¿Son conscientes las organizaciones de las aplicaciones que los empleados están usando? ¿Y de las necesidades reales de infraestructura de almacenamiento o de la seguridad que necesitan? La pregunta es más amplia: ¿están preparadas las organizaciones para adaptarse al uso real de la tecnología que ha propiciado el cloud computing?
La realidad es que los empleados utilizamos numerosas aplicaciones para mejorar nuestra productividad, pero que resultan ajenas a un entorno estrictamente profesional. No sólo hablamos del uso de las redes sociales en el trabajo; también de los sistemas de almacenamiento en la Nube o de los correos electrónicos que enviamos a una cuenta personal con material de trabajo para poder acceder a la información desde casa.
Utilizamos estas aplicaciones porque estamos acostumbrados a ellas, sabemos que funcionan y también son capaces de ofrecernos el servicio que necesitamos cuando lo necesitamos. El uso de estas aplicaciones personales con fines profesionales es lo que se denomina “shadow IT” de las organizaciones o “TIC en la sombra”.
Están en la sombra porque escapan al férreo control de los CIO (Chief Information Officer) y responsables TIC. Y escapan a través del navegador, no de los sistemas de permisos y usuarios, de los firewalls o de cualquier otro sistema de seguridad lógica. Estas soluciones de seguridad continúan siendo imprescindibles para garantizar la confidencialidad de los sistemas TIC de las compañías, pero también debe adaptarse al uso y necesidades reales de los empleados.
Muchos usuarios incluso están más adelantados que su propia empresa en la adopción de estas tecnologías. Como empleados, exigimos ahora a las organizaciones una mayor agilidad en el uso de las TIC. Si no, recurrimos a otros servicios, como un correo electrónico multiplataforma o un sistema para compartir archivos, pero no vamos a prescindir de todo lo que estas aplicaciones nos permiten. ¿No es más lógico que la organización ofrezca las soluciones que necesitan los empleados? ¿No es más seguro ofrecer servicios corporativos cloud a los que se puede acceder desde cualquier sitio y lugar? ¿No es mejor saber dónde se almacenan exactamente esos datos y que cumplen todas las garantías de seguridad y confidencialidad que necesitamos como organización?
Las empresas deben ser conscientes de esta brecha que existe entre las aplicaciones que están a disposición del empleado y de lo que el empleado realmente demanda. No se puede ignorar el uso en la sombra de todas estas aplicaciones que no se controlan desde los departamentos técnicos: los CIO deben ser realistas ante la existencia de esta tecnología en la sombra.
Ahora, el uso de la tecnología por parte de las organizaciones necesita revisarse con mucha mayor regularidad que hace años. En el pasado, se tendía a apostar más por la puesta en marcha y el mantenimiento de la tecnología que por la innovación, principalmente por la necesidad de inversión que requería el hardware, tanto por los costes iniciales de adquisición, los recurrentes de su administración diaria o por su poca flexibilidad.
El mejor ejemplo lo encontramos en nuestro puesto de trabajo. Hace tan sólo unos años, nuestra mesa de oficina contaba con todas las herramientas informáticas necesarias para desarrollar las tareas del día a día: la inversión en TIC se ajustaba a la actividad de cada empleado. Ahora, la línea divisoria entre el puesto de trabajo y el ámbito personal ha quedado difuminada, en buena parte gracias a la proliferación del uso de dispositivos móviles y del cloud computing.
Si este concepto del cloud, del que ya disfrutamos como usuarios particulares, se traslada al ámbito empresarial, las empresas pueden darse cuenta de que la aplicación TIC más rentable no tiene por qué estar escondida bajo un tecno-acrónimo, como CRM, ERP, CM… Las herramientas tecnológicas más rentables y más usadas por los usuarios pueden ser un correo electrónico que siempre funciona, un Disco Duro Online para enviar cómodamente archivos corporativos o un ordenador corporativo en la Nube que facilita el teletrabajo.
Las organizaciones, con los CIO como principales impulsores de la transformación tecnológica, deben entender cuanto antes cómo está influyendo el Cloud en su negocio y propiciar que, a través del cloud, emerja toda la tecnología en la sombra que los usuarios demandan. El primer paso es preguntarse qué queremos hacer con la tecnológica y no qué tecnología queremos usar. Para ello, es imprescindible aceptar esta nueva forma de hacer las cosas llamada cloud computing.
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