El objetivo prioritario de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (JCCM) es facilitar a sus ciudadanos unos servicios de mayor calidad y precisión, que les permitan ahorrar tiempos en sus contactos con la Administración.
Con este planteamiento, los órganos de gobierno de la Comunidad han centrado en dos grandes actuaciones tecnológicas su estrategia para hacer realidad la Sociedad de la Información en el plazo más corto posible de tiempo: el proyecto Tarea, con el que se ha conseguido la implantación de un nuevo sistema de información económico financiero, y el proyecto de Calidad, Excelencia y Servicio a la administración regional, denominado César, cuya licitación se producirá probablemente antes de finalizar este año y que dará el espaldarazo definitivo a la administración electrónica dentro de la comunidad manchega.
La primera gran revolución en el ámbito de los sistemas de información de la Junta se produjo con la implantación de su nuevo sistema económico-financiero (2002-2004), cuyo estudio empezó a realizarse a finales de la pasada década. Acostumbrados a operar sobre programas y aplicaciones propietarias y con bases de datos no centradas en el ciudadano, la Junta dejó en manos de la Intervención General un proyecto para la implantación de un sistema de información estándar que superase la perspectiva puramente contable, y se adentrara en una remodelación organizativa y funcional como sustrato irrenunciable de las futuras actuaciones en el terreno económico: una gestión moderna que facilitase, en definitiva, información útil para la toma de decisiones económicas y, por tanto, políticas.
La búsqueda de la plataforma tecnológica no fue sencilla, aunque estuvo avalada por la tendencia que, a finales de los años noventa, empezó a emerger en los ámbitos administrativos hacia la utilización de soluciones de mercado. Como explica Damián Oliva, Interventor General en la JCCM, “la Administración tuvo que enfrentarse a serios problemas coyunturales, como el Cambio de Milenio o la implantación del euro, y estratégicos, como la necesaria modernización de sus sistemas de información, sobre todo los económico-financieros, para optimizar su gestión y ofrecer mejores servicios a los ciudadanos. En ese momento, algunas administraciones fueron más audaces que otras y empezaron a implantar soluciones de mercado para gestionar sus finanzas. Básicamente, SAP fue la herramienta seleccionada por todos ellos y nosotros aprovechamos esta tendencia para confiar a este suministrador nuestro proyecto económico”.
Tras un concurso donde quedaron como finalistas SAP, Oracle Financials y PeopleSoft, la JCCM decidió que la solución aportada por el primero era la que mejor se adaptaba a sus requerimientos funcionales y al futuro crecimiento del sistema provocado por las inminentes transferencias en materias de educación, sanidad y empleo (las de justicia se encuentran actualmente en pleno proceso de negociación). “Durante los últimos cuatro años, el presupuesto de la Comunidad se ha triplicado, la cifra de funcionarios se ha multiplicado por cuatro hasta alcanzar las 60.000 personas y, al mismo tiempo, el área económica de la JCCM ha pasado de contar con poco más de trescientos funcionarios a cerca de mil. Han sido crecimientos brutales que exigían un proyecto de futuro. Por esta razón, y ya se analizó en su momento, necesitábamos un socio tecnológico cuyo sistema pudiera dimensionarse conforme a nuestros crecimientos y que fuese capaz de evolucionar para incorporar las nuevas tecnologías imprescindibles para cualquier proyecto de Administración on line”, comenta Oliva.
Desde este punto de vista, la incorporación del área de sanidad al sistema económico-financiero de la Junta se realizó en el plazo de un mes y son las aplicaciones de mySAP Business Suite las que soportarán los nuevos desarrollos de la Intervención General en las áreas de Business Intelligence, CRM o cuadros de mandos.
“Vamos a utilizar toda la potencia de la plataforma para integrar aún mejor nuestros sistemas, tanto desde la perspectiva interna, como externa respecto a todos aquellos que interactúan con la Administración. Por ejemplo, queremos conocer la cuenta fiscal con cada ciudadano, el saldo entre lo que cada uno de ellos paga y la Administración le abona, optimizar los flujos de trabajo globales para conocer en todo momento el estado de cualquier trámite y conseguir un cuadro de mandos integral que nos permita informar con la máxima rapidez del estado económico de la Junta a cualquier instancia que lo requiera”, en palabras de Oliva.
Pero cualquier macro-proyecto, y más en el ámbito de la Administración, exige dos estrategias que resultan inalienables para el éxito: reingeniería para agilizar los procesos y optimizar la productividad y formación para motivar a los profesionales que tienen que sobrellevar el peso de los cambios.
Todos los proyectos tecnológicos desarrollados por la JCCM se han visto avalados por procesos de remodelación de procedimientos y por la necesaria formación de los funcionarios; una estrategia que Damián Oliva define en los siguientes términos: “desde mi área pensamos que la implantación de un sistema informático es la mejor herramienta para meditar sobre los procesos y procedimientos de la Administración. Todo el trabajo que hemos realizado se ha hecho pensando en la eliminación de trabas burocráticas internas y externas. La persona tiende a hacer lo mismo si le va bien, pero en mi opinión debemos pensar siempre en cómo hacer las cosas mejor para ahorrar costes y aumentar la productividad. Con la implantación de SAP dimos un vuelco importante a nuestros procesos y automatizamos muchas tareas, algo que todos hemos terminado reconociendo”.
En cuanto a la formación, asegura el interventor, “es un pilar básico de cualquier proyecto de sistemas. Intentamos valorar el impacto cultural de las diferentes iniciativas informáticas y conseguir que la gente se involucre en los proyectos. Creo que el éxito en la implantación del sistema económico-financiero se ha debido en gran parte al espíritu de consenso alcanzado con la mayoría de los mil funcionarios que trabajan en esa área”.
