La Agencia Andaluza de Instituciones Culturales es una de las entidades instrumentales con las que cuenta la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía para implementar las políticas culturales del gobierno andaluz. Tiene como objeto social realizar todas las tareas técnicas y económicas que resulten necesarias para el desarrollo de los programas culturales. Y lleva a cabo las actividades que le son encomendadas por la Consejería de Educación, Cultura y Deporte.
Esta institución requería un sistema integrado para la gestión de los Recursos Humanos que le permitiera incorporar mejoras en tres aspectos principales: la calidad de los datos, la automatización de procesos y la capacidad de reporting. Para ello se decantó por Epsilon RH de Grupo Castilla.
Solución flexible
La implantación de la solución se llevó a cabo durante la primera mitad del año 2014 y se organizó en cinco fases en función de los distintos módulos: Gestión del Tiempo, Cuadro de Mando, Autoservicio del Empleado, Formación, y Administración de Personal.
Además de estos módulos principales, y en función de la actividad concreta de la Agencia, esta ha requerido la implantación de módulos específicos como el de Régimen de Artistas, diseñado para este colectivo profesional. La elevada flexibilidad de la solución de RRHH de Grupo Castilla, que incluye módulos sectoriales para empresas de todo tamaño y sector, permite adaptarse a las necesidades y requerimientos de cualquier compañía.
Entre los beneficios derivados de la implantación destaca el hecho de que se ha reducido el tiempo para generar las nóminas de los 500 empleados de la Agencia, así como el traspaso de posibles incidencias de estas. Otros beneficios son la mejora de los procesos de integración contable, la optimización de la capacidad de análisis de los datos y de simulaciones o la integración de los distintos procesos de la gestión de personas en un único punto.
“Con Epsilon RH hemos optimizado la gestión del personal de la Agencia, ya que al disponer de un sistema de información en el que se integra toda la gestión de RRHH (nóminas, control de presencia, formación, curriculum, etc.) se ha mejorado mucho la calidad de los datos, siendo esta cuestión fundamental para la gestión y toma de decisiones en materia de RRHH”, explica Damián García, director de Sistemas de Información de la Agencia Andaluza de Instituciones Culturales. “Por otro lado, Epsilon RH ha permitido automatizar procesos en la gestión de RRHH. Anteriormente, estos se tramitaban en soporte papel, o bien se replicaba la información manualmente en distintas aplicaciones, con el coste que esto suponía, además del riesgo debido a los errores que se producían”.
Cuadro de Mando
Dentro del proyecto llevado a cabo en la Agencia Andaluza de Instituciones Culturales destaca la implantación del Cuadro de Mando Epsilon Analytics. La organización ya contaba con una solución de QlikView, pero requería ampliar el alcance mediante el Cuadro de Mando de Nómina. En la situación previa, los usuarios del departamento de RRHH se veían limitados en sus tareas al contar únicamente con informes estáticos y no disponer de herramientas específicas de BI.
Con la implantación de Epsilon Analytics, la Agencia ha conseguido entre otras ventajas automatizar las tareas de reporting mensual llevadas a cabo por la Dirección del Área de Recursos Humanos en relación a los aspectos económico-financieros. Otras tareas que se han visto facilitadas son la generación de encuestas y reportes sobre plantilla, costes, INE, etc., mejoras en la calidad del análisis de la información de Recursos Humanos, y en la revisión y vigilancia de las métricas en cuanto a presupuesto.
