¿En qué consiste la digitalización?
La digitalización es el proceso de convertir la información a un formato digital. La información se organiza en unidades discretas de datos, denominados bits que pueden almacenarse y transmitirse en múltiples soportes de forma universal.
La digitalización es el primer paso para la introducción efectiva de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en las actividades de negocio.
¿Cómo afecta a las empresas?
Este proceso tiene grandes implicaciones tecnológicas y de negocio para las empresas, ya que facilita el almacenamiento, la reproducción y el acceso compartido a la información.
Según resaltan organismos como la OECD, el principal beneficio de la digitalización es el impulso de la productividad en las organizaciones que la llevan a cabo con éxito, independientemente de su tamaño y estructura.
El grado de digitalización de la empresa determinará el rendimiento que ésta podrá obtener de aplicaciones de gestión de clientes (CRM), planificación empresarial (ERP), gestión de la cadena de suministro (SCM) y análisis de la información de negocio (Business Intelligence). Es más, sólo las empresas ‘digitales’ podrán extraer el máximo valor de las relaciones con clientes, socios y proveedores, inherentes a la empresa extendida.
Pero, ¿pueden ‘digitalizarse’ todas las empresas?
La digitalización varía en función de la actividad o sector. Para las empresas con un uso intensivo de la información o cuyos productos/servicios sean ‘digitalizables’ (música, imágenes, textos…) conlleva una total reconversión del negocio, puesto que pueden dejar de vender bienes físicos para comercializar bits. Esto supone enormes economías de escala tanto en la producción como en la distribución, así como nuevas posibilidades de personalización, empaquetado y entrega de los productos.
En las industrias de bienes físicos, el mayor impacto de la digitalización se da en las actividades de negocio secundarias (administración, contabilidad, finanzas, recursos humanos…). La digitalización permite integrar estas tareas a lo largo de toda la organización, con la consecuente agilización y ahorro de costes en los procesos.
¿Por qué fracasan algunos proyectos de digitalización?
Muchas veces, el error estriba en no tener en cuenta que los proyectos de digitalización debe ir directamente relacionados con un proceso de cambio organizativo. El gran reto es vencer la resistencia al cambio de las personas y lograr que éstas incorporen las nuevas tecnologías a sus hábitos de trabajo. En ocasiones, es la dirección quién dificulta el cambio y se resiste a introducir las TI en los procesos de negocio.
Otro factor que frecuentemente provoca el fracaso es la orientación excesivamente tecnológica. Las inversiones más importantes se destinan al desarrollo tecnológico y la migración de datos, pero a veces no se tienen en cuenta los objetivos reales del proyecto.
¿Qué factores determinan el éxito?
Además de responder a las necesidades de la empresa, los procesos de digitalización requieren del liderazgo de la dirección general. El gobierno de la empresa debe comprometerse a gestionar el cambio en la organización, crear y saber comunicar una visión de futuro y establecer un sentido de urgencia que evite prolongar el proceso durante años.
El liderazgo debe acompañarse de una buena ejecución, que pasa por la definición y el seguimiento de los objetivos, la planificación global del proyecto (aunque sin caer en una falta de flexibilidad), la creación de mecanismos de control, la designación de recursos necesarios para llevarlo a cabo y la medición de pequeños logros a corto plazo.
Otro de los aspectos a tener en cuenta es la motivación de los empleados, que puede lograrse con una retribución variable vinculada al éxito del proyecto u otros incentivos.
Por último, en el terreno tecnológico conviene inclinarse por soluciones personalizadas y escalables, basadas en estándares, que permitan extender el proyecto fácilmente a todos los departamentos.
Además de los procesos, hay empresas que se ven afectadas por la digitalización hasta el extremo de tener que transformar sus productos. Es el caso de la centenaria firma de fotografía Kodak, que se ha visto obligada cambiar radicalmente su estrategia para adaptarse a las nuevas demandas del mercado. La compañía quiere pasar de ser conocida por su película fotográfica, papel y química a convertirse en el referente de software, productos y servicios basados en la imagen digital, tras comprobar que los consumidores han adoptado la fotografía digital dos veces más rápido de lo que Kodak preveía.
Para ello, la compañía ha iniciado el desarrollo interno de competencias, que implica, entre otras, la capacitación del personal de todos los ámbitos de la empresa y la incorporación de nuevos profesionales con experiencia en el nuevo campo. Además, desarrolla desde hace tiempo una amplia red de alianzas con empresas de base tecnológica y, por otra parte, ha acometido una serie de adquisiciones para incorporar tecnologías clave o ganar cuota en sectores en los que desea posicionarse.
Aunque en 2002 los nuevos negocios digitales suponían el 30% de la facturación y no aportaban beneficios, Kodak espera que en 2006 representen el 60% de las ventas y la mitad de su resultado operativo. Además, la compañía espera aumentar su facturación a un ritmo de entre el 5 y el 6% anual, hasta 20.000 millones de dólares en 2010.
