Con el fin de administrar, controlar y distribuir su documentación de manera más sencilla y eficaz, Coca Cola España ha implantado Q-Doc, solución de gestión documental del proveedor ECSSA Informática (que conforma Abast Grup junto a la empresa Abast Systems).
Según destaca Margarita Galindo, Quality Engineer de la compañía, “seleccionamos Q-doc, entre otros motivos, por la sencillez en el manejo de la información; igualmente, la solución ha sido personalizada creándose nuevas bases de datos”.
Q-doc, permite el archivo de los manuales, procedimientos, instrucciones y registros finales en una base de datos documental. Según explica Juan Ramón Rodríguez, responsable del proyecto en ECSSA, la aplicación se ha instalado sobre entorno Lotus Domino -que comparte Coca Cola con las siete embotelladoras con las que intercambia documentos- “personalizándose para los departamentos de ‘packaging’, marketing y calidad”.
Además del proceso de almacén, permite distribuir la información de forma automática, facilitando el acceso a los documentos a toda la organización y “extendiendo la gestión del conocimiento de forma ágil y sencilla”.
Para Coca Cola España ha facilitado el almacenamiento estructurado de la documentación, reducir el tiempo invertido en su gestión, la distribución electrónica de toda la documentación publicada, así como el control y seguimiento de la recepción de los documentos por parte de los usuarios implicados.
Accesible mediante cualquier browser en entorno Internet / intranet, es compatible con enlaces abiertos con otras aplicaciones y se ha implantado sobre plataforma servidor NT. Tres de los distribuidores también han seleccionado Q-Doc, almacenando así su propia documentación.
Coca-Cola España, con sede en Madrid, presta servicios en materia de protección de marcas y preparación de planes de marketing y publicidad a las siete sociedades embotelladoras españolas, en todo lo relacionado con la fabricación, venta y distribución de bebidas.
