La Universidad Europea de Madrid nació en 1999 con una fuerte vocación tecnológica, para dotar a alumnos y profesores de las mejores herramientas como principal apoyo a la formación. José Joaquín Loza es el máximo responsable de los sistemas del centro, que se encuentran en constante evolución. Tendencias como la externalización o el cloud computing rigen el día a día de la universidad y no suponen un obstáculo.
¿Cuáles son las particularidades del sector educativo frente a otros?
En todas las empresas e industrias se habla de la orientación a los clientes, lo cual supone que hay que tenerles muy identificados. En el caso por ejemplo de una fábrica, se está vendiendo un producto, y en nuestro caso tenemos a nuestros clientes dentro, que son los propios estudiantes. Obviamente no fabricamos clientes, pero el producto se confunde con el cliente, en cuanto que no solamente se le ofrece un producto general para que lo utilice en su beneficio (formación), sino que se le está modelando, por lo que diría que nuestro producto final es a la vez nuestro cliente. En el departamento de informática tenemos que apoyarlo todo, desde las campañas de marketing, porque estamos interesados en captar nuevos alumnos ofreciéndoles un valor diferencial, a través de la oferta formativa, pero también tenemos otras responsabilidades, como ofrecer las mejores instalaciones. La tecnología también tiene que ser diferencial.
¿Qué hitos tecnológicos destacaría?
Hace ya once años montamos el primer campus inalámbrico de España, con cobertura total en todo el campus. Desde entonces hasta hoy, hemos cambiado dos veces toda la infraestructura WiFi, lo que supone que no nos conformamos con haber sido pioneros, sino que seguimos actualizándonos, porque lógicamente, al cabo de cinco años esa infraestructura se había quedado obsoleta. Por ello, hace dos años hicimos una renovación completa con Cisco, cambiando toda la infraestructura WiFi del campus para ofrecer la mejor experiencia de navegación y acceso a Internet con la máxima calidad, lo que nos fuerza a gestionar las universidades de forma distinta, tanto a empleados como a alumnos.
Eso implica también la necesidad de incorporar distintas tecnologías en el aula. Aparte de la cobertura WiFi, tenemos algo que a simple vista puede parecer desapercibido, pero es muy importante, y es que las aulas están llenas de enchufes, porque los alumnos van a clase con su portátil o tablet, que tienen que cargar. Y también hay conexiones a la red local para poder hacer uso de determinados servicios, como por ejemplo el software disponible en los laboratorios, que tienen determinadas licencias o restricciones, y requieren una red cableada. Igualmente, dotamos a nuestras aulas con una pizarra electrónica, un PC, un proyector… todo esto significa que a través de la tecnología también estamos impulsando un cambio en la forma en la que se imparte la docencia, para que sea mucho más interactiva y bidireccional. En ese sentido, también hemos montado la plataforma de e-learning libre Moodle para incentivar que los profesores subiesen a la plataforma todos sus apuntes. Es algo que en principio costó, pero ahora somos la octava instancia a nivel mundial de número de cursos subidos a Moodle, porque tanto las asignaturas presenciales como las online lo utilizan como herramienta básica de interacción entre alumnos y profesores. A día de hoy ya no es solamente una plataforma para coger apuntes, sino que tanto alumnos como profesores se sienten muy cómodos y han abierto foros de discusión, a la vez que funciona como un buen sistema para la entrega de trabajos.
¿Hay sistemas informáticos compartidos con otras universidades del grupo? La Universidad Europea forma parte de un grupo de 67 universidades llamado Laureate International Universities, presente en 30 países y con más de 700.000 estudiantes. A día de hoy, cada país es autónomo. Somos una multinacional muy joven y sí que hay planes de mayor integración, de hecho ya hay algunas regiones, por ejemplo, la andina, que aglutina a cerca de 150.000 alumnos que ha sido pionera en trabajar con una estructura regional común, funcionando con sistemas comunes, hospedados y mantenidos con técnicos que dan soporte a todas las universidades, lo que también, además de la optimización de los procesos, facilita una enorme reducción de costes. Ese es el objetivo que se quiere conseguir a nivel global, una idea que comenzó a gestarse ya hace unos cinco años y que se sigue reformulando, porque a la vez, es un asunto complejo, ya que todavía hay ciertas reticencias.
¿Cuántas personas componen el departamento de TI en la Universidad Europea? ¿Se ha visto reducido el Departamento TI? ¿Y los presupuestos?
Somos 28 personas, y hemos crecido exponencialmente. Hemos crecido tanto en personal, en un 40% en los dos últimos años, como en inversión, ya que el gasto informático se ha multiplicado por dos.
¿Cuál es el papel del CIO? ¿Tiene poder de decisión? ¿Se refuerza su papel o pasa a segundo plano? ¿De dónde parten los proyectos?
En cuanto a mi posicionamiento, dependo del director financiero, lo cual, desde mi punto de vista creo que es un error, porque el director de Informática considero que tiene que partir de una jerarquía más adecuada. En mi caso, afortunadamente estoy funcionando bien porque nuestro director financiero entiende de tecnología, y eso es muy importante, pero en muchos otros casos, podría suponer un problema, porque el hecho de depender de una figura económica hace que los proyectos sean bastante restringidos, y una informática en la que los recursos son muy limitados. El hecho de que el CIO esté a nivel de comité de dirección es, para mí, imprescindible.
En cuanto a los proyectos, tenemos establecido un régimen de trabajo común, para que todos los agentes puedan participar e involucrarse, y hacer que apoyen los proyectos al sentirse parte de ellos. Para ello, hemos implantado una serie de buenas prácticas y una estructura de IT Governance muy interesante, en la que tuvimos que formalizar la forma de pedir y presupuestar las nuevas iniciativas. Así, invitamos a cualquiera que tenga una necesidad informática que nos la traslade, a unas personas identificadas en el departamento como Business Partners. Ese es el caso por ejemplo de un profesor que desee implantar algo, aunque sólo se pondrá en práctica su idea si es útil y extrapolable a toda la universidad. Posteriormente, la idea pasa a un comité de desarrollo, donde hay una persona delegada de cada uno de los miembros del comité de dirección, para que esté representada toda la universidad. Ahí se debaten las ideas y los presupuestos, pero si finalmente se hace o no, no es el departamento de Informática quien así lo decide, sino todos los miembros de ese comité.
¿Entonces, cuánto tiempo puede tardar en aprobarse un proyecto?
Depende de la naturaleza del proyecto. Puede variar desde 24 horas a meses. Hay métodos urgentes de aprobación dependiendo de la relevancia del proyecto. Pero por lo general suele ser de un año a otro.
¿En qué tipo de proyectos están trabajando actualmente?
Este año tenemos muchísimos grandes proyectos. Así, tenemos por ejemplo el de firma académica y gestión electrónica, que implica una reingeniería de procesos e implantación de la firma electrónica en los principales procesos de la universidad, como en actas y gestión de actas de los profesore. Es una de las iniciativas más ambiciosas. Otro gran proyecto es el de la gestión por trimestres, lo cual quiere decir que habrá tres períodos en los cuales los alumnos pueden entrar y salir, matricularse, etc. Esto supone un cambio muy importante para facilitar la asignación de profesores, aulas, etc.
También destacaría la gestión de convalidaciones. Y es que más de la mitad de nuestros alumnos no empezaron con nosotros desde el primer curso, sino que provienen de otros centros y, por diversos motivos, han decidido continuar sus estudios con nosotros. Y otro de los proyectos destacables es el control de presencia, para hacer un mejor seguimiento de los alumnos que asisten o no a clase. Se trata de un sistema automatizado que hace que los profesores tengan un control y alertas sobre las bajas de los alumnos.
¿Cuáles son sus principales proveedores?
Nuestra filosofía es la de trabajar con muy pocos proveedores, porque preferimos trabajar con pocos fabricantes que no son proveedores, sino amigos. Les invitamos a que se involucren en nuestros procesos y por tanto tienen nuestra absoluta confianza. En el caso por ejemplo de la red de comunicaciones, no contamos con múltiples operadoras, y contamos con Zertia, quien se ocupa de toda la gestión de las líneas principales, de backup, gestión de routers y cortafuegos, etc. También contamos con Indra para toda la parte del desarrollo. Con Fujitsu hacemos todas las instalaciones de planta, y con Comparex tenemos la gestión del CPD.
¿Externalización sí o no? Totalmente sí. Tenemos una estructura en la que, antiguamente, en el departamento había programadores y técnicos que se encargaban de los desarrollos. Pero no era eficiente, así que ahora no tenemos ninguno, y no es que hayamos echado a nadie, sino que hemos redefinido las tareas. En lugar de operar directamente esas soluciones, tienen a una empresa que hace ese trabajo por ellos, que es Indra, y HumanTech para los recursos humanos, que se gestionan con Meta4. De hecho, antes teníamos a los técnicos de Indra en nuestro campus, pero volvieron a sus oficinas ubicadas tanto en Alcobendas como en Lérida, desde donde lo gestionan.
Igualmente, ¿Apuesta por el cloud computing?
Sí. Yo no quiero tenerlo todo en un CPD. Desde hace años, cada vez que viene un nuevo sistema, en nuestro centro de datos no entra. Por ejemplo, el sistema de gestión de contratos de la universidad lo llevan desde Barcelona. A mí me da igual dónde esté el servidor, porque no vamos a comprar “cajitas” de software que hay que mantener, y el coste es inmenso. Así, pedimos a los proveedores que se ocupen de todo, desde alojar sus servicios en un servidor, hacer los backups, asegurar las comunicaciones y la instalación de parches, etc.
Pero entonces, ¿no le teme a la nube? Para nada. Normalmente, la gente se lo piensa mucho, y ahí está el error. Los departamentos de Informática no estamos para montar servidores, sino para dar servicio. El cloud computing da la flexibilidad para dotarte de los recursos cuando los necesitas, por ejemplo, para el lanzamiento de una campaña puntual de marketing. Es un cambio de mentalidad que no es fácil, pero sí una realidad inminente. Pero siempre ha pasado lo mismo con cada nueva tecnología, por ejemplo, con la virtualización. Al principio, costó mucho hacer entender que era muy necesaria para aumentar la eficacia. Hoy ya nadie lo discute. Lo mismo sucederá con la informática en la nube.
Desde su experiencia, ¿Qué es lo mejor y lo peor de ser CIO?
Lo mejor es que no es para nada aburrido. Es un trabajo dinámico y para nada tedioso. En Informática hay tantas cosas por hacer, que lo que te falta es tiempo y dinero, pero ideas y tecnología nunca faltan. Es un trabajo muy ilusionante. Lo más complicado es lidiar permanentemente con el desconocimiento, en el sentido de que se necesita mucha más formación para que los usuarios sepan utilizar las herramientas que se les está dando, lo cual es fundamental para rentabilizar las inversiones y, lógicamente, para sacarle el mayor partido a las herramientas.
