La modernización tecnológica de una organización no sólo reside en la adquisición de equipamiento y software de última generación. Existe una problemática de la que no se suele hablar y tiene que ver con la retirada de aplicaciones que ya han dejado de ser operativas pero que las compañías tienen que conservar por imperativos legales y de mantenimiento de datos. Según Gartner, las empresas están lidiando con portoflios de aplicaciones heredadas (que vienen a suponer el 50% del parque corporativo) cada vez más costosas de mantener. La retirada de aplicaciones fue el eje temático de un encuentro organizado por Computing en colaboración con Informatica, y en el que estuvieron presentes varios responsables tecnológicos representativos de la empresa española.
Para Carlos Valero, CIO de Vodafone, se trata del principal reto al que se enfrenta su empresa: “tenemos aplicaciones históricas heredadas de años y, que por la dinámica de negocio, es imposible apagarlas”. Desde su punto de vista, más que un problema TI, es un problema de negocio, “el cortoplacismo hace que cueste tanto retirar esas aplicaciones”. “La operadora ha buscado el equilibrio, minimizar en lo posible y hacer más eficiente lo que tenemos para poder reinvertir en proyectos de transformación. Sólo si lo vemos como un proyecto de transformación a nivel de todas las unidades de negocio, podrá funcionar este modelo”, asegura Valero, quien define esta labor de “pico y pala, y labor constante”.
Juan Secardi, Delivery Service Global de BSS Applications de Telefónica, considera que “hay una cuestión clara en el momento de decidir un cambio, además de decidir la tecnología que se implantará y conseguir este balanceo con el negocio, y es que tomada la decisión, la empresa se mete de cabeza en el proceso y tiene que saber hacia dónde va más adelante”. En su opinión, “no hay marcha atrás, no hay que convertir el cambio en otra aplicación heredada”. Fernando Galvache, CIO de Sage, considera que la problemática en su caso es parecida. “Para nosotros es un doble reto, pues tenemos un gran crecimiento por adquisiciones. En el mundo entero somos más de 86 compañías y en España hemos crecido desde 2006 hasta 11 empresas organizadas en torno a cuatro unidades de negocio.
Esto nos convierte en grandes clientes de tecnología, hemos tenido que hacer hablar todas estas aplicaciones, unificar todos estos sistemas”, puntualiza Galvache. Tanto en infraestructuras como en aplicaciones heredadas, Sage está consiguiendo una optimización del gasto y el ahorro obtenido lo utiliza en refinanciarse. “Por un lado, tenemos la unificación local y, por otro, la global. Estamos sincronizándonos con la corporación. Hay decisiones buenas en el pasado que se tomaron localmente, pero al ir a grupo tenemos que transformar. Todo ello con la estrategia de ir adquiriendo empresas en el menor tiempo posible”, describe Galvache. La compañía se rige por un plan de sistemas hasta 2016 y de momento está sacando provecho a su refinanciación de aplicaciones.
De diferente naturaleza es Unidad Editorial, como explica Alex Palomo, IT Manager de la editora de El Mundo, Expansión y Marca. “Tengo la suerte de contar con una empresa manejable de 1.800 empleados. En mi cabeza puedo tener el mapa global del ecosistema de infraestructuras y las aplica- ciones. Somos exigentes, no queremos que envejezcan las aplicaciones, estamos en renovación continua”. En este ecosistema controlado, Unidad Editorial busca la eficiencia y no se contempla la existencia del legacy porque siempre se están buscando eficiencias. Alex Palomo reconoce haber estado en otras empresas donde se decía: “si funciona no lo toques, y a veces uno se empeña en hacer lo contrario”. Unidad Editorial cuenta con una partida recurrente todos los años a nivel presupuestario donde se contempla la renovación de infraestructuras y, en consecuencia, de aplicaciones.
Rural Servicios Informáticos es una empresa de servicios TI para la banca, con un volumen de negocio importante, 3.800 oficinas, 3.000 cajeros y 600.000 TPV. Luis Martínez Gómez, director de Producción y Sistemas, relata la evolución de su empresa: “hace siete años ya nos dimos cuenta de la crisis bancaria y no tuvimos otra salida que reducir costes por encima del 50%. En ese momento sólo teníamos aplicaciones heredadas de 30 años. Procedimos a algunas ingenierías para no tocar el software, de forma que pudiéramos migrar a otras plataformas más baratas”. Martínez detecta un problema similar entre las aplicaciones legacy y las nuevas, “el problema siempre ha residido en la documentación, si las nuevas no están documentadas llevan el mismo camino y dentro de cuatro años hablaremos de un legacy más moderno”. El experto señala que es un problema difícil de atajar porque los proyectos TI siempre se retrasan y “el primer colchón del que se tira es la documentación”. Su filosofía reside en “ni tirar todo, ni hacer todo. Habrá aplicaciones que por ser críticas para el negocio haya que mantener y aquellas que tengan alto riesgo habrá que cambiarlas”. Para Martínez siempre hay razones para instalar nuevas aplicaciones, como sucedió en el año 2000: “necesitamos un espolón para acometer un cambio”. Desde la perspectiva de Renfe, hay unos factores que inciden sobre estas aplicaciones, como son el requerimiento normativo y la protección de datos, tanto del sector ferroviario como al hablar de un decreto liberalizador.
Para Javier González, director corporativo de Sistemas de Información de Renfe, “constituyen un buen motivo para rehacer tus aplicaciones y ante ello buscar la solución que menos te impacte”. También pueden abrirse nuevas líneas de negocio o necesidades funcionales tanto de tipo transaccional como informacional, “y entonces percibes que es muy complicado retocar esa aplicación, y te planteas cambiarlo todo, lo cual nos sucedió con el sistema de venta y reserva, una aplicación que data de 1968 y que pudimos cambiar en 2010 gracias al ‘driver’ de Internet”. Para Javier González, el coste de operación es otro factor determinante. “En general, los responsables de sistemas, por la dinámica que hay en las empresas, solemos ser resistentes. Porque el negocio te está priorizando nuevas funcionalidades, nuevos productos y servicios, y es lo primero que tenemos que atender”, argumenta el CIO de Renfe. Y el último factor, que debería ser el primero, es el riesgo, alerta González: “estamos asumiendo el riesgo de unas aplicaciones que no puedes tocar, que no generan gastos pero cualquier cambio supone una inversión poco justificable en un ‘business case’, y que conservamos embalsamadas”. “El lema suele ser, si funciona no lo toques, y son aplicaciones estables a base de funcionar durante muchos años. Qué sentido tiene cambiar la gestión de vacaciones si no ha cambiado la política de RRHH. Nadie se siente impelido a cambiar por cambiar”, sentencia el directivo de Renfe. Alex Palomo añade el driver de las infraestructuras a este cóctel: “si dejas un entorno AS/400 y avanzas a un mundo virtualizado, te obliga de inmediato a adaptar tus aplicaciones”. Luis Martínez, por parte de Rural Servicios Informáticos, apunta que “los ahorros han venido más por las infraestructuras y en el software de base, y eso que no hemos hecho cambios funcionales. Nosotros nos fuimos de una plataforma IBM a plataformas abiertas”.
Retirada de aplicaciones
Emilio Valdés, vicepresidente del Sur de EMEA, añade al debate un aspecto crucial: ¿qué hacer con la tecnología obsoleta? “En muchas ocasiones se justifica claramente que una aplicación antigua ha de ser reemplazada, pero la clave es qué hacer con esa tecnología que tienes que apagar. En ocasiones no es obvio que se desenchufe directamente; por temas de cumplimiento normativo tienes que mantenerlas activas para futuras auditorías y eso genera un gasto recurrente de mantenimiento”.
Pero, ¿cuál es la política de apagado de aplicaciones de estas empresas? En Vodafone no hay una respuesta única. “En el sector de las Telecomunicaciones se ha producido un gran dinamismo en los últimos años y esto te hace acelerar la renovación, pues las aplicaciones que desarrollabas hace diez años ya no te valen, porque no tienen capacidad de soportar los nuevos procesos de negocio”, afirma Carlos Valero. Sin embargo, “he visto pocos business case que se justifiquen por un cambio tecnológico, y en alguna situación hemos recurrido al mercado de segunda mano”. Vodafone no pone en marcha un proyecto de renovación tecnológica sin que haya por detrás uno de apagado, y todos los años dedica una parte de su prespuesto al apagado de aplicaciones.
Desde SAGE están obligados a determinar un ROI, “qué vamos a apagar y cuánto ahorro nos supone. Hacemos plan de transición y trabajamos en paralelo con las aplicaciones”, explica Fernando Galvache, para quien “el problema del legacy es el riesgo; estamos yendo a la estandarización como ha sido el desarrollo del nuevo call center, que nos ha aportado un 43% en productividad, hemos virtualizado todos los servidores y hemos conseguido ahorros del 40%”.
Acelerando el proceso de apagado
Otro problema colateral es el movimiento de datos, pues la propia normativa te exige tenerlos accesibles para cualquier situación legal que se requiera, como puede ser un litigio con un cliente. “En un banco el volumen de mantenimiento de estos datos es tremendo, lo aconsejable es archivarlos en una estructura de bajo coste y que permita un acceso razonable a los mismos”, aconseja Valdés de Informatica. El CIO de Renfe coincide en esta apreciación, ya que “las migraciones de datos son muy complejas y a veces resulta imposibles ponerlas en marcha”.
Como explica Yomar Rosendo, Strategic Business Development de Informatica, “en las adquisiciones, el 50% de las aplicaciones son candidatas a retirarse. Como lo que nos sigue importando son los datos, las trasladamos a una infraestructura de ‘low cost’, que garantiza un acceso razonable en tiempo durante varios años”. Desde Telefónica, la estrategia de apagado resulta complicada, pues los datos antiguos tienen que seguir permaneciendo. Sin embargo la operadora española ha querido ser ambiciosa con el desarrollo de un plan de apagado del 20% para este ejercicio.
