El grupo Valira naci en 1970 como una compaa especializada en la fabricacin de artculos accesorios para el hogar. Actualmente, esta empresa catalana de trayectoria familiar y radicada en Reus, es uno de los lderes indiscutibles en su sector de actividad y est llevando a cabo una estrategia de expansin internacional que la llev a Francia hace dos aos, y, segn las previsiones, la situar en Alemania en 2003. El grupo factur 24 millones de euros durante el pasado ejercicio y cuenta con 250 empleados.
Esta positiva evolucin de Valira es el fruto de la especializacin continua en una gama completa de artculos de accesorios para el hogar (donde cubre todos los procesos de produccin que van desde la investigacin y desarrollo, hasta la comercializacin) y tambin del inters por modernizar la empresa en la gestin de sus procesos y la toma de decisiones.
Hace dos aos, de la mano de Arthur Andersen como consultora y de Baan como proveedora de la solucin ERP, Valira empez a desarrollar su proyecto IRIS un plan de reingeniera global del negocio que ha conllevado un nuevo modelo de arquitectura de sistemas hardware y software, cuya puesta en marcha se realiz hace tan slo unos pocos meses. A da de hoy, el cambio cultural vivido en Valira es, como afirma Llus Bigorra, director de procesos, de ciento ochenta grados, lo que nos ha permitido no slo ponernos al da tecnolgicamente, si no poder pensar en el futuro de nuestro negocio de una manera totalmente distinta en trminos de cultura de grupo y de competitividad.
De forma resumida, los objetivos de IRIS son los siguientes integrar la sociedad en un sistema de informacin nico y abierto, manteniendo la personalidad jurdica de cada una de sus empresas; mejorar de forma significativa la calidad, flexibilidad y potencia de la informacin de gestin y de reporting para facilitar la toma de decisiones; homogeneizar los criterios de registro de los datos en todas las sociedades del grupo, potenciando el uso de un lenguaje comn; evitar la inconsistencia de la informacin referida a un mismo hecho; facilitar la comunicacin de todos los departamentos mediante el acceso y uso rpido de la informacin; eliminar la duplicidad de captura de datos redundantes; erradicar las aplicaciones departamentales y, en definitiva, aparcar un sistema anticuado de informacin, modernizndolo y adaptndolo a las nuevas tecnologas. Un conjunto de logros al que no se han puesto demasiadas cortapisas presupuestarias y que ha requerido una inversin superior al milln de euros.
El proyecto IRIS no slo ha consistido en un cambio de los sistemas de informacin anteriormente existentes en el grupo Valira, o en un programa de renovacin tecnolgica, sino que ha tenido un gran impacto sobre la organizacin, las personas, los procesos y los procedimientos de trabajo. Adems, ha permitido identificar determinados servicios comunes cuya finalidad es satisfacer las necesidades del resto de unidades organizativas (clientes internos) con un enfoque evidentemente dirigido a la mejora de la productividad, mediante la utilizacin de sistemas de informacin avanzados con esta estrategia global podemos decir que todos los procesos de negocio se han visto afectados tanto en su organizacin como en su cultura de funcionamiento, comenta Bigorra.
El primer rea que vio removidos sus cimientos fue el de administracin y finanzas.
Tras la seleccin de la plataforma Baan ERP (en fuerte competencia con soluciones de Movex y Navision), el siguiente paso consisti en la interconexin de las empresas para conseguir concentrar recursos en el rea contable. De esta forma, una de las primeras decisiones avaladas por Arthur Andersen fue la de crear una direccin contable nica y eliminar de raz los diferentes departamentos que existan anteriormente en cada una de las empresas del grupo. A partir de aqu, se desencadenaron una serie de decisiones que afectaron a las reas de tesorera, cuyo proceso de centralizacin es tambin irreversible, y a la adecuacin de ciertos recursos especializados en ventas de productos a terceros en algunas de las instalaciones.
En el mismo sentido, el diseo de reingeniera realizado para la actividad comercial parti de similares presupuestos de concentracin. Actualmente, existe un nico departamento comercial y de ventas donde se reciben los pedidos y desde donde se realizan los procesos de expedicin de las ventas.
El proyecto IRIS y el uso de Baan ERP ha supuesto para el rea de produccin y logstica un cambio muy importante respecto a como se vena trabajando tiempo atrs.
Anteriormente, el departamento comercial realizaba y entregaba mensualmente a las fbricas el llamado programa de produccin, con un escenario mensual. En l se detallaban las necesidades de producto acabado para el mes siguiente y una previsin de dos meses adicionales. Dichas previsiones se realizaban de forma manual y con un elevado riesgo de error, lo que ocasionaba constantes cambios en el plan de fabricacin definido para el mes en curso. Para componer esta informacin, el departamento comercial consideraba los pedidos pendientes, sus previsiones de venta y los niveles de inventario de seguridad definidos.
Entre otros objetivos, el proyecto IRIS ha conseguido mejorar sustancialmente todo el proceso de planificacin y fabricacin, de forma que se puedan generar escenarios temporales inferiores a un mes (que han sido finalmente reducidos a intervalos quincenales), lo que supone un enorme impacto en el volumen de compras y en los niveles de inventario. Un objetivo que se ha cubierto de manera gradual a lo largo de los meses posteriores al uso de la nueva aplicacin para que todas las partes involucradas pudieran conocer con profundidad y detalle las nuevas reglas del modelo y las incidencias que se podran ocasionar en caso de incumplimiento, explica el director de procesos.
Para alcanzar esta nuevo procedimiento de trabajo, el grupo Valira ha centralizado y coordinado las funciones de planificacin, compras y fabricacin.
El modelo propuesto por Arthur Andersen e implementado a travs de Baan ERP est basado en dos ambientes de planificacin separados en el primero, este departamento realiza la funcin de planificacin de la produccin y calcula las necesidades agregadas de producto acabado para generar un programa de fabricacin hacia las diferentes fbricas con el mximo de informacin y detalle disponibles; en segundo lugar, una vez recibido el plan de fabricacin anterior, las fbricas revisan y convierten dichas propuestas en rdenes de fabricacin y de compra reales. Todo este proceso se ve facilitado gracias a que Baan ERP permite trabajar con una definicin libre de escenarios temporales y a que toda la informacin contenida en el sistema es compartida de manera inmediata por el resto de la organizacin que tenga autorizacin de acceso. Anteriormente, la planificacin de la produccin era entendida como una previsin de ventas y realizada por este departamento. Con el nuevo modelo se ha hecho imprescindible crear la figura del planificador responsable de elaborar la planificacin final, actuando como nico interlocutor y coordinador entre las necesidades del departamento comercial y la capacidad de las fbricas, asegura Bigorra.
En el apartado de compras, donde se parta de un escenario en el cual cada fbrica gestionaba este servicio de forma autnoma, tambin se ha llevado a cabo una centralizacin a nivel de grupo con la responsabilidad de coordinar y supervisar todos los procesos y procedimientos relativos a esta funcin.
Para completar el ciclo, la integracin de todos los almacenes en el mismo sistema ha permitido un control global del nivel de inventario de todas las referencias, as como la relacin con el resto de reas -compras, ventas y produccin-, para conocer no slo los movimientos realizados, sino tambin los planificados, facilitando consultas de disponibilidad o necesidades. Con Baan ERP podemos decir que se realiza una total integracin de los procesos logsticos y que el sistema es el primero en conocer la accin siguiente que deber ejecutar el operario del almacn, afirma Bigorra. La implantacin de un sistema de radiofrecuencia, actualmente en fase de estudio como proyecto prioritario, agilizar an ms la productividad de los almacenes del grupo.
El desarrollo del proyecto IRIS en la sociedad ha exigido la creacin de un departamento de sistemas, inexistente con anterioridad, para hacer frente a las nuevas arquitecturas de comunicaciones y de sistemas creadas.
En la parte de comunicaciones se ha configurado una red en estrella con topologa Ethernet 10/100, soportada en un conmutador principal de Cisco y varios concentradores secundarios, tambin del mismo proveedor. Las lneas de comunicaciones entre las empresas del grupo se sustentan en servicios RDSI, aunque est es fase de anlisis la contratacin de lneas ADSL un cambio que nos permitira ahorrar costes, sin perder seguridad en las comunicaciones.
En cuanto a los sistemas, la implantacin de Baan ERP trajo de la mano un nuevo entorno operativo basado en Windows NT para la parte servidor y Windows 98/2000 en el lado cliente. A partir de aqu, Microsoft se ha convertido en el referente tecnolgico de la empresa tanto en el rea de Internet, como para la generacin de aplicaciones de flujo de trabajo utilizando el concurso de Exchange.
