las soporta el actual sistema de gestión
Estas son las segundas razones de negocio que, si no cuentan con la solución y el proveedor de ERP adecuados, pueden hipotecar el crecimiento empresarial. Por ello, son realmente las más importantes para el cambio de programa ERP. A menudo son una lista de acciones, ideas y oportunidades a las que se debe renunciar porque no las soporta el actual sistema de gestión. Por eso, las segundas razones de negocio deben ser las primeras en la lista de cualquier empresa, no solo la que busque cambiar su ERP, sino la que busque recuperar la inversión de su compra.
En esa lista de segundas razones también deben constar las funcionalidades que cumple la nueva solución, los beneficios que aporta, cuál es el margen de incremento y, por ejemplo, si permite hacer el ejercicio de prever en cuánto se incrementarán las ventas si el nuevo sistema nos deja, por fin, añadir a ese nuevo cliente con el sistema EDI, requisito indispensable para operar con él. O también en cuánto se incrementarán los beneficios al acortar la fecha de entrega de los pedidos, y por lo tanto también la fecha de facturación con un proceso más rápido que el actual.
Las segundas razones deben identificarse. Ver cómo las soluciona el nuevo ERP y tenerlas cuantificadas económicamente. Por supuesto que en la apuesta por un nuevo soft- ware ERP no debemos quitar la importancia a la parte técnica; pero a la hora de buscar un nuevo ERP las empresas deben ordenar las prioridades y entender cuál es el objetivo del cambio y no simplemente el medio. Este análisis previo indispensable las ayudará y facilitará el proceso de búsqueda de la solución correcta y también del socio tecnológico que las acompañará en el apasionante proceso que supone el cambio de ERP.
