Phinter-Heel (PH) es un laboratorio farmacutico de productos de homeopata y homotoxicologa que lleva operando en nuestro pas desde 1989, fecha en la que el grupo alemn Heel se fusion con la empresa espaola Phinter, para crear una de las primeras compaas de su sector.
Desde su factora en Colmenar Viejo (Madrid) PH fabrica frmacos para el mercado nacional, aunque una parte de su produccin se destina al mercado exterior. La logstica se realiza directamente con farmacias y empresas distribuidoras y, en la parte comercial, la relacin se enfoca directamente a la visita mdica, a travs de una fuerza de ventas compuesta por cerca de treinta delegados.
Produccin, distribucin y comercializacin son, adems del control financiero, las principales preocupaciones de los sistemas de informacin, con el objetivo de conseguir la mxima integracin y automatizacin de los procesos. Para conseguirlo, PH ha implantando diversas soluciones a lo largo del tiempo, pero es a partir de 1999 cuando se puede hablar de un cambio de tendencia estratgica la empresa evoluciona desde un aplicativo propio hacia una solucin estndar basada en OneWorld de JDE, plataforma que tambin ha sufrido importantes cambios de versin para adaptarse a los nuevos planes de negocio de la empresa.
Cuando hace tres aos PH entendi que uno de sus proyectos prioritarios pasaba por modernizar sus sistemas de informacin, busc el apoyo de su grupo multinacional. En aquellos momentos, Heel estaba inmersa en un proyecto similar de cambio hacia una plataforma de JDE y la filial espaola no dudo un momento en seguir el mismo camino. Como explica scar Generoso, director del Departamento de Informtica, en aquella etapa pareca que la multinacional se haba decidido por llevar a cabo una estrategia global de homogeneizacin tecnolgica y de estandarizacin en algunas reas y, por esta razn, nos decidimos tambin por utilizar la misma plataforma, con el fin de aprovechar el conocimiento del grupo, automatizar las tareas de reporting y de consolidacin y, por supuesto, favorecernos de economas de escala en la adquisicin de licencias.
Si la empresa espaola consigui implantar el ERP, la multinacional sin embargo abandon el proyecto dirigiendo sus esfuerzos por los derroteros de SAP. Tras este intento global, la casa matriz no ha seguido marcando pautas de actuacin en TIC, de tal forma que cada filial es autnoma para tomar las riendas de sus propios desarrollos. Ahora mismo no hay una estrategia comn ni en los apartados de informtica ni de comunicaciones, donde tampoco existe una red corporativa, aunque s hay un proyecto para utilizar las herramientas de Hyperion con el objetivo de construir una solucin de reporting para todos los pases.
Cuando PH tom la decisin de evolucionar sus sistemas de informacin hacia un ERP estndar de mercado, la empresa estaba trabajando con un sistema desarrollado internamente y operativo desde 1989. Un aplicativo que cubra todas las reas fundamentales de los circuitos financieros, comerciales y de produccin, soportado en mquinas Unix, pero que no cumpla las normas del cambio de milenio, ni de la adaptacin a la nueva moneda y que, evidentemente, tampoco permita una gestin eficaz de los procesos de negocio de la empresa trabajbamos con ficheros planos, pero con poca capacidad de control, lo que nos impeda algo tan bsico como conocer nuestras existencias en el almacn, o disponer de informacin consolidada y unitaria de nuestras operaciones. El sistema se haba ido construyendo a lo largo de los aos y se compona de soluciones aisladas, muy departamentales y poco productivas .
Con los servicios tecnolgicos de KPMG, y tras analizar diferentes soluciones de mercado, PH comenz a implantar la versin B7322 de la plataforma OneWorld de JDE, que arranc definitivamente seis meses ms tarde. Un proyecto corto, muy ajustado a las necesidades del cambio de milenio, y en el que se tomaron diferentes precauciones para terminarlo en el tiempo necesario.
La colaboracin de los usuarios y del departamento de informtica en el proyecto fue decisiva, asegura Generoso. Mientras que los consultores de KPMG realizaban las tareas de parametrizacin de la plataforma, las diferentes reas de la compaa, a travs de comits de trabajo, especificaban sus requerimientos y adaptaban sus necesidades a la forma de operar de los programas. En todo momento, la estrategia de implantacin se bas en amoldar la empresa al ERP y no al contrario, sabedores, como afirma el responsable de informtica, de que cualquier desviacin en este sentido poda tener consecuencias negativas a corto y largo plazo. Primero, necesitbamos finalizar el proyecto en el ao 1999 para cumplir los requerimientos del cambio de milenio, pero tambin sabamos que si tocbamos demasiado los programas tendra efectos nefastos para los futuros cambios de versin y para el mantenimiento de los sistemas.
Esta poltica llevaba anexa otra para intentar provocar el mnimo impacto cultural. En este sentido, la formacin fue decisiva, ya que no slo se centr en los programas, sino en las nuevas herramientas de la arquitectura de sistemas incorporadas con el ERP. Su instalacin conllev se aprovech para realizar un cambio en la configuracin de las redes, de los servidores y de los puestos de trabajo OneWorld se implant bajo Windows NT, se crearon redes locales en los centros de trabajo y, por supuesto, se realiz una reingeniera de procesos que afect a todos los circuitos de la empresa.
Con la integracin de la nueva plataforma, PH obtuvo importantes ventajas. JDE se adaptaba perfectamente segn Generoso, a la manera de trabajar de la empresa y cubra algunos ciclos muy especficos de su actividad. La incorporacin de un configurador de productos fue esencial en el proceso de seleccin una de las razones por las que optamos por OneWorld fue precisamente porque integraba un configurador de productos que nos ha aportado una buena solucin. Muchos de nuestros frmacos se construyen a base de combinaciones de cientos de cepas y diluciones que hay que configurar ad hoc para cada pedido. Con la nueva herramienta, llevamos un control exhaustivo de estos componentes y gestionamos sus stocks de una manera mucho ms rentable.
Otra de las ventajas que aport JDE fue la herramienta Subsistem, que permite ejecutar procesos automticamente por debajo del sistema, sin tener que activarlos a cada momento. Una solucin que nos ahorra muchos pequeos pasos en los procesos y que optimiza la productividad al mximo, ya que no tenemos que dedicar personal para controlar etiquetas o albaranes en el camino que va desde la recepcin de un pedido hasta su preparacin para enviarlo a un cliente.
Solucionado el milenio, PH se enfrent al euro, pero tambin a su futuro. Si lo perentorio era el cambio de moneda, tambin haba que preparar a la empresa para los cambios que se estaban produciendo en las relaciones con sus clientes. Farmacias y distribuidores empezaban a realizar cambios importantes en sus sistemas de relacin con los proveedores, en un esfuerzo por incorporar las nuevas tecnologas a la cadena de valor.
De momento, la versin B7322 no cumpla el euro y esto llevaba inevitablemente a una evolucin. OneWorld XE fue la decisin final, adems de ser conforme al euro, esta suite empresarial es totalmente Internet y ha sido diseada para el comercio en colaboracin, un mtodo de gestin empresarial que permite integrar los sistemas de gestin de empresas que participan en un mismo proceso de negocio. De esta forma, y gracias a la integracin de aplicaciones, una compaa puede tener y conceder acceso a los sistemas de sus socios comerciales, de sus clientes y proveedores. Precisamente el camino elegido por Phinter-Heel.
La implantacin de XE, como sucedi con la anterior, se aprovech para propiciar una segunda modernizacin de la arquitectura de sistemas de la empresa. El anterior servidor se quedaba pequeo y las necesidades de almacenamiento, por el propio crecimiento del negocio, aumentaban exponencialmente su volumen ante esta situacin nos planteamos el futuro de los sistemas y sus dificultades de dimensionamiento. Adems de adquirir una nueva mquina servidora como Enterprise del sistema XE, adquirimos una solucin de Net Appliance para separar el almacenamiento y soportar una nueva versin de Oracle requerida por la plataforma ERP.
Esta nueva configuracin de sistemas ha permitido importantes ventajas ahora mover una tabla de pedidos con cerca de 3 millones de registros es cuestin de minutos, lo que facilita enormemente la capacidad de los departamentos para tomar decisiones; al mismo tiempo, gracias a otras herramientas de JDE, la generacin de informes se realiza de manera cuasi automtica y, por supuesto, se ha mejorado radicalmente la seguridad del almacenamiento tras la implantacin del equipo Net Appliance las facilidades de backup y de recuperacin instantnea de los discos, nos permite realizar fotografas de la situacin de la empresa a cada momento y de manera automtica.
