A lo largo de dos décadas de actividad en el mercado, la empresa base: detallsport ha experimentado una evolución que le ha llevado a convertirse en un referente en la arena de la distribución deportiva nacional con una red de socios comerciales que, a día de hoy, supera los 400 puntos de venta. Las TIC siempre han estado presentes en el viaje de base.
Coincidiendo con el inicio de sus actividades en 1985, la compañía apostó por un ERP que corría sobre Prologue como sistema operativo y hace 10 años decidió dar el salto a Internet con el punto de mira puesto en la modernización de su operativa y el aprovechamiento de las funcionalidades del mundo on line.
“Pusimos en marcha la primera intranet que, de hecho es una extranet, así como el correo electrónico, entrando de forma incipiente en el mundo de los portales”, recuerda el director general de base:, Ángel Pardo. La avanzadilla permitió a la compañía familiarizarse con una serie de herramientas del conocimiento que, como apunta Pardo, “hoy se utilizan de forma natural, pero hace ocho o 10 años no estaban generalizadas y que demostraron un gran potencial a la hora de agilizar la comunicación”. En ese paso hacia delante y demostrando además cierta osadía, base: apostó por Linux, pero hace cuatro años y medio, tomo la decisión de homogeneizar su entorno de sistemas en Windows coincidiendo con la migración a Navision como nuevo ERP.
“Cuando nos dimos cuenta de la necesidad de sustituir el antiguo sistema ERP, aprovechamos el cambio como una oportunidad para alinear nuestros sistemas, automatizar el intercambio de datos y, por encima de todo, convertir la intranet en una verdadera ventana de negocio y de interacción con nuestros asociados”, indica Pardo.
Se trataba, añade el directivo, “de que el asociado disponga de toda la información que necesite todos los días del año y a cualquier hora, de manera que tenga la posibilidad de consultar cualquier dato que requiera para gestionar su negocio agilizando la comunicación, táctica, operativa y estratégica entre los asociados y la organización”.
El objetivo no era banal teniendo en cuenta que, con una plantilla de 35 empleados, la central de base: comercializa un volumen de alrededor de 200.000 artículos al año contando entre sus proveedores a empresas de la talla de Nike, Adidas, Puma, Quicksilver o Reebook, entre otros. Este nivel de actividad exige proporcionar servicio a una red de 200 socios con 400 puntos de venta y 1.700 empleados que el pasado año alcanzó una facturación de 250 millones de euros.
El proyecto de modernización en base: se organizó en varias fases diferenciadas. En la primera se realizó la migración a Navision y, al mismo tiempo, se dio el salto de Linux a Windows de la nueva intranet corporativa www.base.net, lo que “permitió que ambos sistemas tuvieran coherencia”, destaca el directivo.
La alineación de ambos sistemas eliminó los problemas de integración de datos y mejoró la gestión de flujos de información gracias a un entorno mucho más intuitivo. No en vano, entre las características de Navision, Pardo subraya específicamente su capacidad para integrarse con otros sistemas o aplicaciones a través de su servidor Navision Application Server (NAS) que, como indica Pardo, “facilita la estabilidad, la rapidez y el control de los contenidos que se conectan con la web y con la intranet”.
Esta característica resulta fundamental si se considera que los puntos de venta cuentan con un programa (Desiprogress) desarrollado en Progres, así como con un programa de compra portátil para agilizar la formulación de pedidos. Estas herramientas de gestión permiten a los socios disponer de todas y cada una de las referencias de producto con las que trabaja el grupo, además de aportar un servicio de atención al cliente. Al estar conectados con el ERP Navision de la central de base:, los puntos de venta tienen la posibilidad de traspasar las referencias, líneas, etc.
Liberándose de trabajos manuales y repetitivos, además de reducir significativamente el uso de papel. “En 2008, la realidad nos indicará que estaremos utilizando muy pocos papeles y habremos incrementado la automatización y la verticalidad en los diferentes procesos”, comenta López.
La usabilidad ha sido otro de los puntos especialmente valorados ya que “aunque el perfil de la central es profesional, el de los usuarios es un perfil básico y esto exige que la información deba ser muy visual, intuitiva y sintética”, comenta Pardo.
La transición exigió el trabajo en paralelo con dos servidores. Pardo explica que “fuimos traspasando las aplicaciones del servidor antiguo al nuevo sin ningún impacto para el usuario final ya que el front-office continuó siendo el mismo mientras que se procedía al cambio del back-office”. La iniciativa ha supuesto un giro copernicano en la operativa de base:, donde “la gestión de pedidos ya se realiza al cien por cien de forma automatizada y, por otro lado, el 90 por ciento de la facturación se desarrolla vía EDI”, celebra López. En este sentido hay que destacar que, recientemente y también de la mano de Conzentra, base: ha introducido un sistema de facturación electrónica basado en la tecnología Esker DeliveryWare.
La compañía dispone adicionalmente de programa de cash-flow que le facilita la posición de la tesorería y le proporciona indicaciones sobre sus flujos. Entre los beneficios conseguidos con este proyecto, López enumera, por este orden, “la simplificación y optimización del proceso de facturación, la reducción de los recursos necesarios puesto que las facturas se procesan de forma automática y están disponibles en la intranet para cada cliente, la reducción de costes y el aumento del volumen de transacciones y de negocio”.
La segunda fase del proyecto consistió en la personalización y remodelación de los contenidos de la intranet, labores que se realizaron de la mano de la compañía Metáfora, perteneciente al Grupo Conzentra. Actualmente el proyecto se encuentra en una tercera fase que tiene como principal objetivo aportar más valor añadido, tanto a los asociados como al usuario final.
“Se trata de ir incrementando la utilidad de los contenidos y que éstos puedan ir ligados automáticamente a las bases de datos de cualquiera de las diferentes herramientas de nuestra arquitectura de sistemas, convirtiendo la intranet en un verdadero portal de información y comunicación”, señala Pardo.
En el desarrollo de este proyecto base: ha apostado por mantener una infraestructura casi totalmente propia, pero no obstante la compañía ha decidido externalizar determinados sistemas. “El correo electrónico lo tenemos externalizado con el Grupo Concentra, así como una parte de los sistemas web”, indica Pardo, para insistir en que “sólo se externaliza cuando así lo aconseja la balanza entre la estabilidad y conectividad 24×7, y los recursos y la seguridad interna”. A la hora de realizar las valoraciones finales sobre el proyecto, Pardo no duda: “hemos incrementado el control, el volumen y la calidad de los datos, y ha descendido el nivel de errores y las manipulaciones manuales”.
El proyecto también ha tenido un impacto positivo en los usuarios. “Hemos liberado a los usuarios de tareas rutinarias y ahora pueden dedicar ese tiempo a nuevas tareas”, afirma Pardo, para insistir en que “ahora la información reside en la empresa y no tanto en las personas que la componen”.
