El departamento de RRHH es el centro de operaciones que debe cohesionar las nuevas tecnologías y las personas dentro de las organizaciones. Los profesionales de los Recursos Humanos de las empresas deben centrar sus esfuerzos en analizar, planificar, captar y desarrollar a las personas. Es decir en tareas más o menos rutinarias de tipo administrativo. ¿Qué ocurriría, si este ingente trabajo pudiera ser llevado a cabo por una máquina de forma que todo su esfuerzo se dirigiera tan sólo a tomar decisiones y a estar con la gente? Pues que probablemente todo marcharía mejor. El modelo ASP puede ser la solución.
Los profesionales de los RRHH han de concentrarse en las necesidades de la organización, planifican el desarrollo de las personas y captan nuevos profesionales, desarrollan y mantienen modelos que garanticen condiciones y relaciones de trabajo idóneos para la organización. Es por eso por lo que se hace imprescindible la descentralización de una parte de las tareas administrativas que les eran propias, permitiéndoles reforzar su papel en aspectos más analíticos y estratégicos, potenciando de esta manera la competitividad de sus empresas en el mercado.
Para poder hacer frente a esta descentralización, y a la incesante competencia en la economía global, las empresas se empiezan a plantear la posibilidad de externalizar servicios, para ello el mercado nos ofrece múltiples opciones entre las que merece tener en cuenta los ASPs (Application Server Providers), cuya misión es crear un centro de servicios on line que ofrece una nueva vía de acceso a un software. Usando este sistema, las aplicaciones críticas de la empresa, tales como RRHH y Nómina, se alojan, actualizan y mantienen por una tercera empresa (el ASP) y no localmente dentro de la compañía.
Los ASP alquilan en vez de comprar, soluciones estándar, listas para ser ofrecidas directamente a las empresas, que podrán acceder a las mismas a través de Internet. Se trata al fin y al cabo, de distribuir una misma aplicación a n-usuarios diferentes, aunque tengan distintos modelos de negocio.
Consiste en evitar los largos procesos de implementación que llevan asociado un duro trabajo de consultoría, para poder adaptar el producto a las necesidades de cada compañía, garantizándoles así la posibilidad de disponer de una solución que siempre estará a la vanguardia gracias a las sucesivas actualizaciones.
A pesar de lo interesante que pueda resultar esta alternativa que nos ofrece el mercado, es importante sopesar las ventajas e inconvenientes que plantean los ASPs antes de decantarse por ellos como posible opción.
Por ello, no cabe duda que el planteamiento de partida no debería ser otro que preguntarnos si estas empresas son una solución efectiva y/o eficaz para todas las organizaciones, capaces de sustituir satisfactoriamente a una herramienta de gestión personalizada, dado que, no todas tienen las mismas características ni las mismas necesidades.
Las ventajas del uso de un ASP son muchas, desde la consabida reducción de costes de administración de sistemas informáticos, porque se factura únicamente por el uso de las aplicaciones y servicios, hasta la posibilidad de selección ilimitada de software. Es decir, las empresas podrán elegir la herramienta que quieran, entre las múltiples que existen en el mercado sin preocuparse del presupuesto que conlleva la adquisición de las mismas.
Además un ASP ya no supone un gran desembolso ni es necesario hacer fuertes inversiones en software de gestión o actualizaciones de hardware. Por otro lado su puesta en marcha es muy operativa en cuanto el usuario se abona, está preparado para ponerse a trabajar. El ASP es el que se ocupa de todo el trabajo de instalación y consultoría. Otro punto interesante para las empresas es la garantía de compatibilidad. Los usuarios ya no tienen que preocuparse de si su hardware es suficientemente potente para utilizar una determinada aplicación o si la instalación de un programa creará conflictos con un software ya instalado. No tienen que instalar un software, simplemente acceden a él on line. Y por último, dado el efecto de movilidad que vive nuestra sociedad, se puede acceder a la información desde cualquier sitio.
Cuando se estudia la posibilidad de implantar un ASP para RRHH hacemos la valoración en función de cinco aspectos seguridad, cultura, ideografía, coste, escalabilidad o evolución. Sin contar el hecho de que al tratarse de una opción novedosa, en pleno desarrollo, las empresas que han optado por esta alternativa son aún pocas, pero su potencial crece hasta el infinito.
Respecto a la seguridad de los datos, el acceso a la herramienta se realiza de forma remota, vía web; por lo que ya no es el departamento de informática de la propia empresa los que se dedican al mantenimiento de los programas ni a su actualización, se trata de un servicio integral que brindan los ASPs.
En cuanto al aspecto cultural, esta forma de trabajar supone un choque con la cultura organizacional, puesto que los datos se encuentran fuera del control directo de los usuarios. Además, los ASPs ofertan aplicaciones estándar y esto puede conducir a un estancamiento en el nivel de desarrollo de los RRHH, derivado de la falta de libertad para ampliar la información contenida en la herramienta o en la imposibilidad de optar a nuevas funcionalidades, que por otro lado se pueden conseguir si fueran los propios departamentos de RRHH los que gestionaran las mismas.
Como comentamos, el bajo coste que ofrece esta opción puede estar más orientado a las pymes que a grandes empresas, puesto que viene a ser una solución intermedia entre los programas básicos de gestión y los ERPs. Ahora, habría que plantearse, si el bajo coste inicial es más importante que la efectividad o la rentabilidad a largo plazo. No hay que olvidar que la tecnología avanza de forma vertiginosa y por tanto, paralelamente, también debería hacerlo el desarrollo de las organizaciones, por ello, una aplicación estándar no sería capaz de sustentar adecuadamente las necesidades que surgen de esta carrera hacia la competitividad y a la excelencia.
Carolina Verdú, de Deloitte & Touch y Sandra Monticone, de Cézanne Software.
