No analizar previamente todos los factores que influyen en la implantación de sistemas de información (Roll-Out) en proyectos internacionales provoca desviaciones en tiempos y un crecimiento exponencial de los costes planificados del proyecto. Esa es la principal conclusión de un estudio elaborado por la consultora Stratesys, proveedora especializada en tecnología SAP. Un correcto estudio y valoración de los factores propios de la localización, y la generación de un diseño de concepto (donde se refleje cuantitativa y cualitativamente dicho análisis) previo a la fase de implantación, son críticos para garantizar el éxito de un proceso de Roll-Out, entendiendo como éxito el cumplimiento de los plazos y costes planificados inicialmente.
Los principales factores de análisis a tener en cuenta antes de acometer un proyecto de implantación son legales, fiscales y monetarios, igual que culturales, geográficos, económicos, así como la situación geopolítica. Obviarlos puede suponer el fracaso total del proyecto. Los factores endógenos directos hacen alusión a un tipo societario, línea de negocio, estructura organizativa y mapa de sistemas. Son los que más influyen a la hora de elegir las diferentes estrategias en cada una de las fases de implantación del proyecto. Aquí es importante pensar no sólo en el corto y medio plazo de la organización, sino también en el largo plazo (unos tres años). Es importante igualmente tener en cuenta la historia de la empresa, comunicación, empleados e identificación de agentes intervinientes. En este punto es básico tener una retrospectiva para poder plantear el futuro (key users, plan de migración, plan de formación, plan de comunicación…), involucrar en el proyecto a todo el equipo de la nueva localización, conocer quién es quién es quién para realizar una buena gestión del cambio e identificar stoppers (y eliminarlos bien por integración o por exclusión).
Qué no hacer
La complejidad de los procedimientos de Roll-Out internacional hace ineludible tener presente que existen determinados errores que conviene evitar para obtener así los resultados deseados. No tener en cuenta si el software a implementar cumple con los requerimientos locales es un error que puede salir caro. El sistema a implementar debe responder en mayor o menor grado los requerimientos fiscales y legales de la localización es clave a la hora de identificar cómo cubrir las necesidades locales que, de partida, no estarán contempladas por la template del grupo a implementar.
Otros fallos son no disponer un plan de comunicación que nos permita hacer partícipes de la naturaleza del proyecto a los nuevos destinarios del sistema de información; limitar la responsabilidad a nivel local en la toma de decisiones, transmitir de forma difusa cuál es el objetivo final del proyecto y determinar cuando ya está avanzado el proyecto el mapa organizativo y las futuras relaciones entre las áreas organizativas del grupo.
Desde el punto de vista metodológico, perder de vista la planificación original y dar prioridad exclusivamente a las necesidades de adaptación que demanda la situación actual o no acompañar el proceso de la celebración de workshops y sesiones formativas durante la ejecución del proyecto son fallos relevantes. Igualmente, no estar al tanto de las últimas herramientas que el sector nos ofrece en cada momento. Esto supone, normalmente, dar solución a ciertas necesidades con tecnologías no preparadas y, por tanto, con enormes esfuerzos de construcción, implantación y soporte posterior. Algo que se puede evitar si se tiene un conocimiento completo de las posibilidades que nos ofrece el entorno tecnológico. Rechazar la posibilidad de emplear herramientas de parametrización de procesos, que permiten realizar Roll-Outs de forma acelerada, en un breve periodo de tiempo y con escaso esfuerzo puede salir caro.
