Carles Del Collado. Computing
El Grupo Condis es una empresa de distribución que acumula en su haber más de 40 años de historia. La actividad de Condis se remonta a 1960 con un establecimiento situado en el mercado Nuestra Señora de la Mercè (barrio de Virrey Amat) de Barcelona; 20 años después la empresa abría su primer supermercado para establecer posteriormente un sistema de franquicias que ha dado lugar al Grupo Condis tal y como hoy lo conocemos.
Con sede central en Montcada i Reixac y plataformas de distribución en la misma Montcada i Reixac, así como en Mercabarna, Mercamadrid y Getafe; la cadena de supermercados que dirige Enric Ezquerra y en la que trabajan alrededor de 5.000 personas, cerró 2008 con una facturación de 762 millones de euros y actualmente suma 417 supermercados que operan bajo las enseñas Condis y Distop, y que, si bien en su mayoría están localizados en Cataluña, en los últimos años se ha multiplicado gracias a una estrategia de expansión nacional que ha conducido a la apertura en Madrid de más de 50 establecimientos.
Promixidad y calidad en el servicio al cliente son máximas en la actividad de la cadena de supermercados que, periódicamente y con la mejora continua del servicio como objetivo, realiza chequeos en sus tiendas para verificar el cumplimiento de una serie de directrices internas fijadas con el punto de mira en la mejora de los procesos y, en consecuencia, del servicio. Estas tareas se venían realizando históricamente de forma manual utilizando como el soporte el papel, lo cual dificultaba el proceso de volcado de los datos y de la extracción de la información resultante.
Ante esa problemática, Grupo Condis tomó en 2007 la decisión de automatizar el control introduciendo el uso de PDAs. La empresa necesitaba, por tanto, una herramienta que automatizase la gestión interna de las tiendas posibilitando el trabajo in situ en los supermercados tanto de su fuerza de ventas como de sus auditores internos. Según Josep Jarque, especialista de la cadena de demanda en el departamento de Organización y Sistemas de Condis, “el checklist de tiendas es una solución para ventas principalmente, pero también es muy útil para otros dos departamentos que no son de negocio, como son auditoría interna y control de calidad”.
Plataforma flexible
Tras analizar distintas alternativas, Grupo Condis se decantó por la solución SalesWare de Vincle, concretamente por su módulo POS Management que, en integración con los sistemas corporativos, permite a los perfiles implicados disponer en cualquier momento de la información que necesitan, así como interactuar en tiempo real con los sistemas de información de la empresa. Un elemento clave para decantarse por la solución de Vincle fue que se trata de una plataforma que permite a Condis ser autónomo. “No queríamos estar ligados al proveedor cada vez que necesitásemos un cambio”, dice Jarque. “Como cadena de retail que somos, necesitábamos una plataforma muy flexible que nos permitiera realizar las modificaciones sin intervención externa”.
La solución implantada tiene dos entornos diferenciados. En el entorno backoffice el núcleo lo configura un servidor que alberga en una BBDD Oracle todos los datos para la gestión de las tiendas, además de soportar la integración con los diferentes sistemas corporativos y de facilitar los servicios de aplicación para los usuarios en modalidad on line. El front-end se configura, por su parte, como una red de dispositivos PDA corriendo sobre Windows Mobile 5.x y 6.1 la aplicación cliente de Vincle SalesWare para el trabajo de campo. Estos dispositivos, facilitados por el operador de comunicaciones que da servicio a Condis, Telefónica, contaban en principio con comunicaciones GPRS, pero de forma progresiva se han ido cambiando por nuevos dispositivos con conexión de alta velocidad 3G.
Todo el proceso
Actualmente, la solución Vincle SalesWare POS de Management permite a Condis cubrir íntegramente el proceso, empezando por la planificación y definición, en las que están implicados los departamentos de ventas, calidad y auditoría interna, entre otros, para definir los cuestionarios y encuestas a realizar en cada tienda o sección. A este respecto, Jarque apunta que “la aplicación basada en Vincle permitía este nivel de personalización y de modificación según nuestras necesidades: no se trata de una aplicación cerrada que nos permite hacer una determinada lectura de precios”. Los supervisores de campo reciben los cuestionarios en su PDA, pudiendo de esta manera cumplimentarlos in situ en el supermercado con total agilidad y en tiempo real.
Toda la información recogida a través de los PDAs a partir de la verificación de aspecto relacionados con el servicio al cliente -presencia y colocación de los productos, surtidos, actividades promocionales, etc.- se integra en un data warehouse, que posteriormente se explota a fin de obtener elaborar una serie de informes agregados de indicadores de calidad de enorme utilidad para los responsables de la toma de decisiones.
En cuanto a la primera fase, la de recogida de datos, “tenemos diseñado un recorrido que el jefe de zona tiene que hacer en las tiendas; vestíbulo, cajas, autoservicio, frutería, pescadería, cámaras, parking, etc.”, explica Jarque. “Este primer nivel se complementa con un desplegable por sección o nivel”, continúa.
Además de ofrecer información puntual gracias a los indicadores, “también permite obtener información analítica, ofreciendo en muchos casos un campo de comentario asociado al indicador”.
Actualmente, las funcionalidades de uso más intensivo de la solución son la cumplimentación in-situ de checklist de ventas, auditorías o encuestas, el registro de visitas realizadas diariamente, el seguimiento de las acciones promocionales vigentes, la consulta y control de la evolución de las ofertas del día, y la verificación del estado de las incidencias trasmitidas por las tiendas al Servicio Asistencia de la compañía.
Además, el sistema permite tener al equipo humano conectado, a través del correo electrónico Outlook de las PDAs, sistema de alertas, tareas, etc. “Le ofrecemos al Jefe de Zona las herramientas que necesita”, relata el responsable de Gestión de Proyectos. “También nos permite actualizar la información sobre las tiendas asignadas a cada Jefe de Zona, o añadir o eliminar indicadores que observar…”, concluye Josep Jarque.
