Poco a poco han quedado atrás los tiempos en que Portal era sinónimo de “página o sitio web”, en los que las empresas e instituciones se limitaban a ofrecer datos básicos y alguna información general. Durante estos últimos años, el concepto ha evolucionado a un conjunto de servicios y herramientas agrupadas en un punto de acceso único y dirigido a un colectivo concreto, en función del cual se agrupan en Portal Horizontal, Portal Especializado, Intranet, etc. Lo que se considera portales de primera generación.
Varios son los factores que marcan la evolución actual de los portales y su tendencia futura. Por un lado, se ha producido un cambio cultural, nos hemos acostumbrando a usar el “navegador” como principal herramienta de trabajo, como punto de acceso a la información e -incluso- como espacio para gestionar nuestro ocio, compras y tiempo libre.
Adicionalmente, los crecientes volúmenes de información, distribuidos entre sistemas que no se comunican entre sí de forma sencilla, provocan pérdidas de tiempo e ineficiencias en las búsquedas de información. Todo ello ha propiciado:
Un fuerte desarrollo de las tecnologías de integración, utilizando estándares abiertos, como SOA y Web Services, en un esfuerzo por reducir los costes de desarrollo y acelerar la construcción e integración de soluciones.
La información se tiende a clasificar de forma jerárquica en taxonomías, (entre un 15 y 20 por ciento de las empresas ya lo hacen) independizándola de la organización, de los sistemas de TI y de la audiencia, mejorando el acceso y disminuyendo el tiempo necesario para realizar las búsquedas.
Aparición de productos para el desarrollo de Arquitecturas de Integración (EAI) y su evolución a EII (Enterprise Information Integration).
Soluciones completas para la gestión de contenidos, comprendiendo los procesos y capacidades técnicas para soportar el ciclo de vida del desarrollo de contenidos digitales.
La cada vez mayor necesidad de trabajar en equipos geográficamente deslocalizados ha fomentado el desarrollo de herramientas de colaboración -como foros, chat, espacios de trabajo virtuales, repositorios de documentación, videoconferencias, buscadores, workflows- así como de tecnologías para garantizar la seguridad de las transacciones, como https, SSL y firma digital.
Es en este contexto donde surgen los portales de segunda generación, como elemento integrador de herramientas y espacios de trabajo, como punto de acceso único a todo lo que la persona pueda necesitar en su puesto de trabajo y como centro de gestión integral. En ellos los empleados, clientes y colaboradores mejoran su eficiencia y ahorran tiempo en la búsqueda y gestión de la información en su labor diaria.
Podemos encontrar varios ejemplos de esta nueva generación. Destacan entre ellos el portal de Accenture, aglutinando herramientas, bases de conocimiento, políticas y centros de trabajo distribuidos en 48 países. Con más de dos millones de páginas de capital intelectual disponibles, una media de 400.000 buscadas al mes y 2.000 contribuciones recibidas.
El paso natural en las actuales organizaciones es convertir su zona interna en un centro de gestión integral para los empleados, e integrar en la zona externa todos los portales verticales que dan servicio a clientes, proveedores o colaboradores.
Son cada vez más las posibilidades que la tecnología ofrece para proporcionar un punto de acceso único a las aplicaciones de trabajo e integrar procesos e información. Los profesionales pueden tener al alcance de un “clic” múltiples elementos de apoyo, integrando tareas y soluciones para apostar por la competitividad y el retorno de la inversión a través de:
Reducción directa de costes: Automatizando procesos y disminuyendo el apoyo que necesitan las personas para completarlos.
Mejora en la eficiencia operativa: reduciendo significativamente el tiempo necesario para realizar las tareas, mecanizando e integrando los servicios prestados por distintas áreas, facilitando el acceso a la información y mejorando los procesos de comunicación.
Incremento del nivel de satisfacción de las personas: Eliminando complejidades organizativas que el empleado no tiene por qué sufrir.
Apoyo al proceso de innovación: Facilitando una colaboración entre personas y permitiendo un acceso eficaz al conocimiento de la empresa.
Formación: Centralizada desde el Portal, tanto a empleados como a proveedores o clientes.
Gestión del Conocimiento: Mejorando el acceso a los activos de conocimiento de la empresa y sus colaboradores, mejores prácticas, expertos y experiencia. Evolucionando de un modelo de empresa en el que el conocimiento se guarda celosamente -porque “la información es poder”- a una estructura en la que el conocimiento compartido constituye una ventaja competitiva.
Mejora de la calidad percibida e incremento de la fidelización. Los clientes y proveedores disponen de herramientas y utilidades ubicuas que les permiten tener en acceso en cualquier lugar y a cualquier hora a los sistemas de información de la compañía.
Es obvio que estos cambios comportan un giro en la cultura y los valores propios de las empresas. Por lo tanto las soluciones han de adaptarse al contexto de cada organización, sus activos y su estilo. Las personas y tecnología hallan en este tipo de soluciones la posibilidad de acceder a un punto de encuentro natural, abriendo nuevas posibilidades a las organizaciones que apuestan por el éxito.
