La Universidad Pablo de Olavide (UPO) de Sevilla ha implementado un nuevo sistema de digitalización para facilitar el acceso a la información y agilizar la consulta de los documentos digitales. Este sistema forma parte del proceso de mejora e innovación iniciado por esta universidad pública para la correcta gestión y tratamiento de los expedientes de su Personal Docente e Investigador (PDI), los estudiantes y el Personal de Administración y Servicios (PAS), así como la definición de su catálogo documental. Para su implantación, la UPO ha confiado en T-Systems por su capacidad de transformación e integración de sistemas tecnológicos y su experiencia en proyectos de gestión de contenido empresarial de gran envergadura.
El proyecto piloto de digitalización de la UPO, puesto en marcha por el Vicerrectorado de TIC, Calidad e Innovación y por la Secretaría General de esta universidad, se divide en tres fases y, actualmente, acaba de finalizar la primera, con una duración de cuatro meses y en la que se ha procedido a la digitalización de un alto porcentaje de expedientes del PDI. Para ello, durante este periodo se ha llevado a cabo una exhaustiva labor de consultoría documental para identificar la tipología de cada documento que maneja el personal docente, así como la preparación previa de los documentos y su posterior digitalización. T-Systems también se ha encargado de la gestión del cambio a través de la formación del personal de la UPO en los procesos de preparación y digitalización de documentos, la clasificación automática de los documentos en las distintas categorías y la captura de los campos relevantes para la extracción de metadatos que permita una búsqueda más fácil y un uso más sencillo de los documentos. También se ha realizado un control de calidad para garantizar la fiabilidad en la digitalización y la detección de posibles errores, así como la definición e implementación del proceso automático para la carga en un gestor documental de aquellos documentos electrónicos tratados y el despliegue de una capa de servicios básica documental para su consumo.
El nuevo sistema podrá funcionar en un entorno Cloud y ofrecerá acceso a, aproximadamente, 30.000 documentos pertenecientes a los expedientes de los profesores e investigadores de esta institución, que aunque no es el grupo más numeroso en cuanto a volumen de personas, sí es el que más información almacena en sus expedientes dentro de la comunidad de la UPO. A lo largo de 2015 se procederá con el volcado de los expedientes de los estudiantes y los del PAS, lo que significará el fin del papel en el seno de la UPO.
“En la Pablo de Olavide estamos continuamente trabajando para conseguir una universidad más integrada y conectada con el objetivo de ofrecer a todos los que formamos parte de ella un sistema de gestión de documentos más preciso que nos permita acceder de forma automática a los documentos, ya sean expedientes académicos, publicación de notas o documentos administrativos. Creemos que la digitalización era un paso que debíamos dar pronto y hemos encontrado en T-Systems el socio idóneo para ofrecernos las herramientas y el apoyo necesarios durante nuestro proceso de implementación y transición hacia la digitalización de la UPO”, ha señalado Vicente Guzmán, rector de la Universidad Pablo de Olavide de Sevilla.
Además de este proyecto, ambas instituciones han firmado un protocolo general de colaboración con el fin impulsar la celebración de actividades formativas de tipo económico, científico, técnico y de investigación en materias de interés común.
“Estamos muy satisfechos de colaborar con la UPO en su camino hacia la digitalización y transformar su infraestructura para mejorar, facilitar y agilizar el acceso a cualquier información. En T-Systems tenemos como objetivo convertir a todos nuestros clientes en corporaciones cien por cien digitales para ayudarles a afrontar con éxito el futuro y responder con creces a sus necesidades en medio de la actual revolución tecnológica”, ha afirmado Eduardo García, director de Sector Público de T-Systems Iberia.
T-Systems Iberia ha contado para este proyecto con su partner SGAIM, especialista en la extracción y conciliación automatizada de datos obtenidos de documentos electrónicos y en papel para agilizar los procesos de negocio e integrar la información con los sistemas de los clientes.
