Offi Telefonía, compañía perteneciente al Grupo Landata-Payma, es una de las cadenas de telefonía más importantes de nuestro país y cuenta con más de diez años de experiencia en este sector de mercado. La empresa, que distribuye en exclusiva los productos de Telefónica Movistar, se asienta en el nicho de la distribución en centros comerciales y está presente en todas las comunidades autónomas de la península ibérica.
Esta empresa dedicada a la comercialización de todo tipo de productos de telefonía móvil se encuentra inmersa en un ambicioso plan estratégico de expansión de negocio en el que se ha planificado la inauguración de una media de doce tiendas por año, con el objetivo de duplicar en cinco ejercicios su actual estructura comercial de centros. Durante 2002, y dentro de un mercado muy competitivo en el que los productos pasan frenéticamente desde la moda más actual a la obsolescencia más absoluta, la compañía vendió más de 120.000 terminales móviles, junto a una amplia gama de otros artículos y accesorios relacionados con este segmento de mercado, para alcanzar una facturación superior a los 30 millones de euros.
Para optimizar estas cifras de negocio y fortalecer su estrategia de crecimiento, la empresa ha implantado la plataforma de soluciones de gestión Aqua eBS, que está ya plenamente operativa en todos los puntos de venta de la cadena. Con este proyecto, Offi Telefonía ha reducido su stock en tienda en más de un 20 por ciento y ha incrementado sus márgenes de negocio. Y estos son sólo algunos de los beneficios que la empresa espera obtener y optimizar en las fases sucesivas del proyecto de implementación de este sistema de gestión.
El sector minorista de la telefonía móvil está en gran medida dominado por los cortos ciclos de vida de los productos y, como consecuencia, por la rápida obsolescencia de los mismos. El período máximo para que un terminal quede prácticamente fuera del circuito comercial es de seis meses, aunque este plazo es, en muchas ocasiones, inferior, comenta José Luis González, director general de Offi Telefonía.
Esta situación exige que, para mantener los niveles de competitividad y de beneficio, las cadenas de centros comerciales, como Offitienda, necesiten una óptima gestión del punto de venta, que permita disponer de información actualizada de las cifras más importantes y críticas tales como stocks, salidas y entradas de artículos, etc. Dicha información nos permite vigilar constantemente cómo van las ventas de un determinado terminal y poder recurrir al traslado de artículos entre centros con diferente nivel de demanda, además de la capacidad de realizar campañas promocionales necesarias ante el estancamiento de un determinado terminal, comenta González.
A medida que este sector de mercado se ha ido profesionalizando mediante la optimización, entre otros factores, de los procesos de trabajo, las empresas se han visto obligadas a buscar nuevas soluciones de gestión. En el caso de Offi Telefonía, y como afirma su máximo ejecutivo, nos dimos cuenta de que la solución de gestión de la planificación de recursos con la que operábamos no satisfacía las necesidades emergentes del negocio y de que, por tanto, necesitábamos dotarnos de una nueva que respondiese mejor a nuestros requerimientos de control del negocio.
Otra de las necesidades de Offi Telefonía pasaba por dotarse de las herramientas necesarias para fomentar y alimentar el voluminoso conjunto de datos que los mismos clientes facilitaban, para establecer procedimientos de fidelización a través de un amplio abanico de acciones promocionales.
Todos estos requisitos de información orientados a conseguir el mayor grado de inmediatez en la obtención y valoración de los datos para una correcta y rentable toma de decisiones, llevó a la empresa a comenzar un estudio de las soluciones de gestión disponibles en el mercado español, que llevó finalmente a la selección de la plataforma de soluciones de gestión empresarial Aqua eBS.
Consideramos que Aqua eBS era la solución más adecuada no sólo para satisfacer nuestras necesidades en el momento que se tomó la decisión, sino porque era una plataforma lo suficientemente versátil y abierta para que con ella nos pudiéramos adaptar a cualquier nueva necesidad o cambio futuro en el mercado, ya que nuestro sector está sometido a procesos de transformación muy rápidos. En este sentido, consideramos que hemos adquirido una solución viva, con la que poder evolucionar y que nos permitirá adaptarnos a los modelos de gestión que seguramente estarán soportados en las nuevas tecnologías del futuro, asegura González.
El elevado grado de implicación de los usuarios finales de la empresa en la implantación de la nueva plataforma fue un factor decisivo en la marcha del proyecto. Durante la primera fase de su implementación, ya concluida, Offi Telefonía abordó la mejora en la gestión de su extensa red de puntos de venta. Actualmente, la empresa utiliza Aqua eBS en el cien por cien de su red comercial y sin que ninguna operación de negocio se realice por fuera de las aplicaciones de la solución.
La implementación de Aqua eBS en Offitienda ha supuesto un cambio de mentalidad y cultural para los usuarios finales de los diferentes módulos ya que, paralelamente, la compañía decidió prescindir del uso de teclados para realizar toda la captura de datos vía escáner.
La gestión de las 80 Offitiendas a través de la nueva plataforma ha supuesto para la compañía varias ventajas importantes. Ahora, los productos están perfectamente controlados y se dispone de un mayor volumen de datos sobre el comprador, al igual que sobre lo qué pasa con el producto en las fases posteriores a su venta en los centros.
Uno de los principales beneficios que ha aportado Aqua eBS a la compañía se centra en la drástica reducción de los stocks gracias a los mecanismos avanzados de control que permite la plataforma en este área crítica. Offi Telefonía ha reducido sus stocks en tienda en un porcentaje superior al 20%, lo que ha facilitado un importante aumento de los márgenes gracias a un mejor análisis de los movimientos de artículos en toda la cadena y en cada una de las tiendas, y a la optimización de los procesos de gestión de compras, asegura González.
Tras la implantación del ERP, la empresa ha centralizado sus pedidos de aprovisionamiento, reduciendo los excesivos stocks de seguridad en tienda, y ha puesto a disposición de los profesionales encargados de las compras centralizadas una información más inmediata y puntual que favorece una gestión de pedidos más eficaz. Nuestro sistema de gestión nos proporciona la información que necesitamos y con la rapidez suficiente para comprobar si la venta de un determinado terminal o de cualquier otro artículo evoluciona mejor o peor respecto de las previsiones. Estos datos nos permiten actuar con la mayor eficacia y rapidez, factores ambos especialmente relevantes en nuestro sector de negocio, comenta el director general.
Otro de los éxitos de la solución implantada por Offi Telefonía ha sido el óptimo control del IMEI, uno de los secretos de nuestro negocio, según González, ya que permite la trazabilidad total de cada terminal suministrado a nuestros clientes.
Aqua eBS ha permitido optimizar la gestión de la amplia gama de artículos comercializados en los centros, entre los que se encuentran los accesorios con diferentes prestaciones, ya que de todos ellos es necesario mantener las necesarias existencias, incluso aunque el terminal para el que fueron diseñados haya quedado fuera del circuito de distribución.
La plataforma ha favorecido además otras mejoras desde la perspectiva de la organización interna, en lo que se refiere a la gestión a nivel de grupo de los diferentes centros, ya que la solución de Offi Telefonía vuelca sus datos directamente al sistema central de la casa matriz Landata-Payma, facilitando así las tareas de consolidación.
Por otro lado, según el máximo responsable de la compañía, la solución de gestión resulta fácil de manejar para los empleados de las tiendas, algo muy importante para nosotros ya que la carga de trabajo del operario en los puntos de distribución es elevada por el hecho de manejar dos sistemas informáticos la solución de gestión Aqua eBS y el sistema del operador Telefónica Movistar, que se utiliza para las tramitaciones, explica González.
Una vez optimizada la gestión de todos los puntos de venta de Offi Telefonía, la compañía actualmente está abordando la segunda fase del proyecto de implementación enfocada a proporcionar una información aún más detallada y de alto valor analítico a los principales directivos de la compañía.
Otros objetivos en esta segunda etapa se centrarán en posibilitar un mejor aprovechamiento de la información disponible sobre clientes para la obtención de estadísticas fiables que permitan establecer segmentaciones en base a distintos índices por consumo, preferencias, etc., y la integración del negocio a través de Internet (www.offitienda.com) gracias a las facilidades implantadas por la solución de gestión. Estas mejoras nos permitirán optimizar, aún más, el control de compras; adquirir una mayor flexibilidad en el movimiento de determinados productos desde los centros con baja demanda hacia los centros con alta demanda; alcanzar una mayor efectividad en la generación de la demanda y una mayor capacidad para adaptarnos a cualquier cambio del mercado, comenta González, para añadir que que la implantación de un nuevo sistema de gestión nos ha ayudado de manera decisiva al crecimiento de la empresa. Desde que la utilizamos hemos abierto 14 nuevas tiendas y ya es algo tradicional que cada nuevo centro contemple la implementación inmediata de la plataforma. Por otra parte, las posibilidades de e-business de la solución nos permitirán optimizar las relaciones a lo largo de toda la cadena de suministros y obtener con ello importantes beneficios de todo tipo.
