Con el proyecto Zero email, Atos se ha comprometido a ser “the Zero email company” a finales de 2013, eliminando todos los correos internos. Robert Shaw nos explica en esta entrevista cómo la organización está trabajando para cumplir este ambicioso objetivo.
En febrero de 2011 pusieron en marcha la iniciativa Zero eMail, ¿qué resultados están obteniendo ya?
El lanzamiento de este programa coincidió con el inicio de la búsqueda de una solución a la sobrecarga de correos electrónicos en el lugar de trabajo. En el primer año hemos evaluado el impacto de la sobrecarga de email en nuestro negocio y hemos desarrollado un enfoque científico para elegir las alternativas más apropiadas al email. Una vez ejecutado este plan, en enero hemos logrado una exitosa prueba piloto de las redes sociales dentro de nuestra organización, y a fecha de 16 de octubre hemos iniciado el despliegue de nuestra red social empresarial blueKiwi. Hoy en día contamos con más de 1.500 empleados y queremos lograr un despliegue completo para finales de junio del año que viene. Nuestro piloto ha demostrado que los equipos que colaboran juntos con un propósito común y están utilizando este software social son capaces de reducir su correo electrónico interno a cero. Ahora esperamos replicar este resultado en toda la empresa.
¿Cuáles fueron los motivos que les indujeron a poner en marcha esta nueva forma de trabajo?, y qué objetivos perseguían?
Nos hemos dado cuenta que la generación de empleados más joven que entran en el lugar de trabajo ya son maestros altamente conectados a la red del software social, por lo que quisimos aprender de esta generación y descubrir cómo esa forma de trabajar podría influir positivamente en el entorno laboral. Esto fue particularmente importante porque en ese momento se midió el estrés y la ineficiencia asociada con la sobrecarga de correo electrónico, y vimos que realmente teníamos que hacer algo para mejorar la vida laboral de nuestros empleados.
¿Qué herramientas y metodologías comprende Zero eMail?
En primer lugar creemos que es importante que los empleados utilicen las herramientas adecuadas para su trabajo. Creemos que emplear el correo electrónico para todo no es recomendable, por tanto, estamos alentando activamente las conversaciones cara a cara, las llamadas telefónicas, llamadas por Internet y mensajería instantánea en lugar del email. También estamos promoviendo un flujo de trabajo menor para las tareas y procesos y un mayor uso de nuestro portal para reducir la dependencia del correo electrónico en las comunicaciones. Por último, estamos implementando blueKiwi que creemos que es la mejor solución de software social en el mercado hoy en día. Estamos utilizando la versión “ZEN” pues contiene el equilibrio correcto de las funcionalidades tipo Facebook combinadas con aplicaciones de negocio de gran alcance tales como la capacidad de wiki, la posibilidad de organizar el trabajo en “comunidades” de empleados, contribuyendo a los debates y búsquedas.
¿Qué cambios en la forma de trabajar supone la sustitución del email por otro tipo de herramientas? Un cambio importante es que en lugar de conectarse al correo nada más llegar por la mañana, es que los empleados revisen primero el portal “myAtos” para las tareas y luego ir a su “comunidad” en blueKiwi. El correo electrónico sigue siendo vital para los empleados que tienen relación directa con los clientes, así que queremos que dicho canal siga siendo empleado para las conversaciones importantes con clientes. Así cesará la necesidad de pasar tiempo limpiando y organizando la bandeja de entrada. Además, nuestro software social está pre-organizado, lo que permite que nuestros empleados puedan concentrarse más en lo que es más importante: nuestros clientes.
¿Tienen previsto trasladar esta experiencia a sus clientes?, ¿están recibiendo interés o demanda de alguno de ellos?
Prácticamente hemos preguntado a todos nuestros clientes acerca de nuestra iniciativa Zero email y hemos recibido más de 3,5 millones de visitas en Google cuando nuestro plan inicial fue anunciado. Esto nos demuestra que hay una fuente de insatisfacción con el correo electrónico combinado con una curiosidad acerca de si las opciones de software social son apropiadas para el lugar de trabajo o no. Nuestros clientes aprecian que si bien no pueden eliminar el correo electrónico, que Atos les pueda ayudar enormemente en este viaje, simplemente porque somos pioneros en el camino a convertirnos en una organización social y porque tenemos la experiencia y los métodos para compartirlo.
