¿Cuántos correos electrónicos recibe usted al día? ¿Cuántos calcula que puede recibir diariamente una organización que cuenta con 100, 1.000 o 10.000 empleados? Y, sobre todo: ¿cuánto cree usted que ocupa toda esa ingente cantidad de e-mails y qué costes de almacenamiento conlleva?
La brutal proliferación de e-mails ocasiona que hoy en día cualquier organización necesite optimizar la disponibilidad de los datos incluidos en los mensajes de correo electrónico que constantemente están llegando a los empleados, minimizando los costes de almacenamiento. Una estrategia de migración de datos efectiva contribuye a aliviar la carga del servidor, reduce los tiempos de restauración, logra un uso más eficiente del espacio de almacenamiento nuevo a medida que va quedando disponible y atenúa el impacto que supone el crecimiento de los almacenes de datos de las plataformas de correo electrónico corporativo.
Tradicionalmente, los administradores y usuarios de estas plataformas de correo electrónico corporativo (por ejemplo, pensemos en MS Exchange) solucionaban la cuestión del crecimiento del volumen de información (IS) mediante la eliminación o migración periódica de los mensajes antiguos o no deseados. Sin embargo, estos intentos por liberar espacio del buzón dificultan la gestión porque, en realidad, esos mensajes terminan residiendo en los equipos de los usuarios como archivos .PST. Ahora hemos entrado en una nueva era en la que las políticas de migración centralizadas sustituyen dichos archivos .PST. O, expresado con otras palabras, se impone la constante disponibilidad de los datos, lo que pasa por una gestión avanzada de los mismos.
Es cierto que actualmente existen en el mercado determinadas soluciones encaminadas a la gestión y conservación de la información de colaboración y mensajes importantes, con potentes funciones de seguimiento y migración que permiten maximizar la gestión y disponibilidad de los datos de una organización. Pero no es menos cierto que algunas de estas soluciones adolecen de carencias como la facilidad de uso, el ahorro efectivo de capacidad de disco y gastos, la mejora de la productividad y la auténtica reducción de riesgos, entre otras. Además, muchas de ellas son soluciones puntuales que no forman parte de una aplicación integrada de protección de datos.
Por consiguiente no nos dejemos deslumbrar por la luminosidad del mercado y planteémonos la gran pregunta: ¿qué debe aportar una solución de esta índole para que verdaderamente merezca la pena su implantación en cualquier clase de organización? Desde mi punto de vista, son tres los principales valores añadidos que deben incorporar esta clase de soluciones (lo que no quiere decir en absoluto que no existan otras ventajas igualmente relevantes).
El primero de ellos es gestionar el tamaño del almacenamiento primario de la plataforma de correo electrónico corporativo, de tal manera que su capacidad se pueda predecir. La migración periódica de los mensajes de correo mantiene de forma efectiva el IS en un estado constante, lo que elimina la necesidad de actualizaciones de los recursos para dar respuesta al crecimiento. Esto significa, entre otras cuestiones, menor ventana de back up, un uso reducido de la capacidad de almacenamiento del disco primario y un mejor rendimiento de la plataforma de correo electrónico corporativo, al tiempo que se conservan los niveles de seguridad para garantizar un acceso correcto en todo momento. Mediante la automatización de la migración y la reducción del tamaño del IS, se reduce el coste total de la propiedad.
Una segunda ventaja es la sencillez de la gestión y administración de correo electrónico, de forma que los administradores puedan dar respuesta a sus necesidades operativas a través de una sencilla interfaz de navegación unificada. Una solución de este tipo debe proporcionar opciones de retención potentes y flexibles que permitan a los administradores optimizar el sistema y adaptarlo a sus necesidades. En función de unos criterios predeterminados la solución implantada ha de migrar automáticamente los mensajes y sustituirlos por etiquetas que ofrezcan información de recuperación a los usuarios.
El ejemplo ideal de lo que aquí escribo sería el siguiente: los datos migrados aparecen en la interfaz de la plataforma de correo electrónico corporativo con un icono especial que avisa a los usuarios de que el mensaje o archivo adjunto correspondiente ha sido migrado. La recuperación de los datos migrados es fácil: los usuarios sólo tienen que hacer un clic en el mensaje antes desechado y éste se recuperará automáticamente de su ubicación de almacenamiento. O bien, los administradores de TI pueden utilizar la interfaz de navegación para buscar entre los atributos del mensaje (o en el cuerpo o dentro de los ficheros adjuntos) antes de recuperarlo.
Y el tercer aspecto a tener en cuenta es la utilización eficiente del espacio de almacenamiento. Seguro que a usted o a alguien de su entorno en un determinado momento se le han planteado dudas como: ¿está a punto de agotarse la capacidad de mi buzón?; ¿estoy realmente casi al límite de mi cuota asignada?; ¿se está quedando mi servidor de correo electrónico sin espacio de disco? Es imprescindible que la solución pueda migrar automáticamente los datos cuando el usuario llegue al límite de su cuota asignada. Con esta expansión de la bandeja de entrada perceptiva los usuarios rinden más, ya que pueden acceder a sus datos sin siquiera tener que gestionar el tamaño de sus bandejas de entrada. No cabe ninguna duda de que el control de la plataforma de correo electrónico corporativo posibilita una reducción de las interrupciones por superación de la cuota del buzón.
En suma, una solución de gestión y conservación de la información contenida en una plataforma correo electrónico corporativo siempre debe conducir a un objetivo final: la mejora controlada de los niveles de productividad y competitividad de una organización sin que se resienta su seguridad. No obstante, si alguien está pensando en acometer un proceso de estas características, lo más adecuado es que contraste las posibilidades que ofrece el mercado con expertos independientes (en la medida de lo posible) y que pida referencias sobre lo que estos potenciales proveedores están haciendo en el mercado.
