Cuando se trata de comprar materiales de fabricacin, Robert Bosh tiene que manejar volmenes valorados en unos 13.500 millones de euros en todo el mundo; por lo tanto, no sorprende que este grupo internacional haya estado trabajando a fondo en soluciones que ofrecieran una compra centralizada a travs de Internet.
El proyecto lleva ahora en marcha alrededor de un ao y actualmente el veinte por ciento del volumen de compra directa en los tres sectores de negocio del grupo -tecnologa de automocin, industrial y bienes de consumo- est siendo dirigido a travs del mercado de Internet SupplyOn, proporcionando importantes ventajas para Bosch, as como para sus proveedores.
SypplyON fue pensado inicialmente para dar servicio solamente a la ingeniera de automocin, pero ahora se piensa utilizar como sistema estndar en todos los segmentos de negocio del grupo alemn.
Sin embargo, si se retrocediera en el tiempo tan slo unos pocos aos, la imagen sera totalmente distinta. Entonces, las solicitudes de presupuesto normalmente se enviaban por carta o por fax y se hacan desde un punto a otro, es decir, los departamentos individuales, los centros de produccin y los pases se dirigan a los proveedores individuales. Por esta razn, estaba claro que cualquier ventaja proveniente de las sinergias generadas por el proceso de compra era muy limitada, en trminos de cantidad y calidad.
En varias divisiones de Bosch se necesitan, por ejemplo, componentes electrnicos, placas de circuitos impresos y piezas torneadas. As que el objetivo pasaba por identificar y unir esta demanda procedente de los diferentes centros y divisiones, para al menos asegurar que todos los productos de Bosch tuvieran una calidad constante.
Por supuesto, la utilizacin de una informtica avanzada era esencial si el grupo quera hacer realidad el potencial de optimizacin ofrecido por la compra global centralizada, y eso es algo en lo que Robert Bosch ha estado trabajando con determinacin en los ltimos aos.
Hubo que hacer frente a varios desafos para hallar una solucin totalmente viable por ejemplo, el mercado tena que conectarse a un sistema interno SAP R/3 y era necesario introducir nuevas estructuras de organizacin en el grupo.
Bosch empez a utilizar SupplyON a mediados de 2001. El objetivo del proyecto era dirigir la voluminosa serie de solicitudes de presupuesto anuales de aquel ao, a travs de un sistema integrado consistente en Merlin -nombre que denomina la solucin interna individualizada de SAP R/3- y el mercado en red de SupplyOn.
En el plazo de dos meses, se estableci la conectividad con SupplyOn y el mercado empez a funcionar on line. Olivier Soin, responsable de Coordinacin de Tecnologas de la Informacin para Compras Corporativas de Bosch, afirma que este hito signific que liderbamos el mundo con una conexin que integraba un mercado y un sistema de backend. Trabajando en el sistema SAP, logramos controlar las solicitudes directamente y pasarlas al mercado.
Los proveedores procesaban posteriormente esas solicitudes y las reenviaban a travs del mercado al sistema SAP interno. Como resultado, la compaa consigui procesar volmenes por valor de 1.700 millones de euros en Europa en el ao 2001.
Este ao, Bosch ha dado un paso ms all. Se ha ampliado el mercado, se han afinado las herramientas de compra y lo que haba sido un sistema de solicitud de presupuesto a escala europea, ahora se ha extendido a todo el mundo. Para lograrlo, el grupo alemn ha empleado a equipos globales de gestin de compra, cuyo trabajo es integrar la demanda mundial y comunicar las solicitudes al mercado central en red.
Esto ha producido un volumen de datos mucho ms grande, lo que requiere niveles de integracin an ms sutiles y, por supuesto, implica el tener que aadir nuevas funciones al software usado por el mercado de SupplyOn.
Como resultado, se ha alcanzado un nivel ms profundo de unin, permitiendo solicitudes de presupuestos graduados, as como peticiones de diversas fbricas de todo el mundo, pero evitando, al mismo tiempo, interrupciones del sistema al enviar o recibir datos. Como asegura Soin, podemos enviar cualquier solicitud a SupplyOn desde dentro de SAP y con un slo clic.
Con todo, un proyecto tan sofisticado slo puede tener xito si la tecnologa subyacente puede hacer frente a las necesidades y, de nuevo, Soin enfatiza las posibilidades de SupplyOn en este captulo aunque estuvimos trabajando bajo una presin de tiempo considerable el ao pasado, el sistema dio prueba de sus capacidades en trminos de estabilidad; en momentos punta, podamos transmitir varios cientos de peticiones al mes por encima de la serie de solicitudes de presupuestos anuales.
Lo cierto es que un grado tan alto de integracin y complementariedad slo ha sido posible porque el sistema interno SAP R/3 ya estaba adaptado con precisin a los requisitos y a las estructuras de la organizacin de Compras Corporativas de Bosch. Un elemento clave adicional que proporciona el sistema es lo que se conoce como proceso de mercado, donde se rene, integra y racionaliza la demanda mundial.
El sistema incluye tambin una seleccin de proveedores para cada una de las piezas del inventario, dando una visin de conjunto tanto de la demanda mundial, como de grupos de materiales relacionados. Como resultado de esta unificacin de datos, la compaa puede negociar trminos de compra favorables. La contratacin tambin se maneja desde dentro del sistema SAP modificado.
Aqu es donde se hace evidente un ingrediente vital para el xito de los proyectos de e-negocio. En primer lugar, hubo que instalar un sistema interno (Merlin) que cubrira todas las necesidades de las distintas divisiones de negocio. ste fue entonces conectado mediante interfaces a los sistemas de compra de cada factora individual, la mayora de los cuales funcionaba mediante SAP, Oracle, Excel o Access.
Haba dos razones por las que Bosch opt por SAP. En primer lugar, ya exista un marco bsico SAP en muchas de las fbricas y, en segundo lugar, porque SAP es uno de los socios tecnolgicos de SupplyOn, lo cual facilita la integracin del mercado en red ms adelante
As pues, el nodo de comunicaciones Merlin ofrece varias ventajas. Internamente, rene informacin del todo el mundo y permite una expansin paso a paso. Externamente, Merlin incluye ya la tecnologa bsica que usa el mercado de SupplyOn y, al mismo tiempo, cubre las necesidades de un sistema global, porque es multilinge, incluye tablas de conversin para las diferentes divisas y tiene en cuenta las diferentes jurisdicciones donde se realiza una contratacin.
En cuanto a la integracin de Merlin con SupplyOn, los aspectos de seguridad fueron por supuesto una prioridad mxima desde el principio, pues los dos sistemas deban conectarse a travs de Internet. En trminos de tecnologa, los dos socios optaron por el lenguaje XML y por el Business Connector de SAP, como mdulo de conectividad capaz de operar interfaces RFC dentro del sistema SAP.
En el Business Connector se realiza el llamado mapping, donde los campos SAP se transfieren a los campos de SupplyOn. El flujo de datos atraviesa entonces varios niveles de seguridad (firewall, codificacin SSL) y pasa a un servidor web.
Con todo, la tecnologa no crea por s sola la solucin completa, el proyecto tambin requera considerables capacidades de gestin. Pronto result obvio que, por ejemplo, no era suficiente ver el proyecto tan slo en trminos de un nico departamento, sino que era esencial una visin de las estructuras informticas relacionadas con los procesos. Y como afirma Soin, algo as slo puede funcionar si tienes un propietario del proceso, alguien que tenga una visin de conjunto tanto en el apartado de la informtica, como en el de la compra, y que sea capaz de hacer funcionar adecuadamente los diversos interfaces de comunicaciones que existen en un proyecto de este tipo.
Como el mercado mismo, Merlin est experimentando un proceso de continuo cambio. Por ejemplo, la nueva versin de Merlin se ha adaptado al trabajo con la versin 3.1 de SupplyOn, lanzada este mismo otoo. Las estrellas de la nueva versin, como los Atributos Dinmicos, las solicitudes abiertas e incluso las nuevas opciones de control, se estn considerando para la etapa siguiente de la integracin backend.
Y el objetivo para 2003? Para Soin, con un clic de ratn, Merlin producir automticamente un perfil individual de solicitudes en el mercado, dirigidas al proveedor y con enlaces a todos los documentos necesarios (por ejemplo, estndares, dibujos) mediante una red que vincula los departamentos de adquisicin e ingeniera.
As pues, para Robert Bosch el acceso al mercado con un slo clic es la frmula mgica. Pero cul es la opinin de los proveedores? algunos se quejan de que los procesos se han hecho ms complejos, pero otros, la mayora, creen que los procesos de adquisicin normalizados son el porvenir.
Una plataforma como SupplyOn permite que se comuniquen con otros clientes de la misma manera, lo que a su vez tiene un efecto positivo en la gestin de procesos de las empresas distribuidoras. Y esta es una de las razones por las que una empresa como Bosch est trabajando junto con otros usuarios del mercado en la coordinacin de procesos futuros. El objetivo es claro, alcanzar una solucin para cada uno de los implicados en el proceso de compras, lo que racionalizar los procesos, reducir los costes y garantizar una calidad constante.
