La factura electrónica ha marcado un antes y un después en la actividad del departamento comercial de alimentación humana de bonÀrea Corporación, empresa cárnica del sector agroalimentario desde 1959, que aborda el ciclo productivo completo, desde la cría a la venta directa del producto elaborado. Una actividad compleja, con múltiples tipologías de proveedores y clientes, en la que la facturación en papel representaba un importante cuello de botella.
A pesar de contar con un sistema estable de Intercambio Electrónico de Documentos (EDI), el departamento comercial de alimentación humana de bonÀrea no había conseguido migrar hacia un intercambio de documentos electrónico a todos sus proveedores. Un problema que, con la colaboración de Seres, ha resuelto incorporando la recepción de factura electrónica.
Hoy, el 94% de las facturas llegan en formato electrónico y 9 de cada 10 proveedores utilizan este formato. Una transformación digital que ha permitido a bonÀrea ahorrar 449 horas al año en la gestión de las facturas. Además, el 85% de las facturas recibidas pasan directamente a pago, y cada semana firma 3.000 facturas para el pago, con la consiguiente satisfacción de los proveedores.
El Proyecto
El principal objetivo de bonÀrea al iniciar el proyecto era eliminar todo el “papel” posible, pero muchos de sus proveedores no terminaban de realizar el cambio. Para conseguirlo, se aprovechó la estructura EDI, diseñada también por Seres, y se añadió un nuevo entorno de facturación electrónica, lo que permitió que no se tuviese que realizar ningún cambio a nivel interno de la empresa y eliminar la entrada manual de facturas en el sistema.
Se aprovechó la estructura EDI, diseñada por Seres, y se añadió un nuevo entorno de facturación electrónica
También se sustituyeron los trabajos de identificación y cotejo de la factura por un sistema donde los identificadores (N.º de pedido, albarán…) eran obligatorios y el proceso de validación y contabilización se hacía de forma automática.
En paralelo, se ofreció una nueva alternativa, “gratuita”, a los proveedores para hacer llegar sus facturas y sumarse al cambio. Un cambio que, como pudieron comprobar rápidamente, les aportaba una visibilidad que antes no tenían. “Los proveedores han dejado de llamar –explica Mónica Mongay, del departamento informático de bonÀrea-, porque no lo necesitan, ya que ahora tienen más visibilidad de sus facturas”.
En el sistema anterior, las facturas llegaban a un departamento y a unos responsables determinados que, a menudo, no eran los indicados; lo que provocaba importantes pérdidas de tiempo y retrasos. “Ahora las facturas electrónicas van identificadas al departamento y persona que corresponde y se procesan automáticamente. Además, la e-factura incluye el pedido o el albarán, que permiten su cotejo automático”, señala Mongay.
La facturación electrónica permite a bonÀrea que una sola persona se encargue de gestionar unas 3.000 facturas por semana. “Solo hay una intervención humana en el caso de que algún registro de la factura sea erróneo. No se miran las facturas una a una, sino que se hacen de forma global”. Una de las claves del éxito es que cuando bonÀrea realiza el envío del pedido, expide toda la información necesaria para que el proveedor pueda generar la factura de forma electrónica, “De esta manera -concluye Mónica Mongay- son muy pocas las discrepancias”.
