En 2019, la transformación del lugar de trabajo ya era un asunto que estaba en la mente de las empresas prácticamente todos los tamaños y sectores. De hecho, según un estudio conjunto de IDC e Iron Mountain, el 90% de los responsables de esa área en su organización ya estaban planificando o tenían proyectos para hacer cambios en sus instalaciones. En 2021 estos proyectos siguen teniendo relevancia, pero las prioridades sobre las que centrar la estrategia inmobiliaria han cambiado drásticamente debida a la nueva normalidad impuesta por la pandemia.
Mientras que en 2019 las empresas estaban pensando en expandir sus espacios de trabajo y hacer sus oficinas más colaborativas, el estudio llevado a cabo revela que en 2021 el foco está en readaptar los espacios ya existentes para respaldar el trabajo remoto, garantizar la seguridad física de los empleados y proteger los datos empresariales para afrontar con éxito las opciones de trabajo híbridas y flexibles.
Para afrontar esta nueva etapa, la adaptación de los espacios de trabajo se ha vuelto un factor crucial para las organizaciones
En este sentido, liberar espacio de las instalaciones es una cuestión importante para poder garantizar la distancia social entre empleados y cumplir la normativa, bien sea buscando zonas de almacenaje fuera de las oficinas o digitalizando los documentos que ocupan espacio en las instalaciones.
Garantizar la privacidad y seguridad de los datos empresariales, una cuestión crucial
El rápido transcurso hacia el teletrabajo ha propiciado que los líderes de las empresas den ahora máxima prioridad a la protección de la información privada y personal durante mudanzas o traslados, junto con la creación de espacios seguros para los empleados y la digitalización de archivos para eliminar el papel.
Según los resultados del estudio, la exposición o la pérdida de información sensible y confidencial se ha convertido en una de las principales preocupaciones para el 41% de las empresas, junto con los problemas que puedan generar las amenazas a su ciberseguridad (40%). En consecuencia, a la hora de planificar un proyecto de transformación del espacio de trabajo, la protección de la información privada y confidencial ha pasado a ser la prioridad principal de las compañías (72%).
Decidir cuándo y cómo los empleados pueden volver a los espacios físicos de trabajo implica una planificación rigurosa que vele por la seguridad de los trabajadores a la par que mantenga un ritmo de trabajo óptimo.
Sumado a esto, garantizar la seguridad de los empleados y los clientes de acuerdo a los estándares de cumplimiento es la segunda consideración crítica para los empresarios (71%). Además, la transformación digital acelerada que ha propiciado la pandemia, también ha hecho que los dirigentes consideren importante tanto configurar copias de seguridad de datos y sistemas de recuperación (69%), como impulsar la digitalización de archivos y registros para eliminar papel (66%). Sobre esto último, se menciona la digitalización de documentos como la mejor opción que se podría haber implementado para estar preparado antes de la pandemia.
A modo de ejemplo ilustrativo de este cambio de perspectiva y tendencia, en Fujitsu, la mayoría de empleados consideraba las oficinas como el mejor lugar para trabajar antes de la pandemia. Ahora sus trabajadores se decantan por un modelo híbrido al que ha ayudado la transformación de las oficinas en las grandes ciudades. La empresa decidió apostar por unas oficinas que actúan como lugares de trabajo compartidos, habilitando espacios diáfanos, cómodos y acogedores, equipados con tecnologías avanzadas para el intercambio de ideas, la formación de equipos y la co-creación de nuevos productos.
Hacia un modelo más sostenible con menos papel
La transformación de los espacios de trabajo va estrechamente ligada a la digitalización de los documentos que las organizaciones tienen en papel. Las empresas quieren conseguir un entorno en el que haya menos cantidad de documentos físicos y en el que los propios empleados puedan acceder a la información de forma rápida y eficiente, estén donde estén. Por ello, las empresas consideran ahora muy importante lograr un entorno más digital.
Un ejemplo práctico es el manejo del correo. Cuando existe información en formato electrónico y papel al mismo tiempo, el trabajo de los empleados se ralentiza drásticamente, más si no pueden acceder a las instalaciones todos los días para acceder a los documentos físicos. Por ello, contar con herramientas de escaneo y digitalización del correo en papel permitirá un trabajo más ágil desde cualquier lugar.
Al mismo tiempo, la vuelta a las oficinas hace que las empresas pongan el foco en el mantenimiento y el estado de los equipos de TI que poseen. Retirar los activos que han llegado al final de su vida útil y su posterior reciclaje de forma segura y eficiente es clave en la estrategia de vuelta a los espacios físicos de trabajo.
En definitiva, planificar los espacios de manera que garanticen la privacidad de los datos empresariales, a la par que se avanza hacia un modelo más digital y sostenible, puede ser la clave para una vuelta exitosa a las instalaciones de trabajo. Abordar estos factores, a la vez que se mantiene una postura empática y una comunicación abierta con las plantillas, permitirá a las empresas ser capaces de reimaginar, renovar y reinventarse para seguir avanzando en un escenario post-pandémico.
