Mi empresa está pensando en implementar un sistema de gestión documental que nos permita integrar de forma eficiente el manejo y custodia de la información en una única aplicación. ¿Existe alguna normativa que me obligue a conservar la documentación? ¿Durante qué plazos? ¿Tengo que guardar copia de todos los correos electrónicos que se intercambian diariamente?
La custodia de información en soporte documental resulta de vital importancia en la actividad de cualquier compañía y representa la prueba más evidente de la operativa diaria del negocio. En este sentido, es imprescindible mantener procedimientos de gestión de la documentación que permitan en todo momento justificar cualquier decisión que se adopte. Esta necesidad es mayor aún, si cabe, cuando el crecimiento de la empresa y el uso masivo de los recursos tecnológicos diversifica el número de usuarios que pueden requerir o modificar esa documentación. Para controlar el uso de la información resulta indispensable llevar a efecto una firme política de gestión documental que, además de establecer obligaciones de conservación y destrucción de la documentación, asegure una adecuada confidencialidad a su contenido. A este respecto, debemos resaltar que, en el ordenamiento jurídico español, no existe una única norma que englobe la regulación legal referida a la gestión documental. En consecuencia, existe una variedad de normas y plazos para la conservación de documentación, en función de las diferentes áreas del derecho que se vean afectadas por la operativa de la empresa.
Las empresas deben custodiar la documentación generada en el marco de las relaciones laborales que se concierten en el desarrollo de sus actividades durante diferentes plazos según su naturaleza. Así, la obligación de archivar y conservar recibos de salarios junto con los boletines de cotización a la Seguridad Social se prolonga durante un período mínimo de cinco años (Orden de 27 de diciembre de 1994, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, referente a Salarios). Asimismo, el plazo de prescripción de las infracciones en el ámbito laboral (Ley 5/2000 sobre infracciones y sanciones de orden social) es,
con carácter general de tres años, por lo que deberá conservarse toda la documentación al efecto durante ese plazo.
Adicionalmente, el Código de Comercio impone a los empresarios individuales y sociedades mercantiles la obligación de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.
Desde el punto de vista fiscal, la Ley 58/2003 General Tributaria y la Ley 1/1998 que regula los Derechos y Garantías de los Contribuyentes disponen que el plazo de prescripción de las deudas tributarias, durante el cual deberá conservarse toda la documentación acreditativa a tal efecto, es de cuatro años. En idéntico sentido, en materia del Impuesto sobre el Valor Añadido (Ley 30/1985 del Impuesto sobre el Valor Añadido), se obliga a los sujetos pasivos, por un lado, a expedir y entregar facturas o documentos equivalentes de sus operaciones y a conservar duplicado de los mismos y, por otro, a conservar las facturas recibidas, los justificantes contables y los duplicados de las facturas emitidas durante su correspondiente periodo de regularización y los cinco años siguientes.
Cuando la empresa mantenga información que reciba la consideración de datos de carácter personal (entendida como cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables), debe tenerse en cuenta que la normativa sobre protección de datos personales (Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal) dispone que los datos personales no serán conservados en una forma que permita la identificación del afectado durante un período superior al necesario para los fines que motivaron su recogida o registro. Sin embargo, los datos personales deberán conservarse durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre la empresa y el interesado.
Por último, y sin que exista una obligación directa de conservación, cualquier empresa necesita mantener todos aquellos documentos que evidencien la existencia de contratos o la titularidad de derechos frente a terceros, al objeto de defender su posición ante potenciales litigios o reclamaciones de terceros que puedan surgir en un futuro. Esta exigencia se prolonga durante el tiempo en el que no hayan prescrito las posibles acciones que puedan ejercitar los terceros. A este respecto, el Código Civil español establece, con carácter general, un plazo de prescripción de quince años para las acciones personales que no tengan señalado término especial de prescripción y de un año para las indemnizaciones por responsabilidad extracontractual. Las obligaciones cuyos pagos deban hacerse por años o en plazos más breves prescriben a los cinco años.
En la práctica, como consecuencia de la imposibilidad de prever la existencia de pleitos o reclamaciones en un futuro, ésta es una de las exigencias de conservación de documentación más difícil de cumplir por parte de las empresas. En este sentido, resulta recomendable que los documentos que reflejen vinculaciones contractuales se conserven, una vez concluida su vigencia, durante el tiempo en el que siga siendo ejercitable cualquier acción relacionada con el mismo.
Cuando hablamos de la importancia de la conservación de documentos nos referimos, con carácter general, a cualquier tipo de soporte que justifique una transacción, como pueden ser registros contables, contratos…, pero también a otros documentos menos formales como comunicados internos o correos electrónicos.
Aunque los documentos en papel siguen siendo, en muchos casos, prioritarios en los archivos de las empresas, en los últimos años, nuestro legislador ha aprobado una prolija normativa relacionada con las Tecnologías de la Información, con el fin de admitir la validez de los documentos en soporte electrónico. Así, actualmente se reconoce la validez de la facturación telemática (Ley 30/1985 sobre el Impuesto sobre el Valor Añadido). Igualmente, la Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil admite como medio de prueba cualquier instrumento que permita archivar y conocer o reproducir palabras, datos, cifras y operaciones
matemáticas llevadas a cabo con fines contables o de otra clase, relevantes para el proceso. Por otro lado, la Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información dota a los contratos celebrados por vía electrónica de los mismos efectos que los contratos celebrados de forma física, siempre y cuando concurran el consentimiento y los demás requisitos necesarios para su validez.
Por último, la Ley 59/2003, de Firma Electrónica reconoce eficacia jurídica a la firma electrónica (entendida como el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante), de tal manera que la firma electrónica que cumpla una serie de requisitos tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los
consignados en papel.
