Esker, compañía especializada en la automatización de flujos documentales para gestionar la empresa sin papel, informa del proyecto de automatización de pedidos de clientes llevado a cabo para Kern Pharma, la compañía del Grupo Indukern dedicada al desarrollo, fabricación y comercialización de productos farmacéuticos, principalmente genéricos.
Kern Pharma, que recibe anualmente en su sede de Terrassa (Barcelona) unos 75.000 pedidos a través de EDI, fax y e-mail, debía incorporar unos 40.000 a su sistema de gestión de forma manual. Ahora, y gracias a la adopción de la Solución de Pedidos de Clientes de Esker en modo on demand, integrada en su sistema SAP, la compañía ha conseguido un gran ahorro de tiempo y la posibilidad de evitar errores derivados de la gestión manual.
La solución de captura de pedidos de clientes de Esker es utilizada en modo servicio. Permite leer todo pedido que entra por fax o email (unos 3000 de media al mes), extraer sus datos, validarlos e integrarlos en el sistema de gestión de Kern Pharma. La nueva interfaz de usuario de Esker permite una fácil y amigable gestión del flujo de pedidos que, automáticamente capturados, permiten acelerar el resto de la gestión hasta la entrega en tiempo y forma del medicamento a la clínica u hospital.
Ahorros de tiempo
En la actualidad, y desde la implantación de la Solución de Pedidos de Clientes de Esker, cada pedido que recibe Kern Pharma tarda una media de 50 segundos en ser gestionado, cuando antes, dependiendo del número de líneas de producto que incluyera, requería hasta de dos minutos para ser procesado. Ello supone ahorros de tiempo que llegan en algunos casos a cerca del 100%, y en general se acorta el tiempo de respuesta al cliente prácticamente a la mitad. En concreto, se constatan las siguientes mejoras:
- Reducción a la mitad del tiempo de gestión de cada pedido
- Mayor trazabilidad del proceso: cada acción en el proceso queda registrada
- Facilidad en la búsqueda del pedido: en pocos clics, desde la aplicación SAP
- Liberación del espacio de archivos en la oficina
Por otro lado, la unidad de Atención al Cliente de Kern Pharma puede visualizar, a través de unos cuadros de mando, información como número de pedidos recibidos durante el día, la semana o cualquier otro periodo, así como el tiempo medio de procesamiento de pedidos; todo ello en informes, métricas y gráficas. Dichos paneles de cuadros de mando son fácilmente diseñados y personalizados en función del perfil de usuario, para facilitar la toma de decisión en caso de desviaciones.
Según Irene Liébanas, coordinadora de Atención al Cliente de Kern Pharma, “Esker facilita la gestión del flujo de pedidos, ofreciendo un entorno amigable. Además, proporciona inteligencia a la gestión administrativa de los pedidos y su seguimiento. Al final, lo que se obtiene es un trabajo más desahogado y un cliente más satisfecho”.
Futuro del Proyecto
Tras sólo unos meses desde su puesta en marcha en el Departamento de Producción de Kern Pharma, la solución de Esker permite vislumbrar potenciales ahorros y sinergias. Para Albert Almajano, director del Área de Sistemas del Grupo Indukern: “Esker ha estado presente en todas las etapas del proyecto, manteniéndose siempre cercano incluso después de su puesta en marcha. Dada la experiencia positiva que hemos tenido, hemos recomendado su solución a otros actores de la industria y nos planteamos incluso extender la solución a otras compañías del Grupo”.
