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La Fundación y sus necesidades
La Fundación Privada Hospital de la Santa Creu i Sant Pau de Barcelona se ha mantenido fiel a los objetivos por los que se constituyó como institución comprometida con el bienestar de las personas hace más de 600 años, desarrolla diferentes programas para ayudar a desarrollar la asistencia sanitaria, la formación y la investigación, así como diferentes programas sociales, además de la gestión del archivo histórico y activos patrimoniales. Entre éstos se encuentra el recinto modernista de Sant Pau, un conjunto de edificios declarado patrimonio mundial por la UNESCO considerado una de las obras clave del modernismo europeo.
Por todo ello, necesitaba una solución que le permitiera gestionar de forma eficiente diversos procesos, los cuales involucran a diferentes áreas como Patrimonio, Finanzas, Eventos y Legal. Los procesos existentes eran fragmentados, lo que generaba ineficiencias en la coordinación de tareas, la gestión de recursos, proveedores y la gestión de contratos y facturas. Además, la falta de integración con SAP dificultaba el seguimiento financiero y operativo de los eventos.
El despliegue de aplicaciones a medida para diversas áreas de la empresa ha mejorado significativamente la eficiencia y la colaboración interdepartamental. Esta innovación tecnológica ha sido posible gracias a la experiencia del equipo de Abast que implementó las soluciones de Dynamics 365 Sales, Customer Service y Power Apps, integradas completamente con SAP. Con esta solución se ha conseguido, por ejemplo, desplegar una gestión global de los activos patrimoniales, disponer de una solución para la validación y aprobación de facturas de proveedor y optimizar todo el ciclo de vida de los eventos, desde la planificación hasta la facturación, entre otros.
El proyecto
El proyecto consistió en el diseño de diversos procesos empresariales y el desarrollo de soluciones transversales integrales para la gestión de eventos, patrimonio y finanzas, utilizando tecnología Microsoft.
- Se implementó Dynamics 365 Sales y Customer Service para la gestión comercial y la atención al cliente.
- Para el despliegue de soluciones personalizadas y la automatización de procesos se utilizó Power Apps y Power Automate, incluyendo la generación de contratos y el seguimiento de la facturación o la gestión de activos, entre otros.
- Se realizó la integración con SAP, para garantizar la coherencia de los datos financieros y administrativos.
- Finalmente, se desplegó la solución Power BI para el seguimiento de la información financiera.
La solución se diseñó con un enfoque transversal, integrando diversas áreas del negocio para crear un ecosistema colaborativo que conecta de forma fluida las diversas áreas y soluciones de la Fundación Privada.
Beneficios del despliegue
Todas las soluciones implementadas han sido diseñadas para mejorar la eficiencia operativa y garantizar la integración de la información corporativa, unificándolas dentro del ecosistema de negocio de Microsoft.
Los beneficios observados tras la implementación de la solución se pueden traducir en:
- Integración transversal entre las aplicaciones Microsoft de gestión de los departamentos de Eventos, Legal, Finanzas con su sistema SAP, mejorando la coordinación y la colaboración interna.
- Optimización de procesos, reduciendo errores operativos y agilizando la gestión de eventos desde la planificación hasta la facturación.
- Automatización de tareas clave, como la generación de contratos y el seguimiento de la facturación mediante Power Apps.
- Mejora en la gestión de recursos, gracias al planificador de reservas que optimiza la asignación de espacios.
- Mayor eficiencia operativa y experiencia de usuario mejorada, con procesos más ágiles y una gestión integrada de toda la actividad relacionada con eventos.
Este proyecto destaca por su enfoque innovador, al combinar tecnologías y soluciones de negocio Microsoft, que permiten a la Fundació Privada Hospital de la Santa Creu i Sant Pau gestionar de manera más eficiente diversos procesos, mejorando tanto la productividad interna como la calidad del servicio ofrecido.
