Beam Suntory es una productora multinacional requiere abordar diferentes proyectos para mercados concretos y variados. Álvaro Solano, Senior Business Analyst IT, es uno de los responsables de la gestión de productos y de poner en marcha iniciativas tecnológicas puntuales dentro de la región de EMEA. Con un perfil mixto su función es “lanzar proyectos y ser interlocutor entre negocio y el departamento de Sistemas y, en último término, con nuestros proveedores”. Solana reporta directamente con el director de EMEA y este con el CIO global de la compañía. Como explica el portavoz, por su idiosincrasia, “no somos una empresa muy tecnológica, contamos con un ERP de SAP y un CRM de Salesforce que no aplica a toda la región de EMEA. Luego está el nicho de necesidades regionales ya sea porque la legislación sea distinta a la que hay en Estados Unidos, y no pueden ser atendidas por nuestros Servicios Globales; en ese caso entramos nosotros en acción, generando una aplicación satélite”.
El experto se refiere a un caso de éxito con Webfocus de Information Builders que ha liderado personalmente y que ha reportado al grupo interesantes beneficios en la gestión de la información. El grupo cuenta con un departamento de finanzas que requería de recursos para extraer la información de los sistemas de recogida en Excel para los cierres de ejercicio. Este departamento tardaba tres días en elaborar reportes y gráficos periódicos. “Analizamos los ficheros y decidimos estandarizar”, explica. La compañía estudió varias opciones de mercado, entre las que estaban IBM e Information Builders. Se decantaron por este último por su mejor ratio de calidad/precio y porque es un software que no requiere grandes recursos de hardware. Otro objetivo era darle plena autonomía a los usuarios, no solo técnicos sino a los que toman las decisiones.
Gracias a IB diseñaron un dashboard (cuadro de mandos) que superaba con creces las limitaciones operativas de la hoja de cálculo y mediante unos clics poder acceder a todos esos informes. Otra mejora colateral es que ahora pueden dedicarse a manejar datos más adecuados que benefician la toma de decisiones. Lo que antes se hacía en tres días ahora se hace en hora y media y lo mejor es la riqueza de informes que pueden generar. “Podemos elaborar un reporte por país y por niveles de jerarquía. Webfocus nos da la flexibilidad de cambiar la jerarquía cada vez que cambiamos la organización. Con tantas adquisiciones que ha realizado nuestro grupo y la necesidad que tenemos de integrar sistemas, una herramienta que no fuera flexible no nos valdría”, aclara Solano.Una ventaja añadida es que “todos los datos del año te los puedes bajar como quieras, en Excel o Access. Se pueden convertir a PDF para pasarlos a los distribuidores”.
Este proyecto se hizo en tres meses y se ejecutaron tres evolutivos. Como resume Solano, “la gente empezó a saberlo usar y fue un exitazo, muy valorado por el negocio. Hemos eliminado mantenimiento y son los propios usuarios los que se hacen cargo de la aplicación”.
Aparte de este proyecto, Solano está involucrado en otros para mejorar su relación con el distribuidor, su verdadero cliente. Big Data todavía no entra en sus planes. También están desarrollando una plataforma de colaboración social, que iniciaron a partir de Yammer de Microsoft.
