Grupo BBDO España resuelve con Océ la ecuación color-coste

La agencia de publicidad Batten, Barton, Durstine y Osborn (BBDO), nacida de la fusión en 1928 de BDO (Baton, Durstine y Osborn) y Batten Co., ocupa una posición de referencia en el mercado de la publicidad y la comunicación. La compañía empezó a operar en 1976 en España a través de su fusión con la agencia de publicidad Tiempo, fundada en 1960 y la cual se rebautizó entonces como Tiempo BBDO.
Con una plantilla de 565 personas y cuatro sedes en España -dos en Madrid y dos en Barcelona-, el grupo BBDO España integra actualmente ocho empresas: BBDO España, Tiempo BBDO, Contrapunto, DEC Comunicación, BBDO Consulting, Órbital, CP Proximity y Neuronics. Merecedora el pasado año del premio a la ‘Mejor Agencia del Año’ en el Festival El Sol celebrado en San Sebastián, BBDO España cuenta entre sus referencias empresas como Seat, su primer gran cliente en España, junto a organizaciones de la talla de Bayer, Matutano (Frito Lay), Port Aventura, Gas Natural, Retevisión, Litoral o Telefónica, entre otras.
A pesar de ostentar una posibilidad privilegiada en los distintos sectores de mercado en los que compite -comunicación, publicidad, consultoría, etc.-, la actual crisis económica “tiene un impacto directo tanto en las compañías del grupo como en nuestro clientes”, reconoce el director de Informática de BBDO España, Roberto Martínez; una situación que ha llevado a BBDO España a apostar por una política de contención y control del gasto que, lógicamente, ha alcanzado a sus procesos documentales y de impresión a través de una solución desplegada en colaboración con Océ.
Como encargada de proveer a las empresas del grupo servicios horizontales incluyendo servicios de TI, BBDO España empezó a plantearse la renovación de su parque de impresión a finales de 2007 debido, por una parte, a la obsolescencia de sus máquinas y, por otra, a las dificultades derivadas de un escenario multimarca con multitud de equipos diferentes que tenía entre otras consecuencias que “la calidad de las impresiones no fuera homogénea por lo que las presentaciones a clientes se externalizaban, aumentando los costes de impresión y reduciendo la flexibilidad en la entrega de proyectos con plazos muy ajustados”, indica Martínez.
Concretamente, en ese momento en el grupo existían ocho equipos B/N Kyocera 3035 y una decena de equipos Océ 180 para la impresión en color masiva, además de más de 40 equipos de sobremesa de impresión doméstica de diferentes fabricantes: HP, Lexmark, Epson, Brother… “La situación”, comenta el técnico, “dificultaba la gestión de los equipos y suponía un coste elevado de mantenimiento, aparte de los costes de impresión”.
Inicialmente, BBDO España se planteó la renovación en exclusiva de sus máquinas de gran impresión a color de Océ que, por su parte, le propuso la incorporación de grandes equipos adicionales para reemplazar a los equipos pequeños. Tras estudiar otras ofertas de Xerox y Canon, BBDO España se decantó por adoptar la solución de Océ ya que “resultaba diferencial en cuanto a la flexibilidad a la hora de realizar el reemplazo, incluso nos dejaron un equipo por un período de prueba para garantizar que cubrir nuestras elevadas exigencias de calidad en color; sin olvidar que mejoraron los precios por copia que teníamos hasta el momento”, argumenta el técnico.
En el primer trimestre de 2008, un año antes de que expirase el contrato existente entre BBDO España y Océ, se dio el visto bueno definitivo al proyecto con el establecimiento de nuevo contrato de renting por un plazo de cinco años y 379.000 euros, un montante al que hay que sumar el coste por copia, en el que también se incluye el mantenimiento.
La solución propuesta por Océ se concreta en un total de 22 nuevos sistemas de impresión Océ CS231 que se reparten entre las cuatro sedes de BBDO España y un nuevo equipo Océ VP2062 de alta producción en B/N; con los que “hemos mejorado la producción de documentos en color y tenemos un control total sobre los costes de impresión”, subraya Martínez, para apostillar que “la Océ CS231 cuenta, además, con las certificaciones Blue Angel y Energy Star como solución respetuosa con el medio ambiente”.
Frente a la situación previa, la renovación ha supuesto un avance importante. “La situación ha mejorado tanto para la empresa en lo que se refiere a control de costes y mejora de la calidad de los documentos, como de cara a los usuarios dentro de la organización; lo que se traduce en un incremento de nuestra competitividad”.
De cara al futuro y en base a los satisfactorios resultados obtenidos hasta ahora, BBDO España no descarta ampliar en un futuro próximo su parque de equipos Océ. “Todavía tenemos impresoras de sobremesa que irán progresivamente desapareciendo y, aunque a corto y medio plazo, el parque actual cubre perfectamente nuestras necesidades, en caso de requerirlo tenemos claro que iremos hacía este tipo de máquinas capaces de imprimir tanto en B/N de forma nativa, como en color, pero con contadores independientes”.