Son muchas las organizaciones que se han lanzado a utilizar el e-learning buscando eliminar, o al menos reducir, los costes asociados a la formación presencial tradicional; y es el avance de esta tendencia la base de las estimaciones que asocian a la formación on line unos pronósticos de crecimiento de al menos del 5 por ciento para 2004. Desde luego, el e-learning es un ámbito clave, pero muchas de las compañías que planean implementar un sistema de formación on line encontrarán dificultades a menos que eviten una serie de áreas problemáticas específicas. Así lo revela un reciente informe de Forrester Research, en el que se apuntan los cinco errores más comunes que conducen inevitablemente al fracaso de este tipo de proyectos.
Partiendo de la premisa de que el despliegue tecnológico es sólo una parte de un proyecto de implementación de e-learning, Forrester subraya que a fin de conseguir el éxito a largo plazo, los aspectos organizacionales deben concebirse como los retos más importantes. Entre esos factores la consultora apunta la conexión de la formación con la estrategia del negocio, la garantía de disponibilidad de soporte financiero y el convencimiento de los usuarios para cambiar el modelo de aprendizaje que están acostumbrados a utilizar. En ese sentido, la clave radica en establecer un equipo de control del proyecto de e-learning que cuente con un líder a nivel de la vicepresidencia o el cuadro ejecutivo así como con miembros representantes de los intereses de los distintos departamentos o unidades de negocio -incluyendo el departamento de TI-, y que se encargue de guiar el desarrollo, despliegue y crecimiento del proyecto.
En segundo lugar, la consultora llama la atención sobre los desastrosos efectos del uso de contenido pobre o aburrido, ya que constituye uno de los principales enemigos del éxito del e-learning y conduce directamente al rechazo por parte de sus potenciales usuarios. De acuerdo con Forrester el contenido que simplemente responde al requerimiento de poder leerse en un soporte electrónico no es el que atrae la atención de los usuarios y si no responde a las verdaderas necesidades de los alumnos permanecerá inutilizado. Ante este riesgo es necesario asegurarse de que el contenido está bien producido desde el punto de vista técnico y que su diseño atrae a los alumno, de manera que seleccionar cuidadosamente los contenidos que necesita cada uno de los empleados para crecer profesionalmente a largo plazo es mucho más efectivo que limitarse a adquirir librerías de contenido con centenares de títulos; sin olvidar que también resulta fundamental asociar los contenidos seleccionados a las competencias clave de los empleados de la organización.
El tercer error más común consiste en optar por tecnología inestable y difícil de utilizar, ya que cuando los alumnos descubren que el uso de la tecnología de e-learning es un odisea, el proceso de aprendizaje simplemente no funciona y si el funcionamiento del sistema se convierte en lo más importante, el aprendizaje pasa a un nivel secundario o simplemente fracasa. La elusión de ese error pasa por garantizar que la infraestructura puede soportar cada una de las necesidades específicas de formación on line y que es intuitiva y transparente a sus usuarios; una labor que exige un trabajo estrecho con el departamento de sistemas en cada una de las fases del desarrollo y despliegue del proyecto. Y es que, como subraya el informe de Forrester, es mejor crecer con simultaneidad al aumento de las necesidades que comprar un sistema con componentes adicionales que por el momento no se necesitan.
Una cultura no receptiva o sin conocimiento de la experiencia del e-learning constituye el cuarto riesgo a eliminar ya que, incluso contando con una tecnología y unos contenidos excelentes, éstos caerán en saco roto si los potenciales usuarios no están preparados para la experiencia del e-learning. Y es que si la nueva modalidad se introduce a los usuarios únicamente a través de anuncios vía correo electrónicos, el e-learning fracasará porque la formación on line es muy distinta a la formación presencia y los usuarios a menudo desconfían de su validez. Así, resulta determinante organizar un equipo multidisciplicinar que incluya miembros de las áreas de marketing, formación y dirección con el objetivo de facilitar información continua, experiencias y soportar a los alumnos.
Por último y no por ello menos importante, Forrester incide en las negativas consecuencias que se derivan de la carencia de unos objetivos con resultados medibles. La experiencia de la consultora demuestra que la inclusión de cursos en un catálogo no garantiza su uso, incluso cuando los contenidos están relacionados con las específicas necesidades de capacitación de sus potenciales usuarios, y ni siquiera un elevado número de accesos a los cursos garantizan el aprendizaje. Por ese motivo Forrester aconseja determinar unos indicadores de base de las capacidades de los usuarios y establecer objetivos específicos de mejora a través del e-learning, es decir, diseñar un plan de e-learning para cada empleado con experiencias que supongan un diferencia en el desarrollo de su actividad y desarrollar un sistema que posibilite la medición de esos resultados.
