En la era digital, la gestión documental y la protección de datos son desafíos cada vez más complejos para las organizaciones, especialmente en la Administración, donde se manejan grandes volúmenes de información sensible. En este contexto, el reciente estudio de Epson ‘Los Periféricos de TI ya no son Periféricos‘, reveló que el 65% de los profesionales del sector público considera que el escaneo y la digitalización de archivos es la mejor estrategia para proteger los datos de sus organizaciones.
Sin embargo, existe una desconexión entre el reconocimiento de esta práctica y su implementación, ya que solo un tercio (33%) de las organizaciones planea aumentar sus esfuerzos de escaneo para reducir las pérdidas de información o el archivado incorrecto de los datos. Este dato es aún más preocupante cuando nos damos cuenta de que más de la mitad (55%) de profesionales del sector confirma algún fallo en sus procesos durante el último año, provocando la pérdida de datos y documentos en sus organizaciones.
Conscientes de esta problemática, Epson ha diseñado soluciones avanzadas de escaneado para ayudar a las organizaciones del sector público a enfrentar los desafíos de la digitalización. La implementación de estas herramientas puede ser clave en su proceso de transición, facilitando la conversión de grandes volúmenes de archivos físicos a un formato digital con una rapidez de hasta 90 páginas por minuto, lo que optimiza la productividad de las instituciones. A esto se suma el uso de sistemas de almacenamiento digital con acceso restringido, que permiten un control preciso sobre quién accede a la información, manteniendo la privacidad y seguridad de los datos mediante métodos de autenticación avanzados.
La digitalización permite una accesibilidad instantánea a la información desde cualquier lugar potenciando la eficiencia operativa en el sector público
Asimismo, el almacenamiento en DVDs y discos de alta calidad, con una durabilidad estimada de hasta 100 años, se presenta como una solución robusta para evitar la pérdida o deterioro de documentos a lo largo del tiempo. Esta alternativa minimiza el riesgo de deterioro y reduce la necesidad de grandes espacios físicos de archivo a la vez que disminuye los costos asociados al almacenamiento. La digitalización permite, además, una accesibilidad instantánea a la información desde cualquier lugar, agilizando los procesos y potenciando la eficiencia operativa en el sector público.
A medida que la tecnología avanza, los escáneres pueden ser el primer paso de un proceso mucho más grande que implica la integración de herramientas, políticas de seguridad y la implementación de una estrategia integral para la gestión eficiente de la información. De esta manera, la inversión en la transformación digital puede ser gradual, así que los responsables de las organizaciones deben recordar que implementado pequeños cambios ya pueden generar grandes transformaciones.
La digitalización en la Administración Pública es una oportunidad clave para modernizar sus procesos y gestionar de forma eficiente y segura la gran cantidad de información sensible que maneja. Adoptar tecnologías de escaneado y almacenamiento digital permite reducir significativamente los riesgos de pérdida y deterioro de documentos, al tiempo que responde con agilidad a las demandas de la sociedad moderna: transparencia, eficiencia y accesibilidad.
