Entre las numerosas iniciativas en marcha en el marco del proyecto de modernización del Departamento de Justicia de la Generalitat de Catalunya, destaca el desarrollo de un nuevo sistema de tramitación electrónica que está llamado a imprimir agilidad, rapidez y control a la actividad judicial. El desarrollo se inició en 2004 en el marco del proyecto SPICA, circunscrito a la Dirección General de Derecho y Entidades Jurídicas (DGDEJ) de los Servicios Centrales del Departamento de Justicia. “El objetivo era desarrollar un sistema de información que nos permitiera tramitar mejor y cambiar la situación anterior en la que un expediente avanzaba cuando la carpeta se movía de mesa”, explica Manel Nieto, consultor del Área de Operaciones del Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información de la Generalitat de Catalunya, el organismo que junto a la consultora Everis (antes DMR Consulting) ha trabajado en el proyecto.
La iniciativa ha contado con una inversión de 1,2 millones y se ha circunscrito a la DGDEJ que, con un total de 60 usuarios, se dedica al registro de las fundaciones y asociaciones catalanas. “Acotamos el proyecto a un ámbito que nos permitiera aprender y avanzar sin las exigencias de la Administración de Justicia, que incluye a todos los ciudadanos de Cataluña y suma 8.500 empleados públicos”, indica Nieto. El proyecto piloto empezó con una reingeniería de procesos que se prolongó cuatro meses. Nieto comenta que “al poner sobre papel el flujo de los procesos aparecieron 120 que logramos reducir a los 58 que se han incorporado al catálogo de tramitación”.
A esta definición de procesos, siguió la fase de desarrollo del sistema, que entró en explotación en noviembre de 2005 y en el que se diferencian tres herramientas clave: la digitalización, la gestión documental y el workflow. En el primer punto y teniendo en cuenta que, hoy por hoy, sólo el 1,8 por ciento de los trámites en la DGDEJ se inician de forma telemática y que el punto de entrada (de en torno a un centenar de asuntos que, de media, llegan diariamente a la DGDEJ) sigue siendo el registro, se creó un registro específico para la nueva aplicación. Nieto detalla que “se han instalado cuatro escáneres en la sede principal en Barcelona y otros cuatro en sendas delegaciones territoriales”. Se trata de equipos Fujitsu 4340C y 4220 de alta y media producción, respectivamente; y como software de digitalización se emplea el producto Kofax de Ascent Capture con VRS + OCR.
Universo Documentum
Ahora todos los documentos que se presentan en la DGDEJ son escaneados y se guardan automáticamente con un sello de tiempo en el gestor documental, que dispara a su vez el workflow, segunda y tercera herramientas clave y ámbitos en los que el Departamento de Justicia ha apostado por la tecnología de Documentum. “Estudiamos las herramientas disponibles e identificamos la solución de Documentum como la más adecuada, además de ser extrapolable al resto de la organización”, indica Nieto. El sistema corre sobre una infraestructura compuesta por dos máquinas HP ProLiant 370: una para la BBDD y el servidor de aplicaciones, y otra para Documentum Content Server. La BBDD es Oracle.
En paralelo al desarrollo del sistema y con el objetivo de que los funcionarios comprobaran su eficacia de forma simultánea al avance, se procedió a digitalizar el archivo histórico. Ya se han digitalizado e incorporado al gestor documental 350.000 documentos, evitando traslados al archivo. “Antes cada empleado público hacía una media anual de 1.500 visitas al archivo que, si exigían en torno a 10 minutos, sumaban 250 horas al año; mientras que ahora es posible acceder directamente al histórico”, subrata Nieto. En el nuevo sistema de tramitación entra en juego un cuarto elemento de peso: la firma electrónica, que permite que el director general en la fase de resolución u otros empleados públicos firmen el documento electrónicamente.
No obstante, aún no se ha logrado cerrar el círculo y de los documentos, una vez firmados electrónicamente, se genera una copia que es la que se entrega al ciudadano. Sin embargo, el sistema ha agilizado el registro de salida al incluir al final del workflow la petición al registro de salida del número correspondiente, el cual se incorpora directamente al documento. Por otro lado y de cara a los usuarios externos, se ha introducido el uso de PDFs inteligentes. Gracias a Adobe LiveCycle Reader Extensions, la organización puede incorporar al sistema de gestión documental información específica relativa al documento. Nieto explica que “el ciudadano descarga el formulario de la web del Departamento de Justicia, lo
completa con Adobe y si dispone de firma electrónica lo firma y transmite telemáticamente; y en caso de no tener firma, lo imprime y el sistema se encarga de extraer la información XML codificada”, explica Nieto.
Son muchas las mejoras que ha propiciado el nuevo sistema. Se ha reducido el uso de papel, el acceso a la información es más rápido y eficaz, se ha automatizado la tramitación y se ha ganado en control. “El sistema ha permitido establecer tiempos de servicio para cada tarea, de forma que cuando se aproxima la fecha límite salta una alerta; además el control del estado de cada trámite es total”, comenta. Demostrada su viabilidad, el nuevo sistema de tramitación se expandirá a toda la organización del Departamento de Justicia, empezando por la jurisdicción civil, en el marco del proyecto eJusticia cat. De hecho, “acaba de iniciarse un piloto en los juzgados de Lérida que se prolongará tres meses y a partir del cual empezará el despliegue en el resto de juzgados de lo civil”, avanza Nieto, para concluir que “el objetivo final es cubrir la mayor parte de la actividad de la Administración de Justicia, incluyendo 8.500 funcionarios y la totalidad de los ciudadanos”.
