Vodafone España, operadora de servicios móviles perteneciente al Grupo británico Vodafone que cuenta en nuestro país con más de 14 millones de clientes, ha afrontado un proceso de optimización y mejora de sus procedimientos operativos internos con el objetivo de reducir costes, mejorar la calidad de trabajo de sus empleados, dotándoles de las herramientas necesarias para que puedan disponer de la información de manera rápida y precisa.
En concreto, uno de los procesos que ha sido optimizado por los responsables de la operadora ha sido el de gestión de facturas de proveedores del departamento de Cuentas a Pagar, que es en el que se producían las mayores ineficacias y errores. Para atajar el problema, y dado que el proceso de aprobación implica a los 4.000 empleados de la firma, los responsables de la compañía han implantado un nuevo sistema que facilita la contabilización y el pago de facturas a los suministradores de la firma.
En Vodafone España el volumen de facturas entrantes al día supera las 840, lo que supone alrededor de 200.000 al cabo del ejercicio. Muchas de ellas, con información confidencial, ocupaban los escritorios, guardadas como copias por cada uno de los empleados, hasta el momento en que ya contabilizados por alguno de los 14 empleados del equipo económico eran depositadas en un archivo físico.
Esta práctica supone un elevado coste, además del desconocimiento del estado de las facturas, el riesgo de pérdida de documentos, y un problema si por cualquier incidencia no se pudiera presentar el documento justificante de pago ante una hipotética inspección de Hacienda.
Para acabar con estas incertidumbres, los responsables de la compañía que encabeza Francisco Román se plantearon optimizar los procesos de las cuentas a pagar mediante la implantación de un sistema de gestión documental en formato digital.
La vía: fortalecer el valor de su plataforma de gestión SAP, integrando soluciones adicionales. En esta coyuntura, la operadora optó por implantar Livelink for SAP de Open Text, solución que está integrada al 100 por cien en el sistema de Cuentas a Pagar en R/3.
De la implantación se hizo cargo DCL Consultores, un partner de Open Text en España, que ofrece integración nativa con SAP, y que garantizaba la creación de carpetas virtuales con acceso directo a los documentos y transacciones sin necesidad de navegar por las distintas transacciones para acceder al documento digitalizado.
Con ello, se conseguía un importante ahorro de costes, se mejoraba la calidad global del proceso al minimizar los errores y se aceleraba la velocidad de acceso, entre otros beneficios. Ana Rial, directora del departamento de Cuentas a Pagar de Vodafone, ha indicado a COMPUTING que dada la envergadura del proyecto se optó por desarrollarlo en fases.
“Definimos un calendario de pasos a producción con cinco etapas, y en enero de 2006 habíamos completado toda la funcionalidad de la nueva herramienta”, la cual actualmente es utilizada por “11 personas del departamento de Cuentas a Pagar, además de ser la herramienta corporativa para la aprobación y visualización de facturas de los 4.000 empleados de Vodafone España”.
Una vez implantada la solución, todas las facturas recibidas pasan el proceso estándar definido de digitalización y contabilización automática, lo que ha permitido tratar las 200.000 facturas anuales con esta aplicación, lo que ha venido a simplificar el trabajo de los responsables del citado departamento que tenían que gestionan cada día 30 workflows con 150 tipos diferentes de documentos, siendo ahora 12 personas las que se encargan de gestionar las facturas.
De las más de 840 facturas recibidas a diario, al menos el 53 por ciento se contabilizan automáticamente en menos de un segundo y el tiempo consumido en la aprobación de facturas/abonos se ha reducido hasta en un 35 por ciento. Por otra parte, la disponibilidad directa de informes de gestión, productividad y actividad permiten definir, dimensionar y establecer objetivos de eficiencia dentro del departamento, así como medir su grado de cumplimiento.
La directiva ha comentado que “el proyecto ha sido gestionado por tres profesionales (uno de Finanzas, IT de la operadora y otro más DCL); sin embargo en el desarrollo del proyecto y en la realización de pruebas de usuario participaron un total de 25 personas (entre Vodafone y DCL)”. Desde el punto de vista de la plataforma, la nueva solución, según explica Rial, “es soportada por SAP R/3 como gestor de la aplicación, con seis servidores de aplicaciones HP más dos servidores de bases de datos HP”.
Todo ello “está implantado sobre la solución estándar Doculink y módulo Workflow estándar”. La gestión del archivado se realiza, por su parte, sobre “plataforma IXOS integrada con SAP mediante servicios estándar RFC y workflow de aprobación/consulta en BBDD Lotus Notes 5”.
