La gestión de los recursos de impresión en las empresas suele ser una asignatura pendiente. Saber cuánto cuesta una copia en papel es a veces una misterio que pocos se atreven a desvelar, pero que afecta directamente a los costes de explotación. Y si hablamos de una empresa editorial y/o periodística, la cuestión es todavía más relevante en términos de número de copias, consumibles y desperdicio de papel.
Consciente de esta situación, Unidad Editorial está llevando a cabo un estudio, con el apoyo de la consultora Pulsar Technologies, para optimizar la totalidad de sus recursos de impresión mediante la reducción del número de periféricos, una mejor distribución de los mismos y la utilización de nuevos servidores de impresión que ajusten al máximo el consumo real de papel y de copias.
El trabajo de un departamento de redacción exige el lanzamiento de gran número de impresiones con el objetivo de verificar las correciones que se realizan en los textos. Unidad Editorial dedica sólo a esta actividad 50 impresoras láser HP 5000 N en blanco y negro y formato A3 que, junto a otras 20 impresoras láser color y algunas matriciales, configuran la capacidad global de impresión de la compañía.
Hace tres años, la empresa editora dio el primer paso para reducir los costes de impresión mediante la utilización de modelos de outsourcing. El contrato firmado con Fabricom, que incluía 12 impresoras láser en blanco y negro, permitió reducir en casi una tercera parte los costes totales de impresión y de mantenimiento para este conjunto de dispositivos.
Como explica Javier Alcázar, responsable del área de compras en el departamento de Servicos Generales de la compañía, “pagamos a Fabricom un total de 90.000 euros mensuales por la externalización total de 12 impresoras, teniendo en cuenta que ellos aportan las máquinas, el mantenimiento y los consumibles gastados por cada una de ellas, hasta un máximo de tres”. Desde este punto de vista, el acuerdo es muy rentable, ya que por una cantidad fija mensual la empresa editora se desentiende prácticamente de esos equipos y se ahorra una inversión cercana a los 36.000 euros, según los precios de mercado establecidos en el momento de la firma del contrato.
Otro elemento importante del acuerdo firmado con Fabricom es la calidad de los productos. Este suministrador fabrica y distribuye sus propios consumibles, que integran componentes nuevos y homologados por los fabricantes de impresoras. Esto supone una diferencia importante respecto a la utilización de cartuchos reciclados cuya fiabilidad, según el responsable de Unidad Editorial, deja mucho que desear: “antes utilizábamos consumibles reciclados pero su calidad y fiabilidad no nos gustaba. Provocaban problemas en los rodillos de las máquinas y esto repercutía negativamente en su mantenimiento. Con Fabricom nunca hemos tenido este problema”. Fabricom adquiere sus componentes a Static Control Components, la mayor firma del sector para componentes de consumibles de impresoras láser. Con estos materiales, la empresa fabrica los consumibles de tóner en España, que son compatibles con las impresoras de las principales marcas.
Con todo, los objetivos son mucho más ambiciosos. Una vez que finalice el estudio que se está realizando conjuntamente con Pulsar Technologies, Unidad Editorial conocerá el número necesario de sistemas de impresión capaces de ofrecer el mejor servicio a sus redactores sin menoscabo de la calidad, lo que permitirá reducir el número total de dispositivos gracias a una mejor reubicación de los mismos: “actualmente, un redactor lanza copias que muchas veces no recoge, lo que supone un gasto evidente de tóner y papel. Los nuevos servidores de impresión optimizan estos trabajos mediante la inserción de claves en el momento en que se necesita la copia, mientras que los trabajos no solicitados simplemente desaparecen de la cola de impresión transcurrido un tiempo. Con estos sistemas y la intensificación de las fórmulas de externalización creemos que podremos reducir nuestra factura global cercana a los 21.000 euros/mes en aproximadamente un 25 por ciento”.
Además la externalización del servicio reducirá otros costes colaterales a los de impresión, como por ejemplo los asociados a las incidencias que generan estos equipos en el servicio de help desk prestado por Sermicros para toda la compañía, “ya que las llamadas provocadas por fallos en los sistemas de impresión se reducirán al mínimo”, asegura Alcázar.
En la misma línea de reducción de costes, Unidad Editorial está diseñando un proyecto para la utilización de VoIP en toda su red. Los márgenes de negociación con las operadoras se están reduciendo y el uso de las nuevas tecnologías es el único camino, según Alcázar, “que permitirá alcanzar ventajas competitivas en los costes de nuestras comunicaciones de voz”.
