La necesidad de un cambio cultural que hiciera más efectivo el trabajo de las 30.000 personas que forman parte de la estructura del Ayuntamiento de Madrid, el cual venía sufriendo los inconvenientes derivados de unos procedimientos burocráticos obsoletos, constituye la razón principal que ha llevado al Ayuntamiento de Madrid a sentar las bases tecnológicas para hacer realidad una nueva forma de gestión derivada del paso de la verticalidad a la horizontalidad. A partir de un estudio interno descubrimos que la falta de comunicación y la descoordinación de los servicios era lo más preocupante y que a la intranet gestionada por el Centro Municipal de Informática simplemente se había llevado la información, explica la directora gerente de Innovación y Tecnología de la Concejalía de Gobierno y Economía del Ayuntamiento de Madrid, María Jesús Villamediana, quien apunta que nos fijamos el objetivo de convertir esa intranet en una herramienta de gestión del cambio en línea con los procesos emprendidos de normalización de los procedimientos, optimización de los recursos y disminución del papel.
Con ese objetivo y apoyándose en las soluciones de Vignette nacía en diciembre de 2002 Ayre, acrónimo de ‘Ayuntamiento en Red’ que da nombre a un ambicioso proyecto en el que la comunicación interactiva, la colaboración y la transparencia aparecen como premisas, y del que recientemente ha visto la luz una segunda versión mejorada tanto a nivel de interfaz como de funcionalidades, entre las que destacan las herramientas colaborativas interdepartamentales y la aplicación de gestión de pedidos. Utilizando la filosofía de la banca en Internet, podemos hacer que los empleados pidan lo que necesitan y se gestionen a sí mismos al mismo tiempo que agilizamos la totalidad de los procesos en los que están involucrados, comenta Villamediana, quien señala que la facilidad de acceso representa uno de factores clave del éxito de este proyecto y en este sentido ya contamos con casi 8.000 puestos informatizados repartidos por los 750 edificios que el Ayuntamiento tiene distribuidos por Madrid .
El portal Ayre, fruto de un proyecto dotado con 240.404 euros en el que han participado IBM y Iecisa, cubre las tres áreas de gestión interna del Ayuntamiento (recursos humanos, económicos y materiales) y se ha desarrollado en Java sobre el servidor de aplicaciones WebSphere de IBM integrado con Vignette Content Manager Server como gestor de contenidos y DB2 como sistema de gestión de bases de datos; una infraestructura que da respuesta a las necesidades clave de esta iniciativa cuyo éxito pasa, según Villamediana, por la personalización, la actualización, la manejabilidad y la accesibilidad .
