El año 2004 será decisivo para la ampliación y mejora de la gestión de la cadena de aprovisionamiento. Así lo considera la consultora Aberdeen, según la cual superada la primera fase -que ha permitido imprimir eficiencia a procesos ya existentes como las negociaciones-, se impone el avance. Y es que el valor obtenido con las primeras inversiones en tecnologías de aprovisionamiento, sourcing y suministro ha llegado a un punto plano; por ejemplo, el uso de herramientas de ‘sourcing’ on line ha facilitado a las organizaciones compradoras una reducción de dos dígitos de los costes, pero es imposible seguir consiguiendo ahorros similares año tras año sin forzar la salida del mercado de los proveedores.
En ese escenario se hace ineludible optimizar, extender e integrar los procesos de gestión del aprovisionamiento para obtener mejoras tanto desde el punto de vista de los costes como, y especialmente, del rendimiento. Aberdeen ha definido siete reglas de oro a tener en cuenta en esa nueva carrera.
1.- Extender e integrar los procesos de gestión del aprovisionamiento. Para alcanzar el siguiente nivel de valor es necesario ampliar el uso del sistema de e-procurement desde el proceso inicial de búsqueda y solicitud hasta la mejora y automatización de los procesos de pago.
2.- Perseguir el total cumplimiento. Es imperativo mirar más allá de la conformidad básica del gasto y fijarse en el coste total de la propiedad de las relaciones de aprovisionamiento, incluyendo el asociado a un bajo rendimiento.
3.- Gestionar los riesgos del aprovisionamiento. Aberdeen subraya que una gestión efectiva del aprovisionamiento requiere el balance continuo de los costes, el rendimiento y los riesgos. Son pocas las organizaciones que han codificados los procedimientos para la gestión del riesgo del aprovisionamiento, que exige la monitorización constante de los atributo, las tendencias del mercado y los proveedores.
4.- Foco en la gestión de categorías. Si durante años los fabricantes más avanzados han organizado su experiencia y procesos hacia materiales de producción específicos, ahora se debe aplicar el mismo rigor a categorías del gasto no productivas como el trabajo temporal, los viajes, las telecomunicaciones, la publicidad y el marketing.
5.- Externalizar las áreas en las que no se dispone de competencia. Una gestión del aprovisionamiento de primer nivel requiere el desarrollo y alineamiento de las mejores experiencias y procesos, independientemente de si se gestionan con recursos internos o se confían a un tercero. Para determinar qué actividades del aprovisionamiento o categorías de gasto han de externalizarse, las organizaciones han de comparar su rendimiento con el de los ‘mejores’ en cada ámbito y analizar sus competencias tanto a lo largo de los procesos de aprovisionamiento como de las líneas de categorización del gasto.
6.- Mejorar las capacidades para la toma de decisiones. Una toma de decisiones bien informada en este ámbito exige la agregación de los datos de gastos y rendimiento procedentes de todos los sistemas de información relevantes, así como su limpieza, clasificación y optimización a través del uso de herramientas de análisis y reporte avanzadas. Aberdeen revela que las empresas que emplean herramientas de optimización para desarrollar análisis no sólo obtienen ahorros adicionales en el coste de entorno al 6 por ciento, también pueden satisfacer los nuevos requerimientos legales.
7.- Medir, medir, medir. La mejora continua se basa en la definición y monitorización de las métricas asociadas a la gestión interna y externa; y mientras entre las internas destacan el cumplimiento, los tiempos y costes asociados al ciclo de los procesos, los ahorros de costes de materia y el gasto de la gestión; entre las externas sobresalen la entrega, la calidad, el servicio, la exactitud en los pedidos, el equilibrio comercial y los factores financieros de riesgo.
