Mercedes Benz Espaa, cien por cien subsidiaria de DaimlerChrysler, ha conseguido una notable reduccin de sus costes empresariales y optimizacin de procesos de la mano de SAP. El pasado mes de octubre la compaa invirti cerca de 350 millones de euros en la construccin de sus nuevas instalaciones en Vitoria, que albergan unos 3.300 empleados, que se unen a los ms de 800 trabajadores de Barcelona.
Debido la inversin requerida para la puesta en marcha de las instalaciones de Vitoria, la estrategia de la compaa de reducir costes -fundamentalmente en reas administrativas-. Como un primer paso dentro de estos planteamientos, Mercedes Benz Espaa se ha embarcado en la adopcin de tecnologa y procesos e-procurement para la adquisicin de bienes y servicios ajenos a su produccin. El objetivo es la optimizacin de los procesos, la automatizacin y mejores precios para sus compras.
Entre los beneficios del proyecto destacan ahorros de hasta un 20 por ciento en los recursos del departamento de compras gracias a la automatizacin de la planta de Vitoria; reduccin del nmero de personal dedicado a la comprobacin de facturas de entre un 40 y un 50 por ciento, con lo que ese personal se dedica ahora a labores ms estratgicas; y se han racionalizado los procesos hasta el punto de que una adquisicin se puede realizar en dos pasos, con la ventaja de que se pueden generar informes para posteriores anlisis de compras.
El punto de partida del proyecto fue una estudio de Mercedes Benz por espacio de dos meses con objeto de identificar los ahorros potenciales y elaborar las pertinentes recomendaciones para la optimizacin de los procesos. Los resultados de esta auditora desvelaron que no exista una gestin centralizada con los suministradores; a los pedidos masivos por volumen no se les sacaba el mayor partido; algunos bienes, como el equipamiento de oficina, no se cubran con los presupuestos de los distintos departamentos; y la sincronizacin de procesos era inadecuada por lo que los ciclos para cada compra se prolongaban mucho. Como balance total se demostr que los bienes y servicios indirectos se compraban a 1.497 suministradores diferentes.
Los tres puntos principales dibujados por la compaa a la hora de preparar la implantacin de su sistema de e-procurement fueron los de optimizar las estrategias de compras, racionalizar los procesos enteros de aprovisionamiento y el soporte tecnolgico. En el primero de los puntos, se persegua desarrollar una nueva filosofa de adquisiciones en la que se produjera una reduccin de los suministradores con un mejor aprovechamiento de los pedidos por volumen. As, Mercedes Benz Espaa desarroll lo que denomin un benchmark constante, a travs del cual se comparaban sus estrategias respecto a la de sus competidores, con factores como la compra por volumen, los procesos de produccin y las mtricas administrativas.
En el apartado de la racionalizacin de los procesos de aprovisionamiento, se analizaron y simplificaron todos los procesos antiguos, tomando mayor control sobre los procedimientos presupuestarios, la automatizacin del intercambio de documentos, acompaada de una reduccin de los costes legales. Adems, se puso en marcha Autofactura, esto es, un proceso que crea automticamente una factura electrnica. Autofactura engloba pasos como la eleccin del proveedor, la creacin de solicitudes, colocacin de pedidos, bienes a cobrar, ejecucin de facturas y los pagos.
Asimismo, el soporte tecnolgico lo protagonizaba precisamente la implementacin de una solucin de e-procurement. Es en este punto en el que entra en juego SAP dado, adems, que ya participaba en Covisint -mercado virtual formado por DaimlerChrysler, Ford, General Motors, Nissan y Renault-, que se levantaba sobre la plataforma de Commerce One con despliegue de tecnologa XML.
Los principales motivos para la eleccin de SAP por encima de otros fabricantes fueron, entre otros, su entorno amigable de flujo de trabajo lo que favorece el cambio cultural dentro de la empresa. Paralelamente, la sencilla integracin con el resto de los sistemas back-end fue otro de los motivos que simplificaron la decisin por el software de SAP, puesto que la planta de Vitoria ya operaba con infraestructura del fabricante germano en reas como la gestin de materiales, la contabilidad financiera, el control de operaciones y el mantenimiento de la planta. As pues, mySAP.com eProcurement, elemento clave de Enterprise Buyer -producto del trabajo desarrollado por SAPMarkets y Commerce One-, se integr perfectamente en la infraestructura tecnolgica de las instalaciones de Vitoria.
Mercedes Benz Espaa desarroll su enlace con Covisint mediante conectores de Amadee Management Consultants, que facilitaron la traduccin del SAP XML empleado por la filial espaola en sus sistemas back-end al formato cXBL de Commerce One, que es el que utiliza Covisint.
El software de SAP cumple dos funciones bien diferenciadas, por un lado se utiliza para invertir y participar en Covisint y, por el otro, se utiliza a nivel interno para el aprovisionamiento electrnico. A nivel interno la implementacin se inici durante el pasado mes de marzo, siete meses despus de que se optara por SAP. Un mes despus, se haba actualizado Enterprise Buyer 2.0 habiendo requerido nicamente cuatro das de consultora. Ese mismo mes, Mercedes Benz Espaa ya era capaz de responder y solicitar pedidos on line, con una aceptacin muy satisfactoria por parte de los usuarios.
En seis meses la solucin ya ofreca notables ahorros. Segn fuentes de Mercedes Benz, la experiencia espaola es una iniciativa piloto que se espera exportar al resto de la organizacin DaimlerChrysler.
En conjunto, DaimlerChrysler obtuvo beneficios gracias al e-procurement de entre 1,5 a 3 millones de euros; adems, entre el 20 y el 30 por ciento de los ahorros se debieron a haber encontrado mejores precios, ms que a costes en los procesos, y el nmero de proveedores se redujo de 1.497 a 200. en cuanto al retorno de la inversin, ste se espera que se produzca en el plazo de un ao, si bien el 80 por ciento ya se ha producido.
Para el ao 2003 las actividades de e-procurement estarn totalmente integradas dentro de los procesos de producto de Mercedes Benz Espaa y la compaa espera cumplir todos sus objetivos de e-business para 2004.
