La compañía Airtel ocupa, sin duda, un lugar destacado entre las distintas operadoras de telefonía móvil que actúan en el competitivo mercado nacional de las comunicaciones. Como empresa que engloba en su oferta servicios y productos de telefonía e Internet, emplea y desarrolla las más avanzadas tecnologías y cuenta con una red propia de infraestructuras que le permite mantener su presencia en todo el territorio nacional.
De acuerdo con esta estrategia de negocio, Airtel se ve obligada a afrontar proyectos que exigen la intervención de diversos departamentos de la propia empresa, a menudo situados en distintas zonas geográficas. Si a esta amplia estructura, se añade la gran complejidad de los proyectos tecnológicos llevados a cabo, no es difícil comprender que un sistema de gestión documental de ámbito corporativo sea una herramienta imprescindible para la empresa. Por esta razón, el departamento de tecnologías de la información de Airtel solicitó el asesoramiento de Informática El Corte Inglés (Iecisa) con el objetivo de diseñar e implantar una solución informática para el archivo y posterior búsqueda y localización de los documentos generados en el área de gestión de red de la operadora.
Este área está dividido en ocho zonas geográficas, y cada una de ellas cuenta con una sede principal, una o más subsedes y varias oficinas técnicas. Tal y como planteó la operadora a Iecisa, cada una de las ocho zonas geográficas (encabezadas por las sedes de Madrid, Barcelona, Bilbao, Valencia, A Coruña, Sevilla, Las Palmas y Valladolid) venía gestionando sus propios proyectos de implantación, así como la correspondiente información de cada uno de ellos, de manera que con cada proyecto nacía una carpeta de documentos de la que se hacían copias que manejaban cada uno de los distintos departamentos o servicios de gestión de red. Si alguno de estos Departamentos generaba nueva documentación, ésta se incluía en la carpeta y se hacían las correspondientes copias.
Este sistema podía llegar a presentar varios inconvenientes entre los que destacaban el gran volumen de documentación que se acumulaba al reproducirse las copias en los departamentos, el peligro de pérdida y deterioro de los originales y, sobre todo, la dificultad de garantizar la vigencia de las versiones archivadas. Y todo ello teniendo en cuenta que, según las previsiones de Airtel, la cifra de documentos a gestionar a finales del año 2001 podría superar el millón. Era, por tanto preciso, implantar una solución de archivo y control centralizados con los objetivos de reducir el espacio físico necesario, garantizar el acceso seguro a los documentos por parte de las distintas zonas geográficas y permitir la integración del nuevo sistema de gestión documental con los sistemas de gestión corporativos.
Tras el estudio de las necesidades y los requerimientos específicos planteados por la operadora, Informática El Corte Inglés y el departamento de sistemas de gestión de red de Airtel diseñaron una solución basada en invesdoc corporate, un sistema de gestión documental especialmente concebido y desarrollado para el ámbito corporativo, tanto por su arquitectura, como por sus posibilidades de integración, escalabilidad y adaptabilidad, como señala una fuente autorizada de Airtel.
Para salvar la dificultad que suponía la dispersión geográfica, se diseñó un sistema con los servicios de base de datos y servicios Web ubicados de manera centralizada en Madrid y con un servidor de ficheros e imágenes en las sedes principales de las distintas zonas, así como dos estaciones de captura (digitalización) de documentos y varias estaciones de edición y consulta.
La capacidad de integración de la solución invesdoc corporate se puso claramente de manifiesto en la fase de implantación ya que, de hecho, Informática El Corte Inglés y el departamento usuario de la solución consiguieron que el nuevo sistema se integrase con el sistema de gestión de red sin encontrar dificultades dignas de mención, afirma la misma fuente.
Desde el punto de vista funcional merecen señalarse algunos de los objetivos logrados, que dotan a la solución de la funcionalidad pretendida por Airtel como, por ejemplo, el establecimiento de distintos perfiles de usuarios y de un mecanismo de control de versiones que garantiza, en todo momento, la vigencia de la información consultada, estableciendo diversas posibles situaciones para cada documento. De esta manera, el sistema ofrece la seguridad de que cada usuario pueda acceder a toda la información que precisa y sólo a ella, sin que se vea perturbado por información superflua para su trabajo y que, al mismo tiempo, se garantice la imposibilidad de alterar documentos que no estén en una situación que expresamente permita su modificación.
Otro hito destacable ha sido la consecución de una gestión integrada de los elementos de red y de los documentos relativos a ellos, ya que prácticamente de forma on line, ahora puede conocerse el estado de cada uno de ellos al reflejarse éste en sus correspondientes documentos asociados.
Una vez concluida la implantación, el sistema ha demostrado la eficacia como plataforma de gestión documental corporativa en una organización empresarial compleja, siendo utilizada en una primera fase en un entorno de 1.500 usuarios de gestión de red, cifra que podría ampliarse notablemente con el desarrollo de nuevos proyectos de integración en otras áreas.
